Författararkiv för: Redaktör

Bild: Jacob Lund

Delad information ska locka fler till komvux 

Den 1 mars 2026 införs en ny ömsesidig uppgiftsskyldighet mellan Arbetsförmedlingen och komvux. För dig som arbetar i Gotits system innebär det att informationsutbytet blir tydligare och mer automatiserat.

Regeringen har beslutat om en ömsesidig uppgiftsskyldighet för Arbetsförmedlingen och kommuner. Det innebär att båda parter ska dela relevanta uppgifter om arbetssökande som studerar eller bedöms vara i behov av att studera på vuxenutbildningen.

Syftet är att fler arbetssökande ska identifieras, motiveras och få stöd i att börja studera på komvux. För kommunernas del än ”vinsten” ett bättre underlag för att anpassa utbildningsinsatserna efter individens behov. För Arbetsförmedlingens del innebär förändringen bättre möjlighet att följa upp studierna.

För dig som arbetar i Gotits system innebär förändringen framför allt ett tydligare och mer automatiserat informationsutbyte. Arbetsförmedlingen kommer att dela strukturerad data om arbetssökande som har bedömts vara i behov av studier. Det kan till exempel handla om kontaktuppgifter, motivering, utbildningsnivå och eventuellt deltagande i etableringsprogram. Du som arbetar inom kommunen förväntas rapportera in ansökningar, antagningar, förändringar i studiegång och betyg.

För att det inte ska bli extra administration för dig som handläggare utvecklar Gotit en helt automatiserad lösning för inskickning och hämtning av uppgifter. Rapporteringsflöden för ansökan, antagning, ändringar och betyg kommer att ske ”maskin-till-maskin” via standardiserade API:er. Du kommer som vanligt att arbeta i Alvis.

Gotit fortsätter sitt arbete i nära dialog med Arbetsförmedlingen och lanseringen av lösningen är planerad till mars 2026.

Förändringen i korthet:

→ Informationsutbytet – till exempel rapportering av ansökan, antagning, avbrott, ändrad omfattning och betyg – sker automatiskt i Alvis.

→ Uppgifter från Arbetsförmedlingen visas direkt i systemet. Det kan gälla sådant som studiebehov, motivering och utbildningsbakgrund.

→ Arbetsflöden förändras i princip inte. Du arbetar vidare i Alvis som vanligt, men med bättre beslutsunderlag.

Bild: Jacob Lund

AI i skolans vardag – möjligheter, gränser och nytt ansvar

AI har redan flyttat in i skolans administration – i mejlen, i dokumenten och i planeringen. Samtidigt skärps lagstiftningen. Vad är okej att använda AI till i skolan, vad är förbjudet och vilket ansvar har huvudman och rektor? Ann-Sofie Gustafsson, vd på SamCert och expert på ansvarsfull AI, guidade genom den nya kartan under Gotit Week.

När Ann-Sofie Gustafsson pratar om AI börjar hon inte med tekniken, utan med människan. Hon beskriver AI som ett stort teknikskifte, där klassiska frågor om risk, möjligheter och ansvar ställs på sin spets. För skolans värld innebär det både chans till effektivare administration – och nya skyldigheter.

Utgångspunkten är EU:s nya AI-förordning, AI Act, som stegvis börjat gälla från 2024. Den är riskbaserad: ju större påverkan ett AI-system kan ha på människors liv och rättigheter, desto hårdare krav.

Ann-Sofie beskriver tre stora globala linjer: USA som gärna släpper fram innovationen, Kina som använder tekniken för omfattande övervakning, och Europa som sätter mänskliga rättigheter först.

– Det som är bra med EU är att vi har en lång tradition av att värna människors integritet. Att vi reglerar AI är egentligen en fortsättning på det spåret, säger hon.

För skolledare och administratörer betyder det att AI inte är ett vilda-västern-verktyg som kan användas hur som helst, utan något som omfattas av tydliga ramar.

Oacceptabel, hög, låg eller minimal risk

AI-förordningen delar in system i fyra risknivåer. Längst upp finns de oacceptabla, som helt förbjuds. Hit hör till exempel AI som används för sociala poängsystem eller omfattande ansiktsigenkänning i offentlig miljö.

– Ska vi till exempel ha kameror i skolan som övervakar alla barnen, ser om de studerar eller inte, hur koncentrerade de är? Det är obehagliga möjligheter – och det är den typen av system som hamnar i oacceptabel risk.

Nästa nivå är högrisk-system, som får användas men bara under stränga villkor. Här finns till exempel AI som påverkar beslut om vem som får jobb, lån eller samhällsstöd. I skolmiljö kan administrativa AI-flöden som rör känsliga personuppgifter hamna här, till exempel om ett system används för att automatiskt sammanställa utvecklingssamtal med elever och vårdnadshavare.

– När AI kopplas till känslig personinformation poppar det upp till hög risk. Då riskerar man att bryta mot lagen, konstaterar hon.

Lågrisk och minimal risk är den stora vardagskategorin: AI i sociala medier, språkmodeller som används för generellt skrivstöd, eller tekniker som sorterar skräppost och hjälper till att styra rösten i mobilen. Här kan man mera fritt använda systemen, så länge de inte får tillgång till känsliga personuppgifter.

AI i administration – var går gränsen?

I många skolor används redan AI-lösningar för att skriva utkast till informationsbrev, ta fram mötesagendor eller formulera inbjudningar. Sådana uppgifter, där man arbetar med allmän text och inte matar in känslig elevdata, kan ligga på låg risknivå.

Problemet uppstår när gränsen flyttas utan att någon riktigt märker det. Ett AI-verktyg som först används för att putsa formulerade texter kanske snart får i uppdrag att analysera frånvaro, skriva riskanalyser kring en elev eller föreslå formuleringar i individanpassade åtgärdsprogram. Då rör man sig snabbt mot högriskzonen, där andra regler gäller och där AI-förordningen möter både GDPR och kommande regler om cybersäkerhet (NIS2).

– Man bör inte hålla på med AI när det kommer till känslig personinformation. Då riskerar personuppgifterna att hamna i fel händer och användas på fel sätt, säger Ann-Sofie.

AI-kunnighet – ett nytt krav på skolan

En av de artiklar i AI-förordningen som hon lyfter fram handlar om ”AI literacy”, på svenska AI-kunnighet. Den säger i korthet att den som använder ett AI-system ska förstå vad det kan göra, vilka risker som finns och hur resultaten bör tolkas.

– Ju mer vi använder ett AI-system, desto mer måste vi också förstå det. Här vilar ett stort ansvar på skolan – både som arbetsgivare och som utbildningsmiljö – att faktiskt lära sig AI, säger Ann-Sofie.

För att hantera riskerna pratar Ann-Sofie mycket om styrning – governance – och den nya standarden ISO 42001 för ansvarsfull AI. Den lyfter bland annat nio målområden som rättvisa, ansvarsskyldighet, transparens, säkerhet, robusthet och integritet.

– AI är inte en programvara som går från A till B, den lever ett eget liv. Därför behöver vi ledningssystem som hjälper oss att hålla koll på modellerna, säger hon.

Bakgrunden är inte bara teoretisk. Hon berättar om hur en stor språkmodell nyligen manipulerats i ett statligt stött spionageprojekt, där AI användes för att samla in information om företag och banker. Händelsen stoppades, men visar hur sårbara systemen är om ingen har ansvar för säkerhet och uppföljning.

Samtidigt sker satsningar på säkrare AI-miljöer. Sverige planerar en nationell språkmodell för myndigheter i en säker datamiljö i Linköping, just för att känslig offentlig information inte ska behöva lämna landet.

Trots alla varningar är Ann-Sofie optimist. Hon återkommer till begreppet Human Centered AI – AI i människans tjänst – och till möjligheten att använda tekniken för mer rättvis behandling.

– Det är faktiskt lättare att träna ett AI-system än att träna människor, säger hon med ett leende.

Boktips!

För skolpersonal som vill fördjupa sig tipsar Ann-Sofie bland annat om Johan Falks bok AI för lärare.

Bild: Jacob Lund

Konsten att hjälpa andra att välja rätt

Hur skiljer sig ett professionellt samtal hos en studie- och yrkesvägledare emot alla andra samtal? Och hur hjälper man någon att navigera i en värld full av valmöjligheter? Följ med in i vägledarens värld!

Studie- och yrkesvägledare, SYV eller SYO-konsulent. Professionen har gått under många olika namn, men huvuduppdraget är och förblir det samma – att vägleda inför val av yrke eller studier. En av dem som jobbat med samtalet som yrkesverktyg inom både gymnasie- och vuxenutbildningen är studie- och yrkesvägledaren Karin Lokrantz.

Karin Lokrantz, studie- och yrkesvägledare

– När man jobbar med professionella samtal är man själv det viktigaste arbetsredskapet. Jag tar ansvar för struktur och ramar men måste också vara i bra form själv för att kunna vara där för den jag ska vägleda, förklarar hon.

Det finns alltid en tanke bakom det professionella samtalet. Vilka som har det, varför man har det, hur länge det ska pågå och vad man önskar komma fram till. Men saker runt om påverkar hur bekväm eleven känner sig. För att hjälpa dig som vägledare att skapa en miljö där elever känner sig hörda och förstådda, delar Karin med sig av fem konkreta tips:

1. Skapa en välkomnande miljö

Studie- och yrkesvägledarens kontor ska vara en trygg plats där eleverna vågar dela med sig av sina tankar och känslor. Här kan små detaljer i inredningen göra stor skillnad för hur samtalet utvecklas.

– Det är viktigt att ni sitter på samma nivå och att den du vägleder sitter lite skönare än vad du själv gör, säger Karin Lokrantz. Jag har också alltid någon typ av regnbåge som symboliserar HBTQIA+ i rummet. Ingen ska behöva sitta och fundera på om man kan säga vem man är eller vem man lever tillsammans med. 

2. Lyssna utan att döma

Att inte värdera andras val är avgörande för att skapa förtroende och få eleverna att känna sig respekterade. Samtalet tar slut i samma sekund som en elev känner att man förutsätter saker om dem som de inte känner igen sig i – även om de fysiskt sitter kvar.

3. Fokusera på varför snarare än vad

Genom att utforska elevernas värderingar och motivation kan man komma djupare och hjälpa dem att förstå sina egna drivkrafter. Att uppmuntra till reflektion och diskussion snarare än snabba svar är en viktig del i detta.

4. Sätt dig in den digitala generationens utmaningar

Karin Lokrantz påpekar att hjärnan hos en tonåring är ”som en Ferrari med cykelbromsar” (citat från hjärnforskaren Anders Hansson). De har svårt att hantera det ständiga flödet av val och intryck, och behöver hjälp med att prioritera och hitta balansen.

– Som vuxna är det vår uppgift att vara trygga, tråkiga och förutsägbara och hjälpa dem att navigera i en värld där FOMO (Fear of Missing Out) är ständigt närvarande.

5. Hjälp unga att öva på att göra val

Det finns en hel värld som är redo att distrahera oss från att ta reda på vad vi själva vill. Därför måste vi ge våra barn och ungdomar möjlighet att öva på att göra åldersadekvata val. Dels för att inte det stora gymnasievalet ska bli alltför läskigt, men också för att de ska bli trygga i att göra egna val.

Bild: Jacob Lund

Alla klarar inte alltid att vara trevliga

Alla möten är inte enkla, och de flesta av oss har stött på någon som är stressad eller upprörd. I den här artikeln förklarar Annelie Karlsson på Funkkonsulten hur du kan bemöta dessa situationer på ett professionellt sätt – och varför det kan vara svårt för vissa att alltid vara trevliga.

Att arbeta i skolan handlar inte bara om undervisning och administration – det handlar om att möta människor. Du kanske varit med om att en kollega, elev eller förälder vill få något gjort på studs, är upprörd för att det inte redan är gjort, öppnar upp sig mer än förväntat eller bara är allmänt otrevlig?

Annelie Karlsson på Funkkonsulten

– Genom att skaffa sig kunskap om hur vi själva och andra funkar, blir det enklare att hantera sådana situationer, menar specialpedagogen, och före detta läraren och rektorn, Annelie Karlsson på Funkkonsulten.

– Det hjälper ju inte att tänka ’fasen vad den här människan är jobbig och ställer till det för mig’. Det tar bara massa energi. I stället måste vi försöka förstå hur olika faktorer påverkar hur en individ reagerar.

Nyckeln till att förstå andra

Förmågan att hantera intryck, ha impulskontroll och kunna vara flexibel varierar mycket mellan olika individer. Alla är vi ojämna i humöret ibland, men vissa är extra ojämna.

– Ibland, men inte alltid, kan det handla om en funktionsnedsättning. Även om du inte vet om det finns en bakomliggande diagnos, kan kunskapen om att det kan vara så hjälpa dig i bemötandet, förklarar Annelie Karlsson.

För den som har en neuropsykiatrisk funktionsnedsättning (NPF) kan flera olika förmågor vara påverkade. Allt från förmågan att vänta på sin tur till att vara flexibel nog att hantera förändringar. Men att någon är stressad eller arg kan lika gärna bero på att det hänt något i ens liv, som gör att man inte klarar av att hantera saker som man brukar.

– Man kan också fundera på hur personen har det med grundläggande saker som sömn och mat. Det kan påverka jättemycket. Testa att erbjuda ett glas vatten eller en frukt, så kanske dialogen funkar lite bättre sen, föreslår Annelie Karlsson.

Hon fortsätter:
­– Personen framför dig kan också ha en tidigare erfarenhet av en person i din roll som inte alls var trevlig, hjälpsam eller tydlig. Och har man den upplevelsen i bagaget så tar det ju längre tid för dig som yrkesperson att vinna förtroende.

Affekt är inte det enda som smittar

Vi påverkas alla av stämningen i rummet. Om någon är stressad, ledsen eller uppgiven kan det färga av sig. Men lugn och glädje smittar också.

– Vi måste sluta tro att alla som är upprörda är det på grund av oss. Oftast bär de på sånt vi inte kan se och då funkar det inte att be personen att ta det lugnt. Däremot kan vi påverka situationen genom att inte själva dras med i sinnesstämningen, och i stället visa att vi förstår, förklarar Annelie.

Att hålla sig lugn, när andra är i hög stress kräver övning.

– Vi kan inte förvänta oss att hitta nya sätt att hantera oss själva mitt i en kaossituation. Det kräver träning i lugna situationer. Öva gärna tillsammans med kollegor för att ta reda på hur du hanterar din egen stress, på vilket sätt du kan reglera den, och vilken effekt det får på andra, tipsar Annelie Karlsson

5 sätt att bemöta en person i stress

Tänk på kroppsspråket
Röstläge, andning och kroppsspråk kan trigga eller lugna beroende på hur det används. Lågaffektivt bemötande fungerar ofta avväpnande.

Tydlig kommunikation
Otydlighet kan orsaka stress. Var tydlig med tider, vad som ska hända och använd visuellt stöd som bilder och symboler. Ge gärna instruktioner både muntligt och skriftligt.

Prioritera
En del människor kan ha svårt att prioritera och behöver hjälp med att se vad som ska göras först. Hjälp till med det.

Gör anpassningar
Anpassa ditt bemötande utifrån individens behov. I mötessituationer som kan vara påfrestande kan det vara bra att ha tillgång till stressbollar eller annat som personen kan pilla med under mötet.

Visa förståelse
Visa tålamod, låt personen i fråga tala till punkt och fråga innan du kommer med en lösning, till exempel ”är det okej att jag ger ett förslag eller är det okej att jag visar dig”.

Bild: Jacob Lund

Vikten av en bra relation mellan hem och förskola

Att föräldrar känner förtroende för förskolan och dess personal är viktigt för att skapa trygghet och tillit hos barnet. Men vilken roll spelar vårdnadshavare egentligen i förskolans verksamhet, vad har de rätt att påverka och hur kan förskolan hantera utmaningar som kan uppstå?

Redan vid den första kontakten med förskolan påbörjas det viktiga arbetet med att bygga en bra relation mellan hem och förskola. Att lämna sitt barn på förskolan för första gången kan vara en känslomässig berg- och dalbana för en förälder. För barnet blir övergången från den trygga hemmiljön till förskolans värld en stor omställning. Men det är också en viktig fas för både utveckling och trygghet.

Helene Roslund är jurist, med 25 års erfarenhet inom skola och förskola, och författare till boken ’Förskolans juridik och uppdrag’. Hon menar att förskolan är en förtroendebransch:
– Barnet tolkar i första hand världen via sina föräldrar. Är föräldrarna trygga med förskolan så upplever barnet förskolan som en trygg miljö och har lättare att utvecklas socialt. Om föräldrarna däremot är irriterade, arga, rädda eller misstroende mot förskolans personal kan det påverka barnets egen anpassning, säger hon.

Helene Roslund, jurist och författare till boken ’Förskolans juridik och uppdrag’

Genom att erbjuda barnet möjligheter att utveckla sociala kompetenser, problemlösningsförmåga, självförtroende, autonomi och andra förmågor och färdigheter ska förskolan stärka dess förmåga att möta framtida utmaningar.

Helene Roslund utvecklar:
– Det är viktigt att föräldrarna får en uppfattning om hur barnet utvecklas i förskolan respektive i hemmet och vad det behöver. Därför blir tambursamtalen vid hämtning och lämning så viktiga: Hur har barnet mått, ätit och lekt, och finns det några orosmoment?

Barnets bästa kan gå före föräldrarnas önskemål

Enligt läroplanen för förskolan (LPF18) är ett nära och förtroendefullt samarbete mellan förskolan och hemmet viktigt för att skapa bästa möjliga förutsättningar för barnets utveckling.
– Föräldrar har rätt att få information om förskolans mål, riktlinjer och arbetssätt. De har också rätt att framföra sina åsikter och delta i utvärderingar. Samtidigt är det viktigt att komma ihåg att rektorn eller huvudmannen beslutar om den inre organisationen och att det är förskolans personal som väljer hur man lägger upp pedagogiken, säger Helene Roslund.

Hon fortsätter:
– Förskolan ska vara neutral. Relationen till föräldrarna får inte ske på bekostnad av barnets bästa. Om det uppstår konflikter mellan föräldrar eller vårdnadshavare får exempelvis inte förskolan låta sig påverkas av en förälders åsikt om hur olämplig den än kan vara.

Barn som riskerar att fara illa i hemmet

En av de svåraste uppgifterna i förskolan är när man misstänker att ett barn inte har det bra hemma. I sådana fall har du som personal en skyldighet att anmäla detta till socialtjänsten. Det kan skapa spänningar och påverka samarbetet med vårdnadshavarna om barnets bästa.
– Det är viktigt att ha en regelbunden kontakt med föräldrarna. En god relation som klarar den påfrestning som en orosanmälan kan innebära kan också hjälpa barnet att få det stöd det behöver, förklarar Helene Roslund.

5 sätt att stärka samarbetet mellan hem och förskola

1. Lägg kraft på introduktionen. Under introduktionen läggs grunden för relationen mellan hem och förskola, vilket gynnar barnets utveckling och välbefinnande.

2. Lägg tid på den återkommande relationen. Berätta hur barnet har mått och vad det gjort under förskoledagen. Hur har barnet utvecklats och lär sig?

3. Ställ frågor. Hur har barnet det hemma och vad bedömer föräldrarna att barnet mår bra av?

4. Skapa kontinuitet i relationerna. Om det finns personal som barn och föräldrar känner väl vid lämning och hämtning samt utvecklingssamtal fördjupas relationen och upplevelsen av att samarbetet syftar till att skapa de bästa förutsättningarna för barnet.

5. Ha barnet i fokus. Vid signaler om att barnet inte har det bra eller inte utvecklas optimalt – samtala med vårdnadshavarna om detta. I BRIS samtalsguide ’Goda samtal om svåra ämnen’ föreslås i korthet följande förhållningssätt. Ha barnet i fokus, lyssna, ställ öppna frågor, var konkret samt förmedla hopp och bekräftelse.

Bild: Jacob Lund

KUNDCASE

Automatisering i praktiken – erfarenheter av Alvis i Botkyrka

Effektivitet, användarvänlighet och minskad manuell arbetsbörda; möjligheten till automatisering i Alvis förändrar spelplanen för administratörer inom vuxenutbildning och yrkeshögskolor.

Joakim Falkeborn, systemansvarig för Botkyrka kommun

En av de mest omvälvande förändringarna för Botkyrkas del har varit införandet av autoantagning. Tidigare hanterades antagningsprocessen manuellt, vilket innebar flera steg för att meddela och få svar från sökande. Denna process var både tidskrävande och kunde lätt leda till misstag.

– Vi hade en dialog med Gotit om att det här var något vi skulle vilja automatisera, säger Joakim Falkeborn.

Med autoantagningen kan administratörer nu enkelt meddela antagningsbeslut, och de sökande kan svara direkt via Alvis, vilket automatiskt uppdaterar deras tillstånd. Detta eliminerar behovet av manuell inmatning och uppföljning.

Som alltid vid stora förändringar stötte Botkyrka kommun på utmaningar under implementeringen. En av de mest påtagliga var att säkerställa att alla tillstånd och automatiska utskick fungerade som avsett.

– Vi lärde oss snabbt vikten av att kontrollera tillstånden noggrant. I en utbildning fanns det ett misstag som resulterade i felaktiga utskick, som vi sedan fick rätta till manuellt. Det visar hur viktigt det är att ha noggranna processer på plats, säger Joakim Falkeborn.

En annan utmaning var att få utbildningsledarna att känna sig bekväma med den nya automatiserade processen – de är sällan inne i Alvis, och känner inte till systemet så väl. För att underlätta för dem introducerades en funktion som gjorde det möjligt för utbildningsledare att logga in som den sökande för att snabbt kunna hjälpa dem genom att till exempel anmäla dem till kurser.

Autoantagningen och de automatiska tillståndsändringarna visat sig vara en stor framgång. De administrativa uppgifterna har minskat avsevärt, vilket har frigjort tid för personalen att fokusera på mer strategiska uppgifter.

– Vi har sett en tydlig förbättring i effektiviteten. Processerna flyter på smidigare, och vi har fått mycket positiv feedback från både sökande och personal, säger Falkeborn.

Med lärdomarna som dragits under det gångna året planerar Botkyrka kommun att ytterligare förfina och korta svarstiderna i antagningsprocessen. Målet är att minska tiden från 13 dagar till 10 eller till och med 8 dagar.

Funderar ni på att implementera autoantagning i din kommun?

– Vi delar gärna våra erfarenheter och lärdomar, tveka inte att höra dig, säger Joakim Falkeborn.

Bild: Jacob Lund

Automation i Alvis: förenklad hantering av ansökningar och tillstånd

Alvis är inte bara ett verktyg för ansökningshantering – det är ett kraftfullt system som erbjuder omfattande möjligheter till automatisering. Ändå är det lätt att missa funktioner som kan göra arbetsdagen enklare och effektivare.

Med funktioner som automatiserade tillstånd, standardiserade utskick och koppling till relevanta händelser erbjuder Alvis en mängd möjligheter att effektivisera arbetet. Genom att använda dessa funktioner fullt ut kan man spara tid, minska risken för misstag och skapa en smidigare upplevelse för både personal och elever. Caroline Söderberg och Jesper Höglander lyfter fram några av de funktioner för automatisering som finns inbyggda i Alvis.

Automatiserade tillstånd

En funktion som vi vill lyfta fram är möjligheten att koppla tillstånd till kursval, vilket gör det lättare att hålla koll på viktiga detaljer i ansökningar. Tillstånden fungerar som automatiska flaggor i systemet och kan sättas både manuellt och automatiskt.

Ett exempel är tillståndet ”Ett icke godkänt betyg finns på sökt kurs”, som triggas när en sökande har ett F på en specifik kurs. Det finns också ett tillstånd som flaggar för två eller fler underkända kurser. Ett tillstånd kan också sättas av att det redan finns ett godkänt betyg i den sökta kursen, att man har ett godkänt betyg i en underliggande kurs, eller att man fortfarande läser en underliggande kurs. De betyg som tillstånden triggas av omfattar också betyg från Beda/UHR.

Alvis kan också hantera flera parallella scenarier. Om en sökande till exempel ansöker till flera kurser samtidigt, kan olika tillstånd och utskick kopplas till varje kursval. Detta innebär att relevant information kan ges för varje specifik kurs, istället för att hantera varje ansökan manuellt.

Ett tillstånd kan ändras till ett annat tillstånd efter ett givet antal dagar, vilket till exempel kan användas för att automatiskt skicka ut påminnelser.

Automatiska utskick

Alvis kan skapa standardiserade utskicksmallar som både sparar tid och säkerställer att kommunikationen blir enhetlig. Utskick kan anpassas med parametrar som elevens namn, sökta kurser eller folkbokföringskommun, vilket gör kommunikationen både personlig och professionell. Till exempel kan en elev som inte är folkbokförd i kommunen automatiskt få ett meddelande som förklarar vad detta innebär för deras ansökan.

Så kommer ni igång

Hur ska man då lättast komma i gång med att automatisera sina egna processer? Ett första steg kan vara att identifiera repetitiva moment i det dagliga arbetet, till exempel om tidigare kurser och betyg ofta kontrolleras manuellt. Då kan ni skapa automatiska tillstånd som stödjer dessa moment. Ett bra tips är att först testa funktionaliteten internt innan ni använder den till externa utskick.

Vill du veta mer om hur du kan använda automation i Alvis? Kontakta oss på info@gotit.se. Vi hjälper dig gärna vidare!

Bild: Jacob Lund

Systematiskt kvalitetsarbete – för elevernas bästa

Komplext, svårt och tidskrävande? Systematiskt kvalitetsarbete i skolan har fått ett oförtjänt rykte – trots att det är avgörande för både verksamheten och elevernas lärande. Så hur kan vi göra kvalitetsarbetet mer meningsfullt, roligare och mer strukturerat?

”Syftet med ett systematiskt kvalitetsarbete är att synliggöra vad vi gör, varför och vad det leder till. Ett fungerande kvalitetsarbete är avgörande för att kunna främja alla barns och elevers utveckling och lärande.” Så beskriver Skolverket ett systematiskt kvalitetsarbete. En som har djupdykt i ämnet de senaste tio åren är Thomas Ladö, utbildad gymnasielärare och verksam som kvalitetsledare. Han har också skrivit boken ”Varning för kvalitetsarbete”.

Thomas Ladö, utbildad gymnasielärare och verksam som kvalitetsledare.

– Många lärare upplever att systematiskt kvalitetsarbete är både komplext och svårt. Dessutom känns det ofta tidskrävande med all dokumentation som krävs och som ofta ska utföras i flera digitala system. En stor del av problemet är att skolor lätt fastnar i att koppla kvalitet till mätningar och inte alltid får återkoppling på det som skrivs, säger Thomas och tillägger:

– Det är lätt att blanda ihop kvalitet och kvantitet. Kombinationen av hög arbetsbelastning och utvärderingsprocesser gör att engagemanget ibland brister. Men utmaningarna ser självklart olika ut i landets skolor.

Sluta leta efter avvikelser

Thomas bästa tips är att lägga fokus på det som fungerar, i stället för att fastna i jakten på det som inte gör det. Under de senaste åren har kvalitetsarbetet ofta handlat för mycket om att hitta och analysera avvikelser.

– Ibland utförs kvalitetsarbetet mest för att uppfylla yttre krav, snarare än att drivas av en genuin vilja att förbättra verksamheten. Börja arbetet med att skapa en gemensam förståelse för vad kvalitet egentligen betyder, varför det är viktigt och vad arbetet syftar till.

Han betonar:
– Utveckla sedan frågeställningarna tillsammans. Lyssna, granska och bedöm – och lyft fram det som verkligen är intressant! Och kom ihåg att göra det för barnen och elevernas skull, inte för någon annans. En stark och nyfiken kvalitetskultur är den verkliga drivkraften bakom ett framgångsrikt kvalitetsarbete.

Tillit är centralt

Tillit är en också en viktig del i ett systematiskt kvalitetsarbete, menar Thomas.
– Mitt viktigaste budskap är att lita på att alla gör sitt jobb, oavsett om det handlar om rektorer, verksamhets- och förvaltningschefer, IT-pedagoger, lärare eller systemadministratörer. Lyssna på professionen. Självklart ska man ställa krav där det behövs, men tillit är centralt för att kvalitetsarbetet ska kännas både roligt och meningsfullt, säger Thomas.

Han avslutar:
– Systematiskt kvalitetsarbete handlar om att samla in data, leta efter mönster, synliggöra det man gör och hur det påverkar resultatet. Men framför allt: det viktigaste är att arbetet ska bidra till att ge barnen och eleverna en ännu bättre utbildning.

Tre steg till bättre kvalitetsarbete  

Kvalitetskultur som drivkraft

Skapa en gemensam förståelse för kvalitetsarbetet. Vad betyder det för just din verksamhet och skola, och vad är syftet? Utveckla frågeställningarna tillsammans, gärna över professionsgränserna, och låt vardagen vara utgångspunkten.

Börja med det som fungerar

Sluta fokusera på avvikelser och det som inte fungerar. Kvalitetsarbetet blir både roligare och mer givande om du börjar med det som redan fungerar bra och analyserar varför det gör det. Lägg tonvikt på reflekterande dokumentation i stället för beskrivande dokumentation.

Ha fokus på kvalitet i stället för kvantitet

Det är lätt att fastna i kvantitativa resultat och överdriven dokumentation. Påminn dig själv om syftet med kvalitetsarbetet: att skapa de bästa förutsättningarna för eleverna och ge dem en bra skolgång och utbildning.

Bild: Jacob Lund

Nya funktioner i Skolplatsen gör systemet mer användarvänligt

Skolplatsen, Gotits IT-system för skoladministration, har under hösten uppdaterats med flera nya funktioner som syftar till att effektivisera arbetet och förenkla vardagen för både administratörer och elever. Med dessa förbättringar blir det bland annat enklare att göra ändringar på gruppnivå och att hantera studiegångsbyten digitalt. Dessutom introduceras möjligheten att generera omfattande rapporter om elevunderlag.

Följande nya funktioner ska bidra till en mer strömlinjeformad och användarvänlig plattform, vilket i sin tur underlättar den dagliga skoladministrationen:

Förbättrad individuell studieplan för gymnasieskolan

Den individuella studieplanen har uppdaterats med fler användningsområden och ökad flexibilitet. Administratörer kan nu hantera grupper direkt i studieplanen och smidigare koppla elever till specifika ämnen.

Effektiv grupphantering

Med en ny funktion för att kopiera och ändra flera grupper samtidigt kan administratörer snabbt uppdatera stora gruppunderlag. Funktionen är särskilt användbar vid terminsstart och planering inför nya läsår.

Omfattande organisationsrapport

En kraftfull rapportfunktion gör det enkelt att få en överblick över elevantal och klassammansättningar vid valfri tidpunkt. Rapporten, som kan exporteras som Excel eller PDF, stödjer både historisk analys och framtidsplanering för förskola, grundskola och gymnasium.

Centrala timplaner

För att effektivisera arbetet med timplaner i grundskolan introduceras möjligheten att skapa centrala mallar. Med denna funktion kan en grundmall för timplan användas, vilket eliminerar behovet av att skapa samma plan för varje enhet. Användare kan sedan kopiera och anpassa den centrala timplanen efter behov, exempelvis genom att lägga till lokala ämnen som utökad idrott eller friskvård.

Digital hantering av studiegångsbyten

Nu kan gymnasieelever ansöka om att byta kurs, inriktning eller program direkt i Skolplatsens system. Detta ersätter tidigare pappersbaserade processer och möjliggör för elever och administratörer att enklare följa och hantera ansökningar.

Förbättrat inriktningsval i gymnasiet

Med en ny funktion kopplas inriktningsval automatiskt till elevens program, vilket säkerställer att endast relevanta val presenteras. Funktionen förenklar processen och minskar risken för felval.

Dessa nyheter är en del av Skolplatsens strävan att kontinuerligt utvecklas med moderna funktioner som möter användarnas behov. Genom att effektivisera administrativa processer och frigöra tid kan skolpersonal fokusera på det som är viktigast – att stödja elevers lärande och utveckling.

Bild: Jacob Lund

Nytt betygssystem införs: Ämnesbetyg ersätter kursbetyg

En omfattande reform av det svenska gymnasiesystemet, Gy25, träder i kraft i år. Det tidigare kursbetygssystemet med separata betyg för varje kurs ersätts av ämnesbetyg – en förändring som ska ge eleverna bättre förutsättningar att utveckla sina kunskaper. På Gotit ser man över sina webbaserade verktyg för utbildningsadministration för att säkerställa ett smidigt genomförande av reformen.

Från och med den 1 juli 2025 införs ett nytt betygssystem för elever på gymnasieskolan, den anpassade gymnasieskolan och vuxenutbildningen på gymnasial nivå (Komvux). Tidigare kursbetyg ersätts med ämnesbetyg och ämnesplaner utformas som sammanhållna ämnen med nivåer i stället för separata kurser. Elever kan därmed förbättra sitt resultaten löpande för att sedan erhålla ett ämnesbetyg.

– Förhoppningsvis leder det till bättre motivation och förutsättningar för elever att uppnå sina studiemål, säger Jonas Hansson, teamledare på Gotit.

Med reformen ersätts av naturliga skäl även kurskoder med koder för ämnesnivå, så kallade nivåkoder. Utbildare i Sverige påverkas direkt av detta och behöver därför se över och uppdatera sitt utbud. Jonas Hansson menar att det kan innebära utmaningar, inte minst i en övergångsperiod där koderna överlappar varandra.

– För elever som ansöker till kurser för hösten 2025 kommer nivåkoder att gälla, dessförinnan är det kurskoder. Det gäller att ha ett enkelt och tydligt register, och här kan vi stötta upp, säger Jonas Hansson.

På Gotit säkerställer man att processen blir så smidig som möjligt för sina kunder inom utbildningssektorn. Alvis ses över och ett detaljerat underlag som matchar de nya ämneskoderna med de tidigare kurskoderna tas fram.