Författararkiv för: Redaktör

Foto: Shutterstock

”Verkligheten är rörlig och föränderlig”

Verkligheten inom offentlig sektor är mångfacetterad och svår att generalisera. Lennart Wittberg, föreläsare på företaget Effektiv Styrning, menar att det därför är viktigt att ha en styrning grundat på tillit i stället för mål och resultat.

Hej, Lennart! Vad menas egentligen med tillitsbaserad styrning? 

– Tillit handlar om att hantera risker i relationer. I praktiken innebär det att man har realistiska förväntningar på att människor beter sig som de borde, baserat på erfarenheter och kända omständigheter. Tillit kan aldrig uppstå i riskfria relationer, utan skapas bara när det finns någon form av ömsesidigt beroende. Tillitsbaserad styrning innebär i sin tur att man har en styrning som skapar förutsättningar för tillit att växa – chefer och kollegor behöver ömsesidigt kunna lita på att man hanterar varje situation på bästa sätt.

Lennart Wittberg, föreläsare på Effektiv Styrning.

Och vad har tillitsbaserad styrning för roll inom skola och annan offentlig sektor?

– Studier visar att det finns en hög grad av tillit, men att styrningen ofta är utformad som om tillit inte fanns eller var ointressant. Styrningen drivs i stället av mål och resultat, som inte tar hänsyn till mellanmänskliga relationer. Man försöker att ”styra med fjärrkontroll” där man förlitar sig på att personer utanför verksamheten ska säkerställa kvaliteten, i stället för personal på plats. Då har man skapat ett system som ger mindre plats för professionellt omdöme. Verkligheten kan inte definieras i mål och regler, utan varje unik situation behöver hanteras på bästa möjliga sätt.

Styrningen utformas ofta som om organisationen vore ett komplicerat system, när den snarare är ett komplext system. Vad är skillnaden?

– När man ser organisationen som ett komplicerat system, tror man att det går att bryta upp helheten i mindre delar och kartlägga ett orsakssamband – lite som om verksamheten vore en maskin. Men dagens organisationer är komplexa och större än summan av delarna. Man kan se det lite som en levande organism. Det går inte att studera en myrstack genom att dela upp den i delar och studera en myra, utan det gäller att förstå interaktionen för att förstå helheten. Samma sak gäller med styrning och tillit. Verkligheten är inte stabil och mekanisk, utan rörlig och föränderlig.

Hur ska man styra för att hantera risker på bästa sätt inom offentlig sektor?

– Den största missuppfattningen är att kontroll och övervakning reducerar risker, men en organisation består av människor och känslor. Därför krävs det tillit för att hantera risker i relationer. Ett bra exempel från sjukvården är en undersköterska som förstår när det är läge för att duscha en dement person och när det blir ett övergrepp. Sådant kan man inte definiera och skriva regler för. Även om tillit minskar risktagandet, kan det inte ta bort det helt.

Till sist, varför är det så viktigt med handlingsutrymme?

– Det finns alltid ramar och regler att följa, till exempel uppdrag, lagar och verksamhetsplaner. Men allt kan inte styras eller förutses. Därför måste man se till att det finns ett flexibelt handlingsutrymme inom den ramen, som både kan och ska användas. Det är det enda sättet att hantera komplexitet på.

Tillit och tillitsbaserad styrning i korthet

1. Tillit handlar om att hantera risker i relationer och kan bara uppnås om det finns någon form av ömsesidigt beroende. Riskfria relationer kan aldrig skapa tillit, men relationerna behöver inte vara jämlika. Tillit minskar risktagandet, men kan inte ta bort det helt.
2. Inom offentlig sektor finns en hög grad av tillit, men styrningen är utformad som om det vore tvärtom. Ofta är styrningen i stället grundad på mål och resultat, där man utgår från att organisationer är komplicerade i stället för komplexa.
3. För att uppnå tillit är det faktiska handlingsutrymmet och hur vi ser på kvalitet och misstag helt avgörande.

Foto: Jacob Lund

Smidigt införande av Alvis i Tyresö

När Tyresö kommun bytte administrativt system för vuxenutbildningen gick genomförandeprocessen smidigt. Redan ett halvår efter projektstarten var man i gång med basfunktionerna i Alvis. Framgångsfaktorerna stavades god planering, hög arbetsmoral och ett positivt förhållningssätt i projektgruppen.

Sandra Lindblom är systemförvaltare för Alvis i Tyresö kommun och fungerade som delprojektledare för införandeprojektet, som avslutades i november 2021. I uppdraget ingick att vara en länk mellan projektledaren, verksamheten och Gotit under införandet av Alvis. Nu, ett halvår senare, är hon nöjd när hon ser tillbaka på projektet.

– Vi hade bemannat projektgruppen på ett bra sätt och försökt att ta höjd för att kunna lösa våra vanliga arbetsuppgifter parallellt med införandeprojektet. Att stärka upp organisationen lite extra är ett måste eftersom det går åt en hel del tid till bland annat utbildningar, inställningar och validering av data, konstaterar hon.

Delar av Tyresös projektgrupp. Från vänster: Judeh Mazhar, skoladministratör, Malin Warne, IT-samordnare, Théresé Sarocchi, samordnare och Tina Allard, studie/yrkesvägledare.

I Tyresös projektgrupp ingick två SYVar, en IT-samordnare, en samordnare, två administratörer, projektledaren och Sandra.

– Vi hade en jättebra projektgrupp. Alla hade hög arbetsmoral och en positiv anda och ansträngde sig verkligen för att lösa alla uppgifter längs vägen. I vissa moment tog vi också in lite mer spetskompetens där det behövdes.

– Vi har också haft ett väldigt bra samarbete med Gotit. Vi var lite nervösa och stressade i början då vi tyckte att tidsplanen var tight, men vi uppfattade Gotit som lugna och tillmötesgående, vilket lugnade oss. Kommunikationen och återkopplingen fungerade bra och det märktes att de hade bra erfarenhet av införanden och kompetens kring våra frågor. Ett förbättringsområde, som vi har givit som feedback, är att Gotit kan bli ännu tydligare med att informera om vanliga misstag som kommuner ofta gör i sådana här processer. Ett exempel var att det blev lite tight med tid för konverteringen. Det hade varit bra om vi börjat kontrollera hur vår data såg ut lite tidigare.

Eftersom Tyresö är en relativt liten kommun, med vuxenutbildning på en enda skola så behövde man inte kommunicera så brett inom kommunen utan lade fokus på att arbeta med information på hemsidan så att eleverna som skulle ansöka nåddes av informationen.

Började med basnivå

Tyresö valde att lägga sig på en basnivå i Alvis vid införandet och avvaktade därför med en del utvecklingsfrågor. Nu när medarbetarna lärt känna systemet så tittar man på hur man kan jobba vidare med andra delar som ökar potentialen.

Sandra är stolt över att projektgruppen kunde bibehålla en positiv anda hela vägen, trots perioder av hög arbetsbelastning och att mycket av arbetet fick ske på distans på grund av pandemin. Samt att verksamheten även blev nöjda med slutresultatet.

– När vi haft uppföljningsmöte med verksamheten efter införandet, lyfte verksamheten fram Gotits snabba återkoppling i supporten. Användarna känner sig trygga med att de får hjälp vid frågor.

Sandra konstaterar också att det är bra om man får med sig skolans ledning i processen redan under införandet så att de lär känna systemet och dess struktur och kan ta del av den statistik som finns tillgänglig i verksamhetssystem.

– För oss är det viktigt att Alvis inte bara blir ett administrativt stöd, utan även ett strategiskt, säger hon.

Tipset!

Ett tips från Tyresö till andra kommuner är att boka in interna avstämningsmöten efter varje utbildningstillfälle med Gotit. I Tyresös projektgrupp reflekterade man kring alla utbildningar efteråt. Var man nöjd med utbildningen? Var det något som man måste ha mer information om? Behövdes det tas beslut om något som tagits upp på utbildningen?  Behövdes en specifik rutin för Tyresö? Vem gör vad av det som togs upp på utbildningen etc.

Det var en bra tidpunkt för att samla tankarna med våra projektdeltagare när utbildningen fortfarande var färsk i minnet samt att fånga upp frågor som vi behövde lyfta med Gotit – både högt och lågt.

Sandra Lindblom, systemförvaltare Tyresö.

Bild: Shutterstock

Kostnadsfritt webbinarium

Utveckla vuxenutbildningen med hjälp av administrationen

Datum: Onsdag 22 juni
Tid: 13:00–14:00
Plats: Digitalt via Teams
Målgrupp: Skoladministratörer, skolledare och huvudmän inom vuxenutbildningen

Anmäl dig till webbinariet här.

Bild: Jacob Lund

Kostnadsfritt webbinarium

Rollen som rektor kräver en ny form av ledarskap

Datum: Onsdag 15 juni
Tid: 13:00–14:00
Plats: Digitalt via Teams
Målgrupp: Skolledare och huvudmän inom skola och vuxenutbildningen

Anmäl dig till webbinariet här.

Bild: Jacob Lund

Kostnadsfritt webbinarium

Tillitsbaserad styrning – om tillitens betydelse

Datum: Onsdag 8 juni
Tid: 13:00–14:30
Plats: Digitalt via Teams
Målgrupp: Skolledare, huvudmän och skoladministratörer inom skola och vuxenutbildningen

Anmäl dig till webbinariet här.

Bild: Jacob Lund

Att kommunicera i förändring

Så få du med alla på tåget

Att införa ett nytt IT-system innebär inte bara att användarna ska vänja sig vid en ny plattform med nya funktioner och ett nytt utseende. De måste också vänja sig vid själva tanken på förändringen. För att göra införandeprocessen så smidig som möjligt är det därför klokt att göra en plan för den interna kommunikationen.

När man planerar en större förändring i en organisation, så kan man vara ganska säker på att det finns personer som reagerar med motstånd. Ofta handlar det om att de inte känner sig informerade och att de inte förstått nyttan med förändringen. Men genom förståelse för förändringsprocessens olika faser kan man stötta förflyttningen från blockering till acceptans med hjälp av skräddarsydd kommunikation.

Här följer en kortare översikt över den klassiska förändringsprocessens fyra faser och vilken typ av kommunikation som passar bäst i respektive fas:

• Blockeringsfasen

I blockeringsfasen har många svårt att ta in förändringen och reaktionerna brukar därför ofta vara ganska tystlåtna. Det är lätt att misstolka tystnaden som acceptans, men det är viktigt att tänka på att det kan vara svårt att få fram budskapet. Att upprepa informationen i en mix av kanaler kan vara en god idé.

• Motståndsfasen

I motståndsfasen tar de negativa känslorna större plats. Känslor av motstånd och en ovilja till förändring förkommer och det är inte helt ovanligt med ilskna reaktioner. Den som arbetar med förändringen kan dock trösta sig med att reaktionerna ändå är ett slags tecken på engagemang. I den här fasen passar kommunikation i mindre grupper bäst, gärna med kollegor som känner varandra väl eller i form av enskilda samtal med en chef. Försök att skapa trygghet och besvara eventuella frågor snabbt.

• Bearbetningsfasen

I bearbetningsfasen har anpassningen påbörjats. Många frågor dyker fortfarande upp och det är vanligt att man vill veta mer exakt vad förändringen kommer att innebära för mig, min avdelning etc. Detta kan ta ganska mycket energi från organisationen och det är klokt att lägga fokus på att få medarbetarna att se fördelar med förändringen, både för sig själva och verksamheten.

• Acceptansfasen

I acceptansfasen ökar energin, man börjar blicka framåt och några blir till och med ambassadörer för det nya. De som går i täten och tror mest på förändringen vill gärna få uppskattning för sina insatser och de har ofta idéer till ytterligare utveckling. Glöm inte att titta tillbaka på projektet och bekräfta allt arbete som gjorts. Och framför allt fira!

Bild: Jacob Lund

Kostnadsfritt webbinarium

Bättre resultat och trivsel med statistikens hjälp

Datum: Onsdag 1 juni
Tid: 13:00–14:00
Plats: Digitalt via Teams
Målgrupp: Skolledare, huvudmän och skoladministratörer inom grund- och gymnasieskolan

Varmt välkommen!

Anmäl dig till webbinariet här.

Bild: Jacob Lund

Nytt IT-system på gång? 5 förberedelser som förenklar processen

Att byta IT-system i skolan kan kännas som en jätteutmaning, men med bra förberedelser så kan man underlätta processen och skapa förutsättningar för ett positivt mottagande i organisationen. Här är Gotits bästa råd till kommuner och anordnare som står i begrepp att byta IT-system.

Joakim Ehrs, kvalitetsansvarig och Anja Marcusson, verksamhetskonsult på Gotit, har stöttat många kommuner och skolor vid införandet av nya IT-system. Enligt deras erfarenhet så brukar införandeprocessen gå relativt smidigt, speciellt för de kunder som förberett sig på rätt sätt.

– Vi har en detaljerad införandeprocess som vi alltid går igenom noga tillsammans med kunden vid projektets startmöte. Processen klargör bland annat hur projektorganisationen ser ut, vem som är ansvarig för vad och hur allt ska gå till, inklusive bland annat avstämningar, utbildningsinsatser, konverteringar etc, säger Joakim Ehrs.

Processen är tydlig och väl beprövad. Gotit försöker alltid att lyfta eventuella risker för att förekomma problem. Men det finns ett antal saker som kunderna själva kan göra för att underlätta processen. Här är Anjas och Joakims bästa råd.

5 vägar till en smidig införandeprocess:

1. Byt ett system i taget

Ett gott råd är att genomföra förändringarna stegvis. En del kunder väljer att byta allt på en gång, men vi rekommenderar att fokusera på att byta ett system i taget. Bäst är att börja med det elevadministrativa systemet eftersom det är det som bidrar med data till övriga system.

2. Beställ konvertering av data

En av de viktigaste förberedelserna är att i god tid beställa konvertering av data från den nuvarande leverantören. Det är det första som behöver göras, annars riskerar hela tidplanen att förskjutas om inte rätt filer och data levererats i rätt tid. Utan tillgång till data och filer så kan vi t.ex. inte göra testkonverteringar eller genomföra utbildningar.

3. Säkerställ resurser

Kunden behöver också säkerställa att man har tillräckligt med resurser för att arbeta med införandet. Det är en utmaning då man har sin fasta organisation som också ska hinna med sina ordinarie uppgifter, men framför allt är det viktigt att verksamhetskunnig personal som skoladministratörer, tekniska resurser och personer som kan fatta beslut har tillräckligt med tid avsatt för projektet. Administratörerna är jätteviktiga eftersom det är de som kan datan allra bäst.

4. Förankra projektet internt

Missa inte chansen att informera och prata med de som ska använda det nya systemet. Ta med administratörer och lärare och andra i gruppen så att de bli involverade och är med i förändringen. Det är viktigt att få med alla på tåget för att slippa slitsamma diskussioner och eventuellt missnöje längs vägen.

5. Prata med andra

Ta gärna kontakt med andra skolor som gjort samma resa och hör hur de löst olika frågor i sin vardag. Eftersom Gotits system går att använda på många olika sätt är det väldigt värdefullt att bolla med någon som har samma förutsättningar som en själv. Gotit bistår gärna med tips på skolor som kan fungera som referenter.

Anja Marcusson, verksamhetskonsult och Joakim Ehrs,
kvalitetsansvarig och dataskyddsombud

Bild: Shutterstock

Kostnadsfritt webbinarium

Skoljuridikens måsten för dig som skolledare

När: Onsdag 18 maj
Tid: 13:00-14:00
Plats: Digitalt via Teams
Målgrupp: Skolledare och huvudmän inom skola och vuxenutbildningen

Om Mikael Andersson: Mikael Andersson har erfarenhet av utredningar vid Utbildningsdepartementet och flera skol- och utbildningsmyndigheter.

Varmt välkommen!

Anmäl dig till webbinariet här.

Bild: Jacob Lund

Nyhet

Nya lärarfunktioner lanseras i Alvis under 2022

Under 2022 lanserar Gotit nya skräddarsydda funktioner för lärare i Alvis. De nya lärarfunktionerna blir ett komplement till funktionerna som redan i dag finns i Alvis och målsättningen är att ytterligare förenkla vardagen för lärarna med hjälp av en rad nya smarta funktioner.

I arbetet med Alvis lärarfunktioner har Gotit gjort förstudier tillsammans med en grupp lärare. Samarbetet har resulterat i ett antal insikter som nu man tagit tillvara i det fortsatta utvecklingsarbetet. 

– Vi kan konstatera att vi har superdigitala lärare. Pandemin har verkligen accelererat digitaliseringen av skolan. Vi såg också att lärarna vill förenkla administrationen så mycket de kan för att kunna tillbringa mer tid i klassrummen. Vi har därför strävat efter att förenkla lärarfunktionerna så mycket det bara går. En annan insikt var att vi behöver anpassa designen så att lärarna känner igen sig. De sitter mycket i googlebaserade system, som Google Classroom och därför knyter vi an till detta i vår egen design, konstaterar Jonas Hansson, teamledare.

”Framöver kommer det att gå att utfärda intyg och inte bara betyg från lärarfunktionerna”

För att komma åt lärarfunktionerna loggar lärarna in med Mobilt BankID, Freja eID Plus eller Single Sign-On. Väl inne på startsidan så ligger blåmarkerade notifieringar väl synliga högst upp på sidan. Dessa är anpassade efter vilken roll man har som lärare, men startsidan kan också enkelt anpassas efter varje lärares egna behov. Vanliga funktioner är en anslagstavla med nyheter, noteringar med lärarens egna anteckningar, inläst schema etc. I vänsterspalten hittar man länkar till vanliga uppgifter som Elev, Grupp, Frånvaro, Frånvarohantering, Studieförsäkran och Betygssättning. 

Andra anpassningar som gjorts för att förenkla för lärarna är att det inte finns någon uppdelning mellan grupper och klasser, det finns heller inga sökurval på terminer och perioder. Notifieringar presenteras tydligt i en arbetslista där man också kan bocka av genomförda uppgifter. Som lärare ser man dessutom bara det man har behörighet för, man ser till exempel bara grupper som man kan studieförsäkra eller betygssätta, utan att behöva störas av ovidkommande information. 

– Framöver kommer det att gå att utfärda intyg och inte bara betyg från lärarfunktionerna och så småningom kommer även till exempel nationella prov, studieaktivitet och pedagogisk planering att få en egen funktion med egna menyval, säger Jonas Hansson. Vi håller också på att jobba för implementering av elektronisk signering, vilket kommer att snabba upp processer kring till exempel signering av betygskataloger ordentligt. 

Jonas Hansson,
teamledare på Alvis

Vill du ingå i testgruppen?

Ytterligare användartester pågår under våren och den som vill vara med och testa och utvärdera är mycket välkommen att höra av sig till Gotit på jonas.hansson@gotit.se