Dags att planera individuella valet för 2019

E-valet är en smart funktion där skolans administratörer kan lägga upp samtliga kurser och som samtidigt gör det enkelt för eleverna att välja bland utbudet. Använd e-valet, en smidig funktion inbyggd i Skolplatsen. 

Det individuella valet för gymnasieeleverna i årskurs 1 och 2 närmar sig. Och för att göra processen så smidig som möjligt, både för dig som administratör och för eleven som ska göra sitt val, är det en god idé att använda e-valet, en funktion inbyggd i Skolplatsen. E-valet underlättar när du ska lägga upp skolans kursutbud och gör det samtidigt enkelt för eleven att logga in och göra sina val, såväl individuella som programfördjupningsval.

Bestäm urval och poäng
Administratören skapar valen i administrationsbilden och kopplar dem sedan till de kurser som eleven kan välja bland i kurskatalogen. Innan du lägger upp kurserna på Skolplatsen är det bra att ha hela utbudet spikat. För att underlätta arbetet kan man även bestämma vilket urval av kurser och antalet poäng respektive program och årskurs har att välja på.

Därför är det smart att skapa valplaner för att sätta upp villkoren för de olika elevgrupperna. Om till exempel elever på naturvetenskapsprogrammet, årskurs 2 ska välja 100 poäng individuellt val och 300 poäng programfördjupning kan man lägga upp den elevgruppen i en valplan med just de parametrarna.

Effektivare hantering
När alla val sedan är bestämda och inlagda i början av vårterminen, sätter administratören e-valet i aktivt läge och eleverna kan därmed välja sina kurser. E-valet skapar en tydlig koppling mellan elev och kurs och gör administrationen effektivare och förenklar tilldelningen av kurs till respektive elev. Har du frågor och funderingar kring e-valet är du alltid välkommen att kontakta oss på supporten!

Rapport från framtiden

Nyligen ställde Gotit ut på konferensen Skoladministratör i framtidens skola. Det blev ett par mycket inspirerande dagar med många spännande möten och intressanta diskussioner.

GDPR i skolan
Det pratades bland annat en hel del om GDPR. De flesta av deltagarna kom från kommunal eller privat skola runtom i Sverige. Mycket av regelverket styr hur myndigheterna ska arbeta, men skollagen är också kompletterad för att stödja enskild huvudman (fristående skola), för att ge verksamheten lagstöd för sin skolverksamhet i de krav som följer av GDPR. Oavsett, tänk på att använda inloggning med e-legitimation, engångslösenord eller tvåfaktorsinloggning vid krav som följs av GDPR.

Elever med skyddad identitet
En annan viktig programpunkt var Staffan Olssons föreläsning om elever med skyddad identitet. Ett skydd som kommer stärkas ytterligare när FN:s barnkonvention blir lag den 1 januari 2020. Ett ämne som vi kommer att fördjupa oss i mer framöver. Så håll utkik i inkorgen!

Vi ses nästa år igen
Vi tackar Stadsmissionen och Wynona Ekesryd som, i sin roll som systemadministratör på Grillska gymnasiet, gav deltagarna en inblick i sin vardag och användningen av Skolplatsen. Flera föreläsningar på samma tema beskrev skoladministratörens roll och erfarenheter, som viktig spindel för att få skolverksamheten att fungera.

SIPU, som är ett utbildnings- och konsultföretag med inriktning mot myndigheter företag och organisationer, står som arrangör för Skoladministratör i framtidens skola och vi på Gotit ser redan fram emot nästa års konferens som kommer att hållas 29-30 oktober.

Nu är de publika sidorna för Skolplatsen i bruk

Det har skissats, byggts och testats – och nu är Gotits publika sidor för Skolplatsen äntligen klara! Vi är så glada att för första gången kunna presentera dem på riktigt.

Responsiv design och enkel navigation har varit centrala delar när Gotit skapat de nya publika sidorna för Skolplatsen.
– Dessutom har sidorna fått snyggt och fräscht utseende och det går betydligt snabbare och smidigare att använda dem. Du behöver till exempel inte hoppa fram och tillbaka, istället stängs en funktion när du går vidare till nästa, säger Carl Hedberg, utvecklingschef och teamledare Skolplatsen.
Funktionerna från den äldre versionen är desamma, men känslan är helt annorlunda.
– Det är enkelt att navigera. Med stora knappar och stora ytor kommer du åt alla funktioner med tummen.

Alltid nära till hands
Som användare, alltså vårdnadshavare, myndiga elever och elever, nyttjar man oftast de publika sidorna från mobilen. Vardagsärendena är som gjorda att utföra i telefonen. Kanske på språng, eller för att kolla schemat på bussen eller för att snabbt göra en frånvaroanmälan från frukostbordet. För ärenden som man gör mer sällan, till exempel val till förskola, söka till årskurs sju, val av språk vill man kanske hellre göra framför datorn. Även om det så klart går lika bra från mobilen.
– De nya publika sidorna och dess funktioner underlättar också för kommunerna som slipper mycket extrajobb och pappersexercis. Flödet blir istället mer elektroniskt och befintliga resurser kan användas till annat.

Modern och säker teknologi
Inloggningsmöjligheterna är flera. Välj mellan mobilt bankid, bankid på fil, tvåfaktors autentisering med sms eller inloggning via den egna SSO-potalen. Användaren väljer det alternativ som passar bäst.
– Tjänsten är byggd på den absolut senaste Microsoftteknologin, på en plattform som går att bygga ut när behoven blir fler eller förändras.
De gamla publika sidorna lever vidare parallellt med de nya. Du bestämmer själv när det är läge att gå över till de nya. Nytt är också att de även kan användas av privata skolor. Om du är sugen på att testa Skolplatsens nya publika sidor är Gotit bara ett telefonsamtal eller mejl bort.

Träffa oss på SETT

Den 11 april är det återigen dags för SETT på Kista-mässan. 
En mötesplats och konferens inom det moderna och innovativa lärandet. 

Årets tema är Fatta Digitalt! Kopplat till de förändringar i läroplanen som träder i kraft sommaren 2018. Syftet med förändringarna är att tydliggöra skolans uppdrag att stärka elevernas digitala kompetens. Självklart kommer vi på Gotit vara på plats och prata om hur vi och våra system är en del i denna digitalisering. Vi jobbar för att du ska få en effektivare skoladministration. Genom att automatisera och strukturera arbetet i system frigörs tid för det mänskliga mötet.

Välkommen till vår monter D:64 där du bland annat kommer att få uppleva de nya publika sidorna för Skolplatsen. Det vill du inte missa.

Hoppas vi ses!


Snart släpps Skolplatsens nya publika sidor!

De senaste månaderna har vi arbetat hårt med de nya publika sidorna. Just nu testar vi dem för fullt så att de ska fungera precis så som vi tänkt när vi släpper dem senare i vår. Vi kommer givetvis uppdatera dig så snart vi kan för att du ska få en smygtitt på vad som komma skall. Vi vågar lova att det blir riktigt bra. Snyggt, säkert och användarvänligt!

Så ska Gotit fortsätta utveckla sina IT-system

Gotit satsar nu stort och långsiktigt på bättre struktur, effektivare system och ännu högre kvalitet på de båda IT-stöden Skolplatsen för elevadministration och Alvis för vuxenutbildning. Ett arbete som tagit fart sedan Carl Hedberg klev in som utvecklingschef.

Carl Hedberg är utvecklingschef på Gotit sedan maj förra året, en delvis ny roll.
– Jag säkerställer att vi uppfyller de lagkrav och andra krav som kunder har på oss och att de dokumenteras. Arbetet handlar också om kompetensförsörjning hos oss och att följa en given standard. För oss är det viktigt att bygga bra produkter med bra kvalitet som är hållbara även på lång sikt.

Hur märker jag som kund att det numera finns en utvecklingschef på Gotit?
– Det gör man förhoppningsvis genom att strukturen blir ännu bättre. Jag jobbar mycket med att se till att vi jobbar efter en strukturerad och definierad process, att det finns en plan för de saker som ska göras och att den också efterföljs. Det resulterar i bättre kvalitet för kunden.

Vad händer på Gotit framöver?
– Vi fortsätter att jobba med våra processer. Vi vill höja vår kvalitet vid leverans ytterligare och se till att vi blir än mer enhetliga. Därför strävar vi efter att processerna för Alvis och Skolplatsen ska se likadana ut. Kraven ska skrivas på samma sätt för de båda systemen och vi ska använda samma verktyg. Då kan våra utvecklare känna igen sig och lättare röra sig mellan systemen, vilket gör att vi kan dra nytta av varandra som team och diskutera produkterna sinsemellan.

För att minska de mänskliga misstagen kommer utrullning av kvalitetsverifiering av systemen automatiseras alltmer på sikt.
– Det är lätt att glömma och göra misstag. Genom att undvika manuell hantering i vissa steg kan man också undvika misstag.

Carl Hedberg har jobbat som utvecklare i 15 år och har stor kunskap om agila processer och processutveckling. Innan han började på Gotit arbetade han 4 år som systemarkitekt.

Calle, Utvecklingschef på Gotit

Varför Gotit?
– På Gotit får jag jobba med ett gott gäng och två fantastiska produkter, som används av väldigt många. Våra system har stor och utmanande potential att bidra till betydande samhällsnytta. Vi vill erbjuda en produkt som och är enkel och smidig att använda och underlättar oavsett om man är förälder eller administratör.

Signering av betygen elektroniskt

Under flera år har Gotit arbetat för att hitta en säker och bra lösning för att signera betygen elektroniskt.

Idag när man sätter betyg ska betygskataloger skrivas under av både en och flera lärare och stora mängder viktiga papper måste förflytta sig. För att slippa det momentet och risken att papper kommer på vift har Gotit utvecklat en digital betygssigneringstjänst.

Vitsen är att tjänsten ska underlätta i alla led. På det här sättet går det både lättare och snabbare att få in korrekta uppgifter. Den kommer spara tid för alla inblandade, säger Jonas Hansson, produktansvarig på Gotit.

Idag kan man inte godkänna några betyg förrän de är underskrivna. Man måste alltså vänta tills papperskatalogen kommit in. Med digital signering kan man rapportera in betygen snabbare till UHR och Beda. Den snabbare hanteringen gör dessutom att eleverna slipper vänta på sina betyg. Det blir också enklare att göra felkontroller och att se vem som faktiskt har skrivit under, vilket blir ytterligare en trygghetsfaktor.

– Vi har arbetat med det här ett par år nu. Eftersom det är många moment och flöden som ska hanteras har det tagit lång tid. Men för oss är det viktigaste att tjänsten är genomarbetad, ordentligt testad och användarvänlig innan vi släpper den. Det får inte finnas några hål.

– Vi vill ha ett fungerande flöde hela vägen, i alla scenarier. En knäckfråga har till exempel varit hur man rättar till felaktiga uppgifter eller betyg. Våra kunder har också olika krav på hur betygen ska arkiveras, om det görs digitalt eller analogt.

I första hand är tjänsten utvecklad för Alvis. Men på sikt kommer den säkerligen även bli verklighet för Skolplatsen. Logiken ser lite olika ut och därför är det viktigt att göra en sak i taget. Några kunder kommer få möjlighet att pilottesta den digitala betygssigneringen under våren och kort därefter lanseras den för samtliga.

– Det känns väldigt bra att vi kommer kunna erbjuda elektronisk betygssignering till våra kunder.

Dags att planera e-valet

Det individuella valet för gymnasieeleverna i årskurs 1 och 2 närmar sig. Och för att göra processen så smidig som möjligt, både för dig som administratör och för eleven som ska göra sitt val, är det smart att använda e-valet, en funktion kopplad till Skolplatsen. E-valet underlättar när du ska lägga upp skolans kursutbud och gör det enkelt för eleven att logga in och göra sina val, såväl individuella som programfördjupningsval.

Administratören skapar valen i administrationsbilden och kopplar dem sedan till de kurser som elven kan välja bland i kurskatalogen. Innan du lägger upp kurserna på Skolplatsen är det bra att ha hela utbudet spikat. För att underlätta arbetet kan man även bestämma vilket urval av kurser och antalet poäng respektive program och årskurs har att välja på.

Därför är det smart att skapa valplaner för att sätta upp villkoren för de olika elevgrupperna. Om till exempel elever på naturvetenskapsprogrammet, årskurs 2 ska välja 100 poäng individuellt val och 300 poäng programfördjupning kan man lägga upp den elevgruppen i en valplan med just de parametrarna.

När alla val sedan är bestämda och inlagda i början av vårterminen, sätter administratören e-valet i aktivt läge och eleverna kan därmed välja sina kurser.

E-valet skapar en tydlig koppling mellan elev och kurs och gör administrationen effektivare och förenklar tilldelningen av kurs till respektive elev.

Har du andra frågor och funderingar kring e-valet är du alltid välkommen att kontakta oss på supporten!

Nyhet om e-valet

Spindeln i nätet

Vi har pratat med Jeanette Leek, systemförvaltare inom Hälsinglands Utbildningsförbund. Förbundets arbete ska kännetecknas av att vara en motor för tillväxt, mäklare av utbildning och mötesplats för utveckling. De driver gymnasie- och vuxenutbildningar och ger möjlighet till yrkeshögskola och distans­studier på högskola och universitet.

Jeanette Leek har jobbat i förbundet sedan november 2015 och började då förbundet fortfarande var helt nytt. Hon gick från att jobba som systemförvaltare och skoladministratör på en kommun till att vara systemförvaltare på tre kommuner. På frågan om vad den största utmaningen är i hennes yrkesroll så svarar hon just det; att det inte bara är en kommun att samordna och synkronisera – utan tre.

Nyckeln till problemlösning

Som systemförvaltare är hon som spindeln i nätet och den som ska se till så att allt fungerar. Detta genom att organisera och guida kollegor i systemen och hjälpa de som sitter i supporten med svåra ärenden. Jobbet som systemförvaltare är ett viktigt uppdrag som kräver en otrolig organisatorisk och pedagogisk förmåga. Jeanette tror nyckeln är att förstå hur olika personer fungerar och lösa problemen utifrån det individen ser. Ofta kräver det att man får tänka i nya banor.

Hennes främsta verktyg är de IT-stöd som Gotit levererar och visst är det så att de hjälper och underlättar i Jeanettes vardag. Till exempel att IT-stöden är webbaserade är en fördel som gör att hon kan vara mer flexibel och effektiv: “I tidigare system var jag knuten till datorn på jobbet. Nu kan jag nå all information överallt så länge jag har en dator eller mobil och tillgång till internet”.

”Systemet är väldigt användarvänligt”

I förbundet är det många som jobbar i till exempel Alvis, dels administratörer men också lärare och elever. Jeanette säger att alla de som jobbar i Alvis tycker att det fungerar jättebra just för att det finns många bra funktioner och att systemet är väldigt användarvänligt.

Det är Jeanettes uppgift att ena och synkronisera kommuner så att de jobbar lika. I samband med omorganiseringen fick de erfara att det ibland kan vara lättare sagt än gjort. För när man har gjort på ett visst sätt tidigare och har det gamla tänket kvar kan det bli lite svårt att ta till sig det nya. När de började jobba i Skolplatsen så stötte de på lite olika svårigheter och handhavandeproblem. På Gotits inrådan har de nu börjat om från början och organiserar om sig för att få till ett bra flöde och få fram alla funktionaliteter som finns i systemet. Jeanette tycker att det känns tryggt att vara i kontakt med supportteamet som finns där för att svara på frågor, vägleda och tacksamt ta emot feedback.

”Vi har både kommit med önskemål men framförallt fått hjälp med hur vi ska organisera oss för att få ut bästa tänkbara data och statistik. Vi har en bra kontakt med de i supporten som verkligen har varit tillmötesgående och måna om att vi ska bli nöjda, vi är i trygga händer.”

Jeanette Leek, systemförvaltare inom Hälsinglands Utbildningsförbund.

Jeanette Leek, systemförvaltare inom Hälsinglands Utbildningsförbund.

Tack för ett trevligt samtal, Jeanette! Vill du läsa mer om olika systemadministratörers vardag och hur våra IT-stöd underlättat deras arbete? Låt oss presentera ytterligare en eldsjäl inom skolvärlden: Wynona Ekesryd.

Se vår nya film om Skolplatsen

Med Skolplatsen kan du effektivisera elevadministrationen från förskola till gymnasieskola. Kolla in vår film för att se hur!

 

Skolplatsen är ett flexibelt webbaserat IT-stöd för elevadministration där du kan administrera, rapportera och följa upp verksamheten. IT-stödet passar förskola, grundskola, gymnasieskola och kulturskola. I och med att alla förändringar görs direkt i systemet hålls det alltid uppdaterat. Vilket innebär att till exempel administratörer och lärare kan arbeta parallellt och samtidigt undvika dubbelarbete. Skolplatsen finns även tillgänglig för vårdnadshavare och elever för olika ärenden så som barnomsorgsansökan, frånvaroanmälan, studieplaner, betyg och närvarouppföljning.

Vill du läsa mer om hur våra kunder upplever användningen av Skolplatsen? Kika här.