Proaktivt SKA-arbete, så lyckas du


Bild: Jacob Lund

Kostnadsfritt webbinarium

Proaktivt SKA-arbete, så lyckas du

När: Onsdag 13 april
Tid: 13:00-14:00
Plats: Digitalt via Teams
Målgrupp: Skolledare och huvudmän inom skola och vuxenutbildningen

Har du kört fast i det systematiska kvalitetsarbetet? Känns det som att det inte leder er framåt. Ingen fara, det finns sätt att få bättre koll på läget. Under Gotits webbinarium med Johan Winsborn, den 13 april, får du konkreta tips på hur du kan tänka kring de olika stegen i det systematiska kvalitetsarbetet för att kunna arbeta mer proaktivt och mindre reaktivt. 

Webbinariet riktar sig till alla som vill lära sig mer om hur man bedriver ett systematiskt kvalitetsarbete för skolväsendet utifrån skollagens krav, utan fallgropar.

Johan Winsborn guidar dig i hur du kan tänka kring de olika stegen för att kunna arbeta mer proaktivt och mindre reaktivt både vad gäller styrning och ledning, uppföljning, analys samt planering och genomförande.

Särskild vikt läggs även vid rutiner för klagomål och hur du i möjligaste mån kan undvika klagomål helt genom att på förhand se över hur kvalitetsrisker identifieras och hanteras.

Om Johan Winsborn: Johan Winsborn är kvalitets- och auktorisationsansvarig på Utbildningsföretagen vid Almega.

Varmt välkommen!

Anmäl dig här.

Posted in Gotit |
Dela:

Digital betygssignering – ett lyft för Sundsvalls kommun

Bild: Jacob Lund

Digital betygssignering – ett lyft för Sundsvalls kommun

Hanteringen av betyg inom vuxenutbildningen är en komplex process som ofta omfattar många olika personer och en hel del pappersexercis. För att förenkla processen har vuxenutbildningen i Sundsvalls kommun under 2021, tillsammans med Gotit, arbetat med en lösning för digital signering av betygskatalogerna. Ett omfattande och komplext arbete som givit många lärdomar och ett uppskattat resultat.


Vuxenutbildningen i Sundsvalls kommun har länge strävat efter att bit för bit digitalisera sin verksamhet. Under 2021 var det dags att digitalisera betygskatalogerna, med ambitionen att skapa ett digitalt flöde, hela vägen från det att betyget sätts och går vidare till signering av lärare, godkännande av handläggare och till slut når eleven och kommunarkivet. 

– Vi har i uppdrag att digitalisera så mycket som möjligt för att skapa mervärde för våra elever och frigöra tid från våra medarbetare,
så att de kan göra annat än att hantera papper, konstaterar Jennie Sjögren, rektor på vuxenutbildningen i Sundsvall. Hanteringen av betygskataloger tar mycket tid och kräver stora resurser så här fanns stora vinster att hämta.

Före digitaliseringen krävde betygskatalogerna att sex olika funktioner på 15 olika arbetsplatser deltog i hanteringen. Processen var bland annat beroende av post, arkivpapper, skrivare, förflyttningar och mellanlagring av betygskataloger i arkivskåp. Med 16 000 kursdeltagare per år blev det ansenlig mängd papper som skulle hanteras. 

 

”Att eleverna snabbare får tillgång till sina betyg är jätteviktigt i perioder då betygen ska registreras för antagning till högskola och universitet.”

 

När digitalisering är klar sker hanteringen genom ett musklick och processen har därmed förkortats markant, vilket både gynnar eleverna, lärarna, antagningshandläggarna och rättssäkerheten. 

– Att eleverna snabbare får tillgång till sina betyg är jätteviktigt i perioder då betygen ska registreras för antagning till högskola och universitet. Att vi slipper skicka papper via post ökar också rättssäkerheten då inga dokument riskerar att skickas fel eller försvinna längs vägen, säger Jennie Sjögren. 

Arbetet med digitaliseringen har inkluderat samverkan mellan många olika professioner från olika verksamheter och förvaltningar i kommunen. Man har också haft ett nära samarbete med Gotit längs hela resan. Under våren gjordes bland annat ett gediget förarbete där man i detalj gick igenom de interna processerna för få en bild av nuläget. I nästa steg fick lärare och administratörer vara med och utveckla den nya processen tillsammans med Gotit. Målet var att göra processen så enkel och smidigt som möjligt med hänsyn taget till Skolverkets föreskrifter och rådande juridiska krav. 

Under hösten 2021 har projektet löpt vidare med stort fokus på intern samverkan. Att hålla alla berörda informerade längs resans gång är jätteviktigt och nyckeln till framgång konstaterar Jennie Sjögren. 

– Vi har också hela tiden haft ett nära samarbete med kommunarkivet vilket varit jätteviktigt då e-arkivet behövs som stöd för en heldigital ärendehanteringsprocess. Vi har också månat om att hålla lärarna informerade hela tiden. Eftersom de behöver signera med sitt personliga bank-id i den nya processen så var det jätteviktigt att de var insatta i vad vi höll på med. Vi var också noggranna med att ha både genomförandeplan och kommunikationsplan på plats för att inga viktiga frågor eller aspekter av projektet skulle falla mellan stolarna, säger Jennie Sjögren. 

– Till andra kommuner som är nyfikna på att göra ett sådant här arbete skulle jag verkligen rekommendera att man ser till att internt ha koll på sina processer och sin informationshanteringsplan innan man påbörjar den här resan. Man behöver också knyta nyckelpersoner och verksamheter till sig, för detta är inget arbete man kan göra ensam. För oss har bland annat Niklas Edén på kommunarkivet och samarbetet med Gotit varit avgörande för projektets framgång.

 

Tips till kommuner som funderar på att satsa på digital signering av betygskatalogerna:

  • Besluta vilka som måste vara delaktiga och säkerställ att det finns tid.
  • Besluta vem som leder arbetet framåt.
  • Boka in avstämningsmöten i god tid.
  • Ha koll på informationsplanen.
  • Ta fram en projektplan som innehåller en genomförandeplan och en kommunikationsplan.
  • Var beredd på att det tar längre tid än du tror…

 


Jennie Sjögren,
rektor på vuxenutbildningen, Sundsvall


Är du intresserad av att digitalisera er betygskatalog?

Kontakta Jonas Hansson

 

Posted in Gotit |
Dela:

Nya insikter kring skolledarnas situation och ledarskap

Bild: Jacob Lund

Kostnadsfritt webbinarium

Rollen som rektor kräver en ny form av ledarskap

När: Onsdag 30 mars
Tid: 13:00-14:00
Plats: Digitalt via Teams
Målgrupp: Skolledare och huvudmän inom skola och vuxenutbildningen

Höga förväntningar från elever, vårdnadshavare, myndigheter och medarbetare. Att vara rektor idag innebär ökade krav från många olika intressenter och kräver en stor mängd administrativa sysslor, något som står i konflikt med idealbilden av skolan som ett unikt rum för lärande. I takt med att skolan alltmer omvandlas till en resultatenhet, krävs därför ett nytt sätt att se på ledarskapet.

Den 30 mars bjuder Gotit in dig som arbetar inom skolledning till ett kostnadsfritt webbinarium med Mikael Andersson, författare till rapporten ’Ledare inom skola och utbildning – ett uppdrag i korstrycket (2021)’. Rapporten baseras på Gotits kartläggning av skolledarnas arbetssituation och yrkets utmaningar och möjligheter. Resultatet visar bland annat att endast 30 procent av rektorerna delegerar arbetsuppgifter till andra medarbetare, och att många upplever att en för stor del av arbetstiden går åt till administration.

Under presentationen delar Mikael med sig av erfarenheter och rekommendationer till dig som arbetar inom skolledning, samtidigt som du kommer få möjlighet att kommentera rapporten och ställa eventuella frågor. Alla deltagare får också möjligheten att beställa en kopia av rapporten.

Varmt välkommen!

Anmäl dig här.

Posted in Gotit |
Dela:

Proaktivt SKA-arbete

Bild: Shuttersrtock

Proaktivt SKA-arbete

Det systematiska kvalitetsarbetet kan i värsta fall kännas som börda som man aldrig får någon riktig ordning på och som gnager på samvetet. Men det finns sätt att förenkla arbetet.

– Många gör det onödigt svårt. De känner att SKA-arbetet ligger utanför vardagens arbete, men knepet är att integrera det i de dagliga rutinerna – att prioritera de utmaningar som är viktigast först. Då blir det också mycket enklare, säger Johan Winsborn, kvalitetsansvarig på Almega Utbildningsföretagen.

Johan Winsborn har stöttat många skolor i att hitta en fungerande struktur för sitt SKA-arbetet. Här summerar han sina bästa råd i åtta punkter.

  1. Definiera kvalitetsbegreppet

Ett problem är att kvalitet inte bottnar i en gemensam definition. Här måste skolenheter och huvudman vara överens, annars kommer man att dra åt olika håll om kommunen har en problembild och skolorna en annan, konstaterar Johan. Man måste skapa sin egen definition av kvalitet och stämma av den med huvudmannen. Utgångspunkten bör vara elevernas och vårdnadshavarnas behov men också vad som är bäst för skolan på lång sikt.

  1. Beskriv ansvar och roller

SKA-arbetet kan summeras i en enkel kom-ihåg-ramsa; ”Man ska säga vad man ska göra, göra det man säger och bevisa att man gjort det.” Men SKA-arbetet är inte ett mätsystem utan ett ledningssystem som ska leda verksamheten framåt och stötta medarbetarna att nå uppsatta mål. För att det ska fungera måste man vara noggrann med processer roller och ansvar. Det bör finnas en beskrivning hur ansvaret för SKA-arbetet ska fördelas på samtliga roller, från rektor till lärare. Alla ska ha ett definierat kvalitetsansvar kopplat till sin roll.

  1. Beskriv kvalitetsrisker

Lägg tid på att identifiera och beskriva kvalitetsrisker och hur de ska hanteras av skolledningen och organisationen. Om man på förhand kan lista ut var man kan tänkas få problem, så kan man jobba proaktivt och slippa överraskningar.

  1. Inspireras av goda förebilder

Ett annat gott råd är att hitta goda förebilder att inspireras av. Titta på andra skolenheter som är duktiga och kolla närmare på hur de arbetar. Det är också viktigt att ha rätt verktyg på plats för att samla in data och information, men lika viktigt att löpande föra in uppgifter i systemen. För inget system är bättre än dess innehåll.

  1. Utgå från fakta – inget annat

Att lita på sin data är också nyckeln till framgång. Att gissa hur saker ligger till leder ingen vart. Har man inte tillgängliga data kring ett upplevt problem så måste man hitta sätt att mäta det, annars kan man inte följa förbättringarna.

  1. Beskriv era kvalitetsindikatorer och mätbara mål

Hitta beskrivningar av vilka kvalitetsindikatorer och mätbara mål som ska användas. Helt enkelt en beskrivning av hur ni vet att ni blir bättre.

  1. Beskriv rutinerna för att nå målen

Många ser SKA-arbetet som en årscykel där man jämför resultat år från år, men när man jobbar smart och proaktivt med SKA-arbetet så är det en integrerad del i vardagen och inte en arbetsuppgift som ligger utanpå övrigt arbete. SKA-arbete handlar inte om enstaka projekt eller punktinsatser som måste mätas, utan ständiga förbättringar i vardagen som måste följas upp kontinuerligt.

  1. Lägg tid på analys

Slutligen bör man löpande lägga tid på analys och reflektion över varför utvecklingen ser ut som den gör. Här bör alla roller som har ett ansvarsområde vara involverade. I utvärderingsarbetet ska man däremot inte jämföra sig med andra skolor. Det viktiga är hur man utvecklas i förhållande till sina egna mål.


Johan Winsborn kommer att fördjupa sina tips i proaktivt SKA-arbete på Gotits webbinarium som hålls den 13 april. Du hittar mer information och anmälan här

Posted in Gotit |
Dela:

8 nycklar för framgångsrikt strategiskt arbete

Bild: Jacob Lund

Kostnadsfritt webbinarium

8 nycklar för framgångsrikt strategiskt arbete

När: Onsdag den 16 mars
Tid: 14:30-16:30
Plats: Digitalt – Zoom
Målgrupp: Skolledare och huvudmän inom skola och vuxenutbildningen

Fastnar ni ofta i långa diskussioner om operativa frågor, i stället för att tänka långsiktigt och fokusera på en gemensam målbild? Drömmer du som skolledare om att din ledningsgrupp ska vara både enad och mer strategisk, men är osäker på hur ni ska nå dit?

Svaret få du den 16 mars, då Gotit bjuder in dig till ett kostnadsfritt webbinarium med Thomas Andersson, Strandska Utvecklingshuset. Thomas har lång erfarenhet av ledningsgruppsutveckling och ledarcoaching och vet hur du som skolledare kan utveckla ledningsgruppens strategiska förmåga.

Under presentationen får du insikter kring vad som krävs för att bli en kraftfull ledningsgrupp. Du kommer också att få med dig 8 nycklar som kommer att hjälpa er att fungera bättre på en strategisk nivå och stå rustade inför vilka utmaningar som helst.

Anmäl dig här.

Välkomna!

Posted in Gotit |
Dela: