Hjärnan mår bra av struktur och ordning

Maria_Breitholtz_Söderström

”Hjärnan mår bra av struktur och ordning”

Skoladministratörers vardag är utmanande med många bollar i luften och flera roller att växla mellan. Maria Breitholtz Söderström delar här med sig av sina bästa råd kring hur man kan minskar stress och mår bra över tid genom att lära sig mer om hållbar effektivitet.

 

Hej, Maria! Vad innebär egentligen hållbar effektivitet?

– Många kanske tror att det handlar om att jobba mer och snabbare, men hållbar effektivitet handlar snarare om att nyttja sin tid och energi på ett smart sätt. Med hjälp av olika planeringsmetoder och tekniska verktyg kan man minska stress och få bättre koll på läget, så att man kan njuta mer av tillvaron. Hållbar effektivitet handlar alltså inte om att prestera mer, utan om att utföra det vi måste på ett hälsosamt sätt. Vi ska både hålla i längden och må bra under tiden.

 

Vad kan man göra för att vara hållbart effektiv?

– Planering är jätteviktigt. Ett tips är att fördela uppgifterna utifrån hur mycket fokus som krävs och sedan synka det med när man brukar ha som mest energi, till exempel tidigt eller sent på dagen eller veckan. Man kan också träna upp sitt fokus genom att undvika distraktioner. Ibland måste man vara tillgänglig, men ibland är det bättre att avsätta en timme för att kunna arbeta koncentrerat och ostört. Med rätt rutiner och fokus kan arbetsbelastningen kännas mer stabil.

 

Vilka verktyg och metoder jobbar man med?

– Mycket kommer in via mailen, där kan en effektivare mailhantering frigöra upp till en timme per dag. Merparten av alla skolor använder Outlook, då är det viktigt att förstå programmets hjälpmedel och funktioner. Det kan vara att koppla mail till kalenderbokningar, lägga in automatiska påminnelser längre fram i tiden eller att stänga av aviseringar. Fokus ligger också på att få undan det viktigaste eller mest brådskande, till exempel genom att färgmarkera uppgifter efter olika prioriteringsnivåer.

 

”Enkla, handfasta tips kan underlätta jättemycket.”

 

Vilka utmaningar kan försvåra hållbar effektivitet?

– För skoladministratörer är det ofta tillgängligheten och att man blir avbruten mycket som sätter käppar i hjulet. Man kommer ofta till en administratörsroll för att man gillar människor, är service minded och vill hjälpa till. Rollen kräver att man är lagd så som person. Men man får ta små steg framåt och prioritera det viktigaste. Börja med att stänga dörren och sätta upp en lapp bara för en timme. Ibland kanske man till och med kan börja dagen hemifrån. Min erfarenhet är att andra arbetsuppgifter känns mer okej när man får gjort det viktigaste först.

 

Till sist, varför ska man vara hållbart effektiv?

– Målet är att minska stressen och kunna känna sig nöjd och glad vid dagens slut. Att-göra-listan kanske inte är tom, men man ska ändå känna att man har gjort det viktigaste på ett så bra sätt som möjligt. Det är egentligen en känsla av kontroll, att veta att man ligger i fas eller till och med steget före. Det gör att vi mår bättre, samtidigt som vi presterar bättre när energin inte går åt till att stressa och må dåligt. Livet är viktigt, vi måste se till att njuta av det.

 

Så blir du hållbart effektiv:

  • Kategorisera dina arbetsuppgifter efter prioriteringsnivå.
  • Fördela dina arbetsuppgifter efter hur mycket fokus och mental tankekraft som krävs. Försök sedan att schemalägga uppgifterna efter den tid på dygnet som du brukar ha mycket energi.
  • Avsätt tid för enskilt arbete, där du stänger dörren om dig eller utför vissa arbetsuppgifter hemma. Du måste inte vara tillgänglig jämt.
  • Hitta rutiner för din mailhantering och lär dig mailprogrammets hjälpmedel. Flagga mail som inte är brådskande, lägg in påminnelser, ta bort aviseringar eller färgmarkera mail där du endast är med som kopia.
  • Ha koll på vett och etikett när du skickar mail. Var tydlig med dina rubriker, punkta upp i stället för att använda löptext och använd funktionen hemlig kopia när du vill hindra mottagaren från att svara alla.

 

Vill du lära dig mer om Hållbar effektivitet med Outlook som verktyg? Läs mer om utbildningen här

Posted in Gotit |
Dela:

Webbinarium: Jobba mer strategiskt med skoladministrationen

Bild: Jacob Lund

 

Webbinarium om rapporten En ny syn på skoladministration

 

Öka skolresultaten och förbättra trivseln med strategisk skoladministration

 

Plats: Zoom videoföreläsning
När: Tisdag den 16 november kl. 13.00-14.00
Upplägg: Digital presentation med utredaren Mikael Andersson,
följt av frågor och kommentarer kring rapporten.
Anmäl dig här

 

Skoladministrationen inom grund- och gymnasieskolan är en dold framgångsfaktor. Strategiskt använd leder den nämligen både till bättre skolresultat och ökad trivsel bland medarbetarna. Det visar rapporten En ny syn på skoladministration, som baseras på vår kartläggning av skoladministrationen inom grund- och gymnasieskolan.

Nu kan du som arbetar inom skolan delta i Gotits kostnadsfria webbinarium med utredaren Mikael Andersson, som kommer att dela med sig av insikter och reflektioner från vårt kartläggningsarbete. Ta del av våra erfarenheter och lär dig mer om hur strategisk skoladministration, kombinerad med en tydlig ledningsfilosofi, är avgörande för skolans utveckling.

Alla som deltar i webbinariet kan också beställa den utökade och uppdaterade andra utgåvan av rapporten.

 

Välkommen!

 

Upplägg:

13.00 Inledning och välkomna
Jörgen Rönning, vd på Gotit

13.05 En ny syn på skoladministration
Mikael Andersson, utredare
Skoladministrationen är en dold framgångsfaktor. Strategiskt använde leder den både till bättre skolresultat och förbättrad trivsel bland medarbetarna.

13.45 Frågor och kommentarer

14.00 Avslutning

 

 

 

Posted in Gotit |
Dela:

Webbinarium: Ledare inom skola och utbildning

 


Bild: Jacob Lund

Kostnadsfritt webbinarium:

Ledare inom skola och utbildning

– Att arbeta som rektor kräver en ny form av ledarskap

 

Plats: Zoom videoföreläsning
Tid:
9 november 13.00-14.00
MålgruppSkolledare och huvudmän inom skola och vuxenutbildningen
Upplägg: Presentation av Mikael Andersson,
följt av en frågestund om rapporten.
Anmäl dig här

 

Förväntningar från elever, vårdnadshavare, myndigheter och medarbetare. Att vara rektor idag innebär ökade krav från olika intressenter och en stor mängd administrativa uppgifter, något som står i konflikt med idealbilden av skolan som ett unikt rum för lärande. Det vill vi ändra på. I takt med att skolan alltmer omvandlas till en resultatenhet, krävs därför ett nytt sätt att se på ledarskapet.

Den 9 november bjuder Gotit in dig som arbetar inom skolledning till ett kostnadsfritt webbinarium med Mikael Andersson, författare till rapporten Ledare inom skola och utbildning – ett uppdrag i korstrycket (2021). Rapporten baseras på Gotits kartläggning av skolledarnas arbetssituation och yrkets utmaningar och möjligheter. Resultatet visar bland annat att endast 30 procent av rektorerna delegerar arbetsuppgifter till andra medarbetare, och att många upplever att en för stor del av arbetstiden går åt till administration.

Under presentationen delar Mikael med sig av erfarenheter och rekommendationer till dig som arbetar inom skolledning, samtidigt som du kommer få möjlighet att kommentera rapporten och ställa eventuella frågor. Alla deltagare får också möjligheten att beställa en kopia av rapporten.

Varmt välkommen!

#skola #skolledare #rektor #skolledning

 

Posted in Gotit |
Dela:

Kostnadsfritt webbinarium: Få ut mer av din arbetsdag som skoladministratör

Bild: Karolina Grabowska

Hållbar effektivitet

– få ut mer av din arbetsdag som skoladministratör

 

Plats: Teams videoföreläsning
TidTisdag 19 oktober kl 13.00 – 14.30
Anmäl dig här
UppläggDigital föreläsning med Maria Breitholtz Söderström
Målgrupp: Skoladministratörer och andra intresserade av hållbar effektivitet.
Begränsat antal platser!

 

Hållbar effektivitet handlar inte om att springa fortare, utan om att prioritera smartare. Den 19 oktober bjuder Gotit in dig som arbetar som skoladminstratör till ett kostnadsfritt webbinarium i hållbar effektivitet med Maria Breitholtz Söderström. 

Med lång erfarenhet av att hjälpa både chefer och administratörer i olika verksamheter, kombinerar Maria på ett lättsamt sätt inspiration med fakta. Bland annat kommer du att få smarta tips för din mailhantering, så att du kan frigöra upp till en timme om dagen. Maria kommer också att tipsa om olika prioriteringsmetoder för att du ska känna dig nöjd med arbetsdagen.

Den digitala föreläsningen fokuserar på vad du kan göra för att vara hållbart effektiv, men också hur och varför, så att du kan frigöra tid och få ut mer av din vardag.

Välkomna!

Posted in Gotit |
Dela:

5 saker du får med dig från Skolledardagen

5 saker du får med dig från Skolledardagen

Missa inte Skolledardagen den 2 november!  Gotits Skolledardag är en digital heldag späckad med intressanta och aktuella föreläsningar speciellt framtagna för dig som är skolledare. Innehållet tar upp de frågor och utmaningar som du möter i din vardag och bjuder på massor av tips och idéer som du sedan kan jobba vidare med på din egen skola.

 

Här listar vi 5 saker du kommer kunna ta med dig efter Skolledardagen.

 

Regler är regler…….eller?

Skoljuridik är ett komplext område, och bara i skollagen finns det 141 referenser till ”rektor”. Mikael Andersson går igenom vilka som är de viktigaste områdena att känna till? Och kanske ännu mer viktigt: vilka möjligheter finns det inom regelverket för dig som skolledare?

 

Om tillitens betydelse

Att delegera är ett sätt att få mer tid till dina fokusområden. Men framgångsrik delegering bygger på tillit. Lennart Wittberg kommer att ge nya kunskaper kring tillitsbaserad styrning och vilken roll tilliten spelar i både tanke och praktik.

 

Proaktivt SKA-arbete, konkreta tips

Johan Winsborn guidar dig i hur du kan tänka kring de olika stegen i det systematiska kvalitetsarbetet för att kunna arbeta mer proaktivt. Föreläsningen tar också upp hur man kan ta hänsyn till olika intressenter när man sätter upp mål.

 

Den komplexa rektorsrollen

Jan Elftorp reflekterar över den mångfasetterade rektorsrollen. Utmaningen ligger i att ansvaret för den dagliga driften av skolan ska kombineras med ett strategiskt ledarskap för att utveckla verksamhet och resultat. Vad kräver detta och vilka vägval står du som rektor inför?

 

Så utvecklar du din ledningsgrupp

En framgångsrik ledningsgrupp är en stor hjälp när det gäller att hantera framtidens utmaningar. Thomas Andersson tipsar om hur du som skolledare kan utveckla ledningsgruppens strategiska förmåga med utgångspunkt från 8 ”nycklar”.

 

Förutom ny kunskap får du under dagen ett flertal tillfällen att diskutera och utbyta tankar och erfarenheter med andra skolledare kring de frågor som tas upp.

 

Varmt välkommen!

 


 

Om föreläsarna

Mikael Andersson, har arbetat med ett flertal offentliga utredningar vid Utbildningsdepartementet, och han har också arbetat inom flera skol- och utbildningsmyndigheter.

Lennart Wittberg, författare och rådgivare som hjälper offentlig sektor att utvecklas.

Johan Winsborn, kvalitets och auktorisationsansvarig på Utbildningsföretagen vid Almega.

Jan Elftorp, Arbetat som rektor och har 30 års erfarenhet som ledare inom utbildningssektorn.

Thomas Andersson, utvecklare av strategiska ledningsgrupper.

 

Fakta om Skolledardagen

Praktisk information
Tid: 2 november kl 09.00-17.00
Var: Via Teams
Anmälan: anmäl dig här
Kostnad: 500 kr

 

 

Posted in Gotit |
Dela:

En avbruten kurs kan vara en positiv sak

Bild: Shutterstock

En avbruten kurs kan vara en positiv sak 

 

Inom vuxenutbildningen, där många studerar individuella kurser, så är antalet avbrott från kurserna en negativ faktor som regelbundet följs upp och rapporteras vidare. Men det gäller att skilja på negativa avbrott och de som faktiskt sker av positiva orsaker. Att analysera avbrottsstatistiken lite närmare kan bidra till flera värdefulla insikter som kan utveckla verksamheten.

 

Jesper Höglander, verksamhetskonsult på Gotit, tipsar här om 4 saker att fundera på när det gäller avbrottsstatistik.

 

Titta på de bakomliggande orsakerna

Ofta rapporteras avbrotten bara som ett hårt värde till SCB och CSN. Avbrott har en negativ klang, men det finns ju ett stort antal anledningar till varför någon väljer att hoppa av en kurs. Ytterligheterna är att kursen eller skolan upplevs som dålig och det är ju inte bra, men det kan också vara så att skolan hjälpt eleven att få en tillsvidareanställning, och då är ju avbrottet egentligen en positiv sak. För att få mer kunskap om de bakomliggande orsakerna till ett avbrott så rekommenderar vi att man skapar ”Avbrottsorsaker ” i Alvis för att kunna följa upp detta.

Kan vi påverka avbrotten?

Genom att analysera orsakerna till avbrotten så kan man också se vilka faktorer som skolan eventuellt kan påverka och vilka man inte kan göra så mycket åt. Om en elev avbryter sin kurs på grund av en flytt till en annan ort, eller för att hen fått ett jobb, så är det inte mycket man som skola kan göra. Men om man i stället noterar att orsaken till flera avbrott är att många elever har för dåliga förkunskaper för att klara studierna så kan tex en möjlig lösning vara att ordna en orienteringskurs för att förbereda eleverna bättre. Många kommuner har till exempel valt att anordna studieförberedande orienteringskurser i matte där för att fler ska komma igenom kursen med ett godkänt betyg.

När sker avbrotten?

När i tiden ett avbrott sker är också intressant att titta närmare på. Det är stor skillnad på om en elev avbryter kursen i början eller om det sker i slutet. Om det sker tidigt kan man till exempel fundera på om det är något som brister i introduktionen eller om det finns en otydlighet i studievägledningen eller kring presentationen av kursen. Om avbrottet däremot sker i slutet av en kurs så kan det vara andra faktorer som spelar in. Behövs det en annan typ av stöd till eleverna, var kursupplägget inte tillräckligt bra eller var studietakten kanske för hög? I Alvis finns funktionen ”Avbrott antal dagar efter kursstart” som en hjälp.

Analysera dina siffror

Det är också viktigt att tänka på vad de siffror man rapporterar in egentligen betyder. Är det antalet avbrutna kurser/kursdeltagare man är ute efter att analysera, eller är det att identifiera antalet personer som avbryter sina studier? Inget av sätten att mäta är fel, bara olika. Man måste ta hänsyn till vad man mäter när man utvärderar resultatet. Om man till exempel är en mindre kommun som erbjuder många kurspaket, så kan en elev som avbryter sin utbildning ge en stor procentuell påverkan i förhållande till de elever som gör avbrott på enstaka kurser, och det är såklart viktig att ha kunskap om när siffrorna presenteras.

Vill du veta mer om hur du kan arbeta med avbrottsstatistiken i Alvis? Kontakta gärna Alvis-teamet på Gotit.

 

Posted in Gotit |
Dela:

Kostnadsfritt webbinarium: Strategisk skoladministration för dig som jobbar inom Komvux

Bild: Jacob Lund

Kostnadsfritt webbinarie:
Strategisk skoladministration för dig som jobbar inom Komvux

 

Plats: Zoom videoföreläsning
Tid: 13 oktober kl. 13.00-14.00
Anmäl dig här
Upplägg: Presentation av Mikael Andersson,
följt av frågor och diskussioner om rapporten.

 

Vad har tydliga rutiner, samlad organisation och löpande analys gemensamt? De är alla exempel på framgångsfaktorer för en välfungerande administration inom vuxenutbildningen. Det visar rapporten Motorn i maskineriet, som baseras på vår kartläggning av skoladministrationen på Komvux.

Den 13 oktober genomför vi på Gotit ytterligare ett efterfrågat webbinarium med vår utredare Mikael Andersson, som kommer att prata om varför den strategiska administrationen i kombination med en tydlig ledningsfilosofi är avgörande för skolans utveckling.

Under presentationen delar Mikael med sig av erfarenheter och insikter från vårt kartläggningsarbete, så att fler kan inspireras och få en större förståelse för kopplingen mellan de administrativa funktionerna och vuxenutbildningens unika särart.

Alla som deltar får också en kopia av Motorn i maskineriet, som är den rapport som kartläggningen mynnade ut i.

Varmt välkommen!

Program:

13.00
Inledning och välkomna
Jörgen Rönning, vd på  Gotit

13.05
Motorn i maskineriet
Mikael Andersson, utredare
En strategisk skoladministration har en avgörande betydelse inom vuxenutbildning. Många av de faktorer som utgör vuxenutbildningens särart har direkt koppling till administrativa funktioner.

13.45
Frågor och diskussion

14.00
Avslutning

Posted in Gotit |
Dela:

Kostnadsfritt webbinarium: Att arbeta som rektor kräver en ny form av ledarskap

BILD: Jacob Lund

Kostnadsfritt webbinarium:

Att arbeta som rektor kräver en ny form av ledarskap

 

Plats: Zoom videoföreläsning
Tid: 6 oktober
Anmäl dig här
Upplägg:
Presentation av Mikael Andersson,
följt av en frågestund om rapporten.

 

Förväntningar från elever, vårdnadshavare, myndigheter och medarbetare. Att vara rektor idag innebär ökade krav från olika intressenter och en stor mängd administrativa uppgifter, något som står i konflikt med idealbilden av skolan som ett unikt rum för lärande. Det vill vi ändra på. I takt med att skolan alltmer omvandlas till en resultatenhet, krävs därför ett nytt sätt att se på ledarskapet.

Den 6 oktober bjuder Gotit in dig som arbetar inom skolledning till ett kostnadsfritt webbinarium med Mikael Andersson, författare till rapporten Ledare inom skola och utbildning – ett uppdrag i korstrycket (2021). Rapporten baseras på Gotits kartläggning av skolledarnas arbetssituation och yrkets utmaningar och möjligheter. Resultatet visar bland annat att endast 30 procent av rektorerna delegerar arbetsuppgifter till andra medarbetare, och att många upplever att en för stor del av arbetstiden går åt till administration.

Under presentationen delar Mikael med sig av erfarenheter och rekommendationer till dig som arbetar inom skolledning, samtidigt som du kommer få möjlighet att kommentera rapporten och ställa eventuella frågor.

Alla deltagare får också möjligheten att beställa en kopia av rapporten.

 

Anmäl dig här

 

Posted in Gotit |
Dela:

Tufft för rektorer när skolan omvandlas till resultatenheter

 

BILD: Jacob Lund

Tufft för rektorer när skolan omvandlas till resultatenheter

 

I takt med att skolan alltmer förvandlas till en resultatenhet, krävs också ett nytt sätt att se på ledarskapet. Att vara rektor idag innebär ökade krav från flera intressenter och en stor mängd administrativa arbetsuppgifter – typiska mellanchefsutmaningar, som står i konflikt med idealbilden av skolan som ett unikt rum för lärande. Det visar vår nya rapport om skolledarnas arbetssituation.

Den typiska skolledaren är idag en kvinna i 50-årsåldern. De flesta rektorer har en bakgrund som lärare och hälften har arbetat tre år eller mindre på sin nuvarande arbetsplats. Statistiken visar också att omsättningen bland rektorer är hög – inom sex år har 60 procent lämnat rektorsyrket, och majoriteten lämnar då även skolväsendet. Allra högst är siffran bland rektorer med en kommunal huvudman.

Sedan tre år tillbaka ger vi på Gotit ut rapporter som sätter fokus på administrationen inom skola och utbildning. I 2021 års rapport Ledare inom skola och utbildning – ett uppdrag i korstrycket har vi kartlagt skolledarnas arbetssituation och yrkets utmaningar och möjligheter. Rapporten baseras på studier av statliga utredningar och offentlig statistik, som har kompletterats med intervjuer av skolledare i grund- och gymnasieskola samt vuxenutbildning.

– Med rapporten vill vi vidga diskussionen kring hur skolledarens roll kan stärkas och utvecklas, inte minst ur ett administrativt perspektiv, säger Jörgen Rönning, vd på Gotit.

Friskolerektorerna nöjdast
Resultatet visar att skolledaren ofta känner sig fast i arbetet med att snabbt lösa uppkomna problem i vardagen, samtidigt som 73 procent upplever att de inte har tillräckligt med tid för den pedagogiska ledningen. De administrativa arbetsuppgifterna har ökat, liksom kraven från olika intressenter att uppnå resultat. Många rektorer anser att de inte har tillräckligt med resurser för att hinna jobba med den strategiska planeringen, eller följa upp och analysera skolans resultat, i den omfattningen de hade önskat.

– Gemensamt för de intervjuade kommunala skolledarna är att de upplever huvudmannen som ett av de största problemen. Friskolerektorerna är mer nöjda med sina förutsättningar att göra ett bra jobb. Här upplever man även att man har en stor grad av självständighet och mandat att utforma verksamheten på den egna skolan, säger Jörgen Rönning.

Typiska utmaningar för mellanchefer
De rektorer som haft en tidigare chefsbakgrund utanför skolvärlden, sticker ut i rapporten. Här ser man inte de utmaningar som ofta presenteras som typiska för skolledaryrket, som så speciella. Istället menar man att utmaningarna till 80 procent är typiska för just mellanchefer.

 

 ”De flesta mellanchefer inom skolan upplever att för stor del av deras arbetstid går åt till administration, att hantera situationer som dyker upp i vardagen, och att de inte kan få uppdrag och resurser att gå ihop.”

 

– Bland de intervjuade som även varit chefer utanför skolan, menar man istället att dessa fenomen snarare är generella problem, som uppstår när verksamheter ska prestera mer under knappare förhållanden, säger Jörgen Rönning.

30 procent delegerar
Även om regelverket lämnar stora möjligheter för skolledarna att delegera arbetsuppgifter, används sällan den möjligheten. Endast 30 procent av rektorerna delegerar uppgifter till andra medarbetare på skolan. Att inte fler gör det motiveras med att regelverket är otydligt eller att kollegorna har fullt upp. Här pekar vår rapport ändå på möjligheten att delegera beslutanderätt eller ledarskap, även för områden som pekas ut som centrala för en rektor, som till exempel att leda och samordna det pedagogiska och det administrativa arbetet.

– Rapporten visar exempel på skolenheter där rektorer med annan expertis än den pedagogiska, valt att inrätta en specialfunktion – en ”pedagogista” – som de delegerat det pedagogiska ledarskapet till, vilket har visat sig vara framgångsrikt. På samma framgångsrika sätt har vissa huvudmän valt att inrätta särskilda tjänster för skolanalytiker, som hanterar den stora mängd information som skolenheterna genererar.

I de fall detta görs på ett bra sätt, har huvudmannen haft en tydlig struktur på sitt kvalitetsarbete, där man styr mot de nationella målen och förankrar arbetet på alla nivåer. Transparens i all dokumentation i kvalitetsarbetet, och en god kommunikation kring mål, behov och förbättringsmöjligheter mellan rektorer och huvudmän, lyfts också fram som framgångsfaktorer.

– När man läser rapporten blir det tydligt att arbetssituationen för rektorerna skulle förbättras avsevärt om de delegerade mer. Det skulle frigöra tid till att fokusera på de delar i ledarskapet som man vill prioritera på den specifika skolan. Även huvudmannen skulle i ett första steg kunna ta tillbaka och centralisera många administrativa uppgifter och se över de administrativa system som används ute på skolorna. Det skulle underlätta för skolledarna i deras arbete, och även bidra till att göra det lättare att uppnå de krav på resultat som sätts av huvudmännen, säger Jörgen Rönning.

Beställ rapporten här

Posted in Gotit |
Dela: