Aktuellt

Nya smarta lärarfunktioner lanseras i Skolplatsen

Bild: Jacob Lund

Nyhet

Nya smarta lärarfunktioner lanseras i Skolplatsen

Under 2022 lanserar Gotit nya skräddarsydda funktioner för lärare i Skolplatsen.
– Målet är att förenkla lärarens vardag med en rad nya funktioner som ska hjälpa dem att spara så väl tid som energi, säger Andreas Öhman, teamledare på Skolplatsen. 

Eftersom Skolplatsen täcker flera olika skolformer så har innehållet i de nya funktionerna utvecklats utefter kundernas behov, beroende på skolform. 

– Vi tänker brett, men fokuserar på en skolform i taget. Vi kommer att utveckla och erbjuda flera bra lösningar för varje skolform och sedan kopplar vi på testgrupper som får utvärdera och tycka till, säger Andreas Öhman. 

Gemensamt för Skolplatsens lärarfunktioner är att de är skolformsspecifika. För att underlätta för lärarna så ser de bara det som är relevant för dem själva och varje person kommer bara ha tillgång till det som krävs för att utföra sina arbetsuppgifter. Ett exempel är att bara de grupper som läraren är kopplad till syns, liksom de lektioner som är kopplade till läraren. 

Samtliga skolformer kommer att mötas av ett lättnavigerat gränssnitt med tydliga funktioner som till exempel påminnelser, notiser om betygssättning och klarmarkeringar. Allt i syfte att underlätta för lärare, administratörer och rektorer. 

Andreas Öhman,
teamledare på Skolplatsen

Några av de nya funktionerna i Skolplatsen

Frånvaro:
Utgår från dagens schema. Klicka på en lektion, alla elever kommer upp och läraren behöver bara bocka av de elever som är frånvarande eller sena. Systemet förutsätter att alla är där. När lektionen är klarmarkerad så blir den grönmarkerad i listan.  

Enskilda elever:
På enskilda elever kan man se elevkort med all info tex omdömen, betyg etc. Kan också välja att se det som är aktuellt i dag. Här kan man också skicka epost till eleven och bifoga dokument. 

Grupp:
Läraren kan också skicka meddelande till en hel grupp. Från gruppen kan man också gå till enskilda elevers information. Endast de grupper som läraren är kopplad till syns och endast de lektioner som är schemalagda på dig som lärare syns.

Omdöme:
Enkelt att välja elev och kryssa i kunskapsnivå och göra en kommentar. En bra funktion för mentor som kan se omdöme som andra lärare skrivit om eleverna.

Incidentrapport:
Här finns ett i förväg mallat upplägg som underlättar hanteringen. Mallen innehåller frågor kring vem, när, var, vad för incident, beskrivning av händelse, vad hände sen, åtgärder etc. 

In- och utcheckning förskolan:
Här finns möjlighet att lösa in- och utcheckningen på ett enkelt sätt. Man kan se barnens omsorgsschema och information om vem som får hämta t.ex. Om man under dagen samarbetar och slår ihop avdelningar, exempelvis tidigt på morgonen eller framåt stängning, så kan man också checka in/ut barn på dessa.


Vill du ingå i testgruppen?

Ytterligare användartester av samtliga moduler pågår och den som vill vara med och testa och utvärdera är mycket välkommen att höra av sig till Gotit på andreas.ohman@gotit.se

Posted in Gotit |
Dela:

Proaktivt SKA-arbete, så lyckas du


Bild: Jacob Lund

Kostnadsfritt webbinarium

Proaktivt SKA-arbete, så lyckas du

När: Onsdag 13 april
Tid: 13:00-14:00
Plats: Digitalt via Teams
Målgrupp: Skolledare och huvudmän inom skola och vuxenutbildningen

Har du kört fast i det systematiska kvalitetsarbetet? Känns det som att det inte leder er framåt. Ingen fara, det finns sätt att få bättre koll på läget. Under Gotits webbinarium med Johan Winsborn, den 13 april, får du konkreta tips på hur du kan tänka kring de olika stegen i det systematiska kvalitetsarbetet för att kunna arbeta mer proaktivt och mindre reaktivt. 

Webbinariet riktar sig till alla som vill lära sig mer om hur man bedriver ett systematiskt kvalitetsarbete för skolväsendet utifrån skollagens krav, utan fallgropar.

Johan Winsborn guidar dig i hur du kan tänka kring de olika stegen för att kunna arbeta mer proaktivt och mindre reaktivt både vad gäller styrning och ledning, uppföljning, analys samt planering och genomförande.

Särskild vikt läggs även vid rutiner för klagomål och hur du i möjligaste mån kan undvika klagomål helt genom att på förhand se över hur kvalitetsrisker identifieras och hanteras.

Om Johan Winsborn: Johan Winsborn är kvalitets- och auktorisationsansvarig på Utbildningsföretagen vid Almega.

Varmt välkommen!

Anmäl dig här.

Posted in Gotit |
Dela:

Digital betygssignering – ett lyft för Sundsvalls kommun

Bild: Jacob Lund

Digital betygssignering – ett lyft för Sundsvalls kommun

Hanteringen av betyg inom vuxenutbildningen är en komplex process som ofta omfattar många olika personer och en hel del pappersexercis. För att förenkla processen har vuxenutbildningen i Sundsvalls kommun under 2021, tillsammans med Gotit, arbetat med en lösning för digital signering av betygskatalogerna. Ett omfattande och komplext arbete som givit många lärdomar och ett uppskattat resultat.


Vuxenutbildningen i Sundsvalls kommun har länge strävat efter att bit för bit digitalisera sin verksamhet. Under 2021 var det dags att digitalisera betygskatalogerna, med ambitionen att skapa ett digitalt flöde, hela vägen från det att betyget sätts och går vidare till signering av lärare, godkännande av handläggare och till slut når eleven och kommunarkivet. 

– Vi har i uppdrag att digitalisera så mycket som möjligt för att skapa mervärde för våra elever och frigöra tid från våra medarbetare,
så att de kan göra annat än att hantera papper, konstaterar Jennie Sjögren, rektor på vuxenutbildningen i Sundsvall. Hanteringen av betygskataloger tar mycket tid och kräver stora resurser så här fanns stora vinster att hämta.

Före digitaliseringen krävde betygskatalogerna att sex olika funktioner på 15 olika arbetsplatser deltog i hanteringen. Processen var bland annat beroende av post, arkivpapper, skrivare, förflyttningar och mellanlagring av betygskataloger i arkivskåp. Med 16 000 kursdeltagare per år blev det ansenlig mängd papper som skulle hanteras. 

 

”Att eleverna snabbare får tillgång till sina betyg är jätteviktigt i perioder då betygen ska registreras för antagning till högskola och universitet.”

 

När digitalisering är klar sker hanteringen genom ett musklick och processen har därmed förkortats markant, vilket både gynnar eleverna, lärarna, antagningshandläggarna och rättssäkerheten. 

– Att eleverna snabbare får tillgång till sina betyg är jätteviktigt i perioder då betygen ska registreras för antagning till högskola och universitet. Att vi slipper skicka papper via post ökar också rättssäkerheten då inga dokument riskerar att skickas fel eller försvinna längs vägen, säger Jennie Sjögren. 

Arbetet med digitaliseringen har inkluderat samverkan mellan många olika professioner från olika verksamheter och förvaltningar i kommunen. Man har också haft ett nära samarbete med Gotit längs hela resan. Under våren gjordes bland annat ett gediget förarbete där man i detalj gick igenom de interna processerna för få en bild av nuläget. I nästa steg fick lärare och administratörer vara med och utveckla den nya processen tillsammans med Gotit. Målet var att göra processen så enkel och smidigt som möjligt med hänsyn taget till Skolverkets föreskrifter och rådande juridiska krav. 

Under hösten 2021 har projektet löpt vidare med stort fokus på intern samverkan. Att hålla alla berörda informerade längs resans gång är jätteviktigt och nyckeln till framgång konstaterar Jennie Sjögren. 

– Vi har också hela tiden haft ett nära samarbete med kommunarkivet vilket varit jätteviktigt då e-arkivet behövs som stöd för en heldigital ärendehanteringsprocess. Vi har också månat om att hålla lärarna informerade hela tiden. Eftersom de behöver signera med sitt personliga bank-id i den nya processen så var det jätteviktigt att de var insatta i vad vi höll på med. Vi var också noggranna med att ha både genomförandeplan och kommunikationsplan på plats för att inga viktiga frågor eller aspekter av projektet skulle falla mellan stolarna, säger Jennie Sjögren. 

– Till andra kommuner som är nyfikna på att göra ett sådant här arbete skulle jag verkligen rekommendera att man ser till att internt ha koll på sina processer och sin informationshanteringsplan innan man påbörjar den här resan. Man behöver också knyta nyckelpersoner och verksamheter till sig, för detta är inget arbete man kan göra ensam. För oss har bland annat Niklas Edén på kommunarkivet och samarbetet med Gotit varit avgörande för projektets framgång.

 

Tips till kommuner som funderar på att satsa på digital signering av betygskatalogerna:

  • Besluta vilka som måste vara delaktiga och säkerställ att det finns tid.
  • Besluta vem som leder arbetet framåt.
  • Boka in avstämningsmöten i god tid.
  • Ha koll på informationsplanen.
  • Ta fram en projektplan som innehåller en genomförandeplan och en kommunikationsplan.
  • Var beredd på att det tar längre tid än du tror…

 

Jennie Sjögren,
rektor på vuxenutbildningen, Sundsvall


Är du intresserad av att digitalisera er betygskatalog?

Kontakta Jonas Hansson

 

Posted in Gotit |
Dela:

Nya insikter kring skolledarnas situation och ledarskap

Bild: Jacob Lund

Kostnadsfritt webbinarium

Rollen som rektor kräver en ny form av ledarskap

När: Onsdag 30 mars
Tid: 13:00-14:00
Plats: Digitalt via Teams
Målgrupp: Skolledare och huvudmän inom skola och vuxenutbildningen

Höga förväntningar från elever, vårdnadshavare, myndigheter och medarbetare. Att vara rektor idag innebär ökade krav från många olika intressenter och kräver en stor mängd administrativa sysslor, något som står i konflikt med idealbilden av skolan som ett unikt rum för lärande. I takt med att skolan alltmer omvandlas till en resultatenhet, krävs därför ett nytt sätt att se på ledarskapet.

Den 30 mars bjuder Gotit in dig som arbetar inom skolledning till ett kostnadsfritt webbinarium med Mikael Andersson, författare till rapporten ’Ledare inom skola och utbildning – ett uppdrag i korstrycket (2021)’. Rapporten baseras på Gotits kartläggning av skolledarnas arbetssituation och yrkets utmaningar och möjligheter. Resultatet visar bland annat att endast 30 procent av rektorerna delegerar arbetsuppgifter till andra medarbetare, och att många upplever att en för stor del av arbetstiden går åt till administration.

Under presentationen delar Mikael med sig av erfarenheter och rekommendationer till dig som arbetar inom skolledning, samtidigt som du kommer få möjlighet att kommentera rapporten och ställa eventuella frågor. Alla deltagare får också möjligheten att beställa en kopia av rapporten.

Varmt välkommen!

Anmäl dig här.

Posted in Gotit |
Dela:

Proaktivt SKA-arbete

Bild: Shuttersrtock

Proaktivt SKA-arbete

Det systematiska kvalitetsarbetet kan i värsta fall kännas som börda som man aldrig får någon riktig ordning på och som gnager på samvetet. Men det finns sätt att förenkla arbetet.

– Många gör det onödigt svårt. De känner att SKA-arbetet ligger utanför vardagens arbete, men knepet är att integrera det i de dagliga rutinerna – att prioritera de utmaningar som är viktigast först. Då blir det också mycket enklare, säger Johan Winsborn, kvalitetsansvarig på Almega Utbildningsföretagen.

Johan Winsborn har stöttat många skolor i att hitta en fungerande struktur för sitt SKA-arbetet. Här summerar han sina bästa råd i åtta punkter.

  1. Definiera kvalitetsbegreppet

Ett problem är att kvalitet inte bottnar i en gemensam definition. Här måste skolenheter och huvudman vara överens, annars kommer man att dra åt olika håll om kommunen har en problembild och skolorna en annan, konstaterar Johan. Man måste skapa sin egen definition av kvalitet och stämma av den med huvudmannen. Utgångspunkten bör vara elevernas och vårdnadshavarnas behov men också vad som är bäst för skolan på lång sikt.

  1. Beskriv ansvar och roller

SKA-arbetet kan summeras i en enkel kom-ihåg-ramsa; ”Man ska säga vad man ska göra, göra det man säger och bevisa att man gjort det.” Men SKA-arbetet är inte ett mätsystem utan ett ledningssystem som ska leda verksamheten framåt och stötta medarbetarna att nå uppsatta mål. För att det ska fungera måste man vara noggrann med processer roller och ansvar. Det bör finnas en beskrivning hur ansvaret för SKA-arbetet ska fördelas på samtliga roller, från rektor till lärare. Alla ska ha ett definierat kvalitetsansvar kopplat till sin roll.

  1. Beskriv kvalitetsrisker

Lägg tid på att identifiera och beskriva kvalitetsrisker och hur de ska hanteras av skolledningen och organisationen. Om man på förhand kan lista ut var man kan tänkas få problem, så kan man jobba proaktivt och slippa överraskningar.

  1. Inspireras av goda förebilder

Ett annat gott råd är att hitta goda förebilder att inspireras av. Titta på andra skolenheter som är duktiga och kolla närmare på hur de arbetar. Det är också viktigt att ha rätt verktyg på plats för att samla in data och information, men lika viktigt att löpande föra in uppgifter i systemen. För inget system är bättre än dess innehåll.

  1. Utgå från fakta – inget annat

Att lita på sin data är också nyckeln till framgång. Att gissa hur saker ligger till leder ingen vart. Har man inte tillgängliga data kring ett upplevt problem så måste man hitta sätt att mäta det, annars kan man inte följa förbättringarna.

  1. Beskriv era kvalitetsindikatorer och mätbara mål

Hitta beskrivningar av vilka kvalitetsindikatorer och mätbara mål som ska användas. Helt enkelt en beskrivning av hur ni vet att ni blir bättre.

  1. Beskriv rutinerna för att nå målen

Många ser SKA-arbetet som en årscykel där man jämför resultat år från år, men när man jobbar smart och proaktivt med SKA-arbetet så är det en integrerad del i vardagen och inte en arbetsuppgift som ligger utanpå övrigt arbete. SKA-arbete handlar inte om enstaka projekt eller punktinsatser som måste mätas, utan ständiga förbättringar i vardagen som måste följas upp kontinuerligt.

  1. Lägg tid på analys

Slutligen bör man löpande lägga tid på analys och reflektion över varför utvecklingen ser ut som den gör. Här bör alla roller som har ett ansvarsområde vara involverade. I utvärderingsarbetet ska man däremot inte jämföra sig med andra skolor. Det viktiga är hur man utvecklas i förhållande till sina egna mål.


Johan Winsborn kommer att fördjupa sina tips i proaktivt SKA-arbete på Gotits webbinarium som hålls den 13 april. Du hittar mer information och anmälan här

Posted in Gotit |
Dela:

8 nycklar för framgångsrikt strategiskt arbete

Bild: Jacob Lund

Kostnadsfritt webbinarium

8 nycklar för framgångsrikt strategiskt arbete

När: Onsdag den 16 mars
Tid: 14:30-16:30
Plats: Digitalt – Zoom
Målgrupp: Skolledare och huvudmän inom skola och vuxenutbildningen

Fastnar ni ofta i långa diskussioner om operativa frågor, i stället för att tänka långsiktigt och fokusera på en gemensam målbild? Drömmer du som skolledare om att din ledningsgrupp ska vara både enad och mer strategisk, men är osäker på hur ni ska nå dit?

Svaret få du den 16 mars, då Gotit bjuder in dig till ett kostnadsfritt webbinarium med Thomas Andersson, Strandska Utvecklingshuset. Thomas har lång erfarenhet av ledningsgruppsutveckling och ledarcoaching och vet hur du som skolledare kan utveckla ledningsgruppens strategiska förmåga.

Under presentationen får du insikter kring vad som krävs för att bli en kraftfull ledningsgrupp. Du kommer också att få med dig 8 nycklar som kommer att hjälpa er att fungera bättre på en strategisk nivå och stå rustade inför vilka utmaningar som helst.

Anmäl dig här.

Välkomna!

Posted in Gotit |
Dela:

Styrning i skolan – en riktig utmaning

BILD: JACOB LUND

”Det räcker inte att göra allt rätt”  

Varje år är det många elever som av olika anledningar lämnar skolan utan fullständiga betyg. Ofta leder det till utanförskap och personligt lidande samt stora kostnader för samhället. Siv Liedholm, verksamhetskonsult och utbildare, menar att om styrningen av skolverksamheten hade varit utformad på ett annat sätt skulle fler elever gå ut i vuxenlivet med godkända betyg.

Skolans verksamhet är komplex och tyvärr fungerar många verksamheter sämre än de skulle kunna göra, för att styrningen bygger på felaktiga premisser. Enkla och mer komplicerade verksamheter, där det finns tydliga orsak/verkan-samband, kan styras genom planering och genomförande av på förhand specificerade rutiner och aktiviteter. Enkelt uttryckt: om man gör X så händer alltid Y. Även om lösningarna inte alltid är självklara så är de möjliga att utreda och det går att hitta en bästa lösning på problemet.

Komplexa verksamheter som skolan, däremot, består av nätverk av människor som ständigt är i rörelse. Förändring är det naturliga tillståndet i skolan, och alla berörda ständigt både påverkar och påverkas av andra. Sambanden mellan orsak och verkan är otydliga.

– Utfallet av en aktivitet blir lite olika varje gång eftersom människor är olika. Det betyder att elevernas väg mot kunskapsmålen måste få variera. Det går inte att detaljstyra fram ett resultat. Resultat är en funktion av hur relationerna mellan elev, lärare, vårdnadshavare med flera fungerar, säger Siv Liedholm.

Skolan är med andra ord ett system i ständig förändring, och det bästa sättet att styra komplex verksamhet är att arbeta mot ett gemensamt syfte och mål samt kontinuerligt utforska, lära och utveckla arbetssätten, konstaterar Siv Liedholm och fortsätter:

– Eftersom alla organisatoriska delar i skolan påverkar varandra så kan man inte optimera varje del för sig, utan man behöver titta på helheten.

 

”Utan samarbete så hjälper det
inte om varje del är optimerad.”

 

Siv Liedholm uppmanar till att hämta stöd i Skollagen och beskrivningen av syftet med skolan, ”att ge livslång lust att lära och att möta elevernas behov”.

– Syftet bör vara ett ankare i styrningen som gör att vi ständigt strävar efter en gemensam förståelse för vad som behöver göras i olika situationer. Det innebär att man behöver vara beredd på att hantera variation och vid behov kunna göra avsteg från rutiner.

Problemet är att det kan vara svårt att mäta effekten av det samlade arbetet, och att det är mycket lättare att mäta enskilda aktiviteter, oavsett om de bidrar till att uppnå syftet eller inte.

– Det är lätt att försöka svära sig fri från ansvar genom att hävda att man ”gjort allt rätt”. Men det är bättre att försöka se misstag som möjligheter till lärande, och utveckla relationer och arbetssätt så att de inte händer igen, säger Siv Liedholm.

Hon menar också att det är viktigt att sträva efter samsyn om syftet inte bara inom skolan och elevernas sociala nätverk, utan på alla nivåer som påverkar skolans verksamhet – allt från departement, riksdag och fackföreningar till region, kommun, socialtjänst och skolledning.

– Ett sätt att förbättra styrningen är att studera krissituationer, exempelvis hemmasittare, och försöka förstå varför situationen uppstått. Man måste våga fråga sig vad man hade kunnat göra annorlunda. Vi pratar ofta om ”tidiga insatser” innan problemen växer sig för stora, både för eleven och samhället. Men vilka incitament finns idag för att se och förstå att en insats behövs i tidigt skede? Hur skulle sådana incitament kunna utformas?

Hon tar upp Timrå som ett bra exempel på en kommun som börjat tänka i annorlunda banor.

– Där jobbar man mycket med kvalitet och helhet, och lägger stort fokus på att förbättra relationerna och samarbetet mellan olika aktörer. De ser också långsiktigt på frågan. Till exempel har medarbetare på socialtjänsten utbildat skolans personal i hur man tidigt kan uppmärksamma potentiella problem hos eleverna. Det har inneburit att orosanmälningarna till socialtjänsten har ökat markant, men också att man faktiskt lyckats fånga upp och ta hand om problem på ett tidigt stadium, säger Siv Liedholm.


Siv Liedholm
Verksamhetskonsult och utbildare

 

Posted in Gotit |
Dela:

Upphandling inom vuxenutbildning – en investering för framtiden

BILD: SHUTTERSTOCK

Kostnadsfritt webbinarium

Upphandling inom vuxenutbildning
– en investering för framtiden

När: Onsdag den 23 februari
Tid13.00 – 14.00
PlatsDigital – Teams
MålgruppSkolledare, kommuner och utbildare inom vuxenutbildning

Det här webbinariet tar sin utgångspunkt i den utredning kring upphandlingsfrågor som Jan Elftorp genomfört på Sveriges Kommuner och Regioners uppdrag. Jan kommer under föreläsningen att gå igenom olika upphandlingsvarianter och deras för- och nackdelar.

Webbinariet tar också upp möjligheten till kvalitetsstyrning av vuxenutbildningen via upphandling och berör hur samverkan mellan kommunerna och utbildningsleverantörerna kan se ut ur ett utvecklingsperspektiv. Likaså kommer frågan om standardiserat upphandlingsförfarande att beröras. En viktig aspekt, inte minst mot bakgrund av den höga frekvensen av överprövningar som på lång sikt bara skapar förlorare.

Om Jan Elfstorp:Jan Elftorp, har arbetat som rektor och har 30 års erfarenhet som ledare inom utbildningssektorn.

Varmt välkommen!

Anmäl dig här.

 

Posted in Gotit |
Dela:

Viktigt att veta om dokumentation i skolan

BILD: SHUTTERSTOCK

Viktigt att veta om dokumentation i skolan

Skolverksamhet producerar stora mängder dokumentation. Men hur ska egentligen dokumenten hanteras på ett rättssäkert sätt? Utbildaren Staffan Olsson presenterar här några grundläggande insikter som är bra att ha koll på för alla som arbetar inom skola.

Anledningen till att ärenden och annat dokumenteras handlar i första hand om rättssäkerhet. Dokumentationen ska visa att beslut, åtgärder och insatser är underbyggda och motiverade, och många beslut kan dessutom överklagas. Plikten att dokumentera är till stora delar reglerat i lag. Dokumentation i skolan omfattar bland annat protokoll i till exempel elevstödsärenden, anteckningar vid extra anpassningar, utredningar och beslut, anmälningar till socialnämnden, betyg, individuella utvecklingsplaner och studieplaner, och personalens minnesanteckningar.

Olika regler för olika skolformer

Det är skillnad mellan kommunal och fristående skolverksamhet – den kommunala omfattas av offentlighetsprincipen, vilket inte den fristående gör. Det innebär bland annat förstärkt yttrandefrihet för tjänstemän, men framför allt att en stor del av dokumenten räknas som allmänna handlingar. Grundlagen säger att en allmän handling är inkommen till eller upprättad hos en myndighet samt förvarad där. Grundprincipen är att allmänna handlingar är offentliga och kan begäras ut. Däremot kan enskilda uppgifter i dem omfattas av sekretess och vara hemliga. Dokumentation i fristående skolverksamhet räknas däremot inte som allmän handling, och är därmed inte heller offentlig.

Personalgrupperna har olika skyldigheter

Varje personalgrupp inom skolan har olika skyldigheter att dokumentera vid olika tillfällen, vilket specificeras i relevant lagstiftning. I Skollagen nämns till exempel ärendehandläggningar, journalföring, rektorsbeslut eller överenskommelser under utvecklingssamtal. Ett antal andra lagar och bestämmelser styr också, till exempel Förvaltningslagen, Socialtjänstlagen, Offentlighets- och sekretesslagen (OSL), Tryckfrihetsförordningen (TF), Arkivlagen och GDPR. För hälso- och sjukvården i skolan behöver man dessutom ta hänsyn till Patientdatalagen, Patientsäkerhetslagen och Hälso- och sjukvårdslagen.

Vikten av säker hantering

I kommunal verksamhet måste man vara noga med att diarieföra hemliga handlingar, se till att någon är ansvarig för att förvara dem och se till att inga obehöriga kommer åt dem. Det ska också finnas en dokumenthanteringsplan som bestämmer när handlingar får och ska gallras ut. Viktigt att komma ihåg är också att vissa uppgifter omfattas av sekretess eller tystnadsplikt.

När man gör dokumentation ska den vara korrekt, läsbar och förståelig för den som berörs av den, samt ha en tydlig struktur. Den ska vara tillräckligt omfattande i förhållande till vad frågan gäller, och det ska vara möjligt att förstå eventuella ställningstaganden eller beslut. Språket ska vara enkelt och får inte vara kränkande. Värdegrunden för skolan gäller även för det språk som används.

Sammanfattning:

  • Att dokumentera är en grundläggande skyldighet i många sammanhang i skolan, både vid ärendehandläggning, journalföring och vid så kallad verkställighet, då sådant framkommer som kan vara av betydelse i ärendet.
  • Vid faktiskt handlande kan dokumentation ha betydelse, till exempel för minnet eller i de sammanhang då ett ärende kan tänkas behöva inledas. Ett exempel kan vara under en elevs samtal med kurator om skolsvårigheter eller missförhållanden hemma eller i det egna beteendet.
  • Handlingar ska förvaras tryggt, särskilt när de omfattas av sekretess. Etiska bedömningar ska göras när någon i verksamheten vill ta del av dessa uppgifter. För skolsköterska och skolläkare gäller sekretess mot övrig personal i skolan.
  • God dokumentation bidrar till rättssäkerhet. Den ska vara lagom omfattande och tydlig. Språkbruket ska bygga på respekt för individen och vara lätt att förstå.

 

Källa: Staffan Olsson, författare, föreläsare och tidigare lärarutbildare vid Lärarhögskolan i Stockholm. Staffan Olsson var en av föreläsarna under Gotit Week hösten 2021.

 

Posted in Gotit |
Dela:

Optimera Alvis med filgeneratorn

 

BILD: JESPER HÖGLANDER

Optimera Alvis med filgeneratorn 

Tydligt definierade frågor, olika sorteringsordning och delning av filer. Jesper Höglander, verksamhetskonsult på Gotit, ger här ett antal tips på hur filgeneratorn kan hjälpa dig att sortera din data i Alvis så att du kan jobba ännu smartare i systemet.

– Alvis gör att arbetet med antagning, kursgruppsplacering och administration under utbildningstiden går snabbare, lättare och smidigare. Använder du även statistikverktyget filgeneratorn när du jobbar i systemet kan du dessutom sortera din data på eget vis och på så sätt effektivisera det dagliga arbetet i vuxenutbildningen ännu mer, säger Jesper Höglander.

Här följer några tips på hur du kan dra nytta av funktionen filgeneratorn:

Definiera ditt urval
– Börja med att titta på vilken info du behöver och hur den är registrerad i Alvis. Tänk på att definiera din fråga tydligt, är frågan otydligt ställd går det inte att få fram tydlig information från Alvis. En bra tumregel är att om du teoretiskt sett hade kunnat ta fram dina siffror för hand så kan oftast filgeneratorn göra det åt dig. Genom att definiera ditt urval och skriva ner sökord redan innan du går till filgeneratorn får du ett bra underlag att utgå från.

Samma data i olika sorteringsordning
– För att skapa trygghet när du ska ta fram samma siffror i olika sorteringsordning är det bra att börja på en bred nivå med data och som är enkel att förstå. När du sedan lägger till ytterligare nivåer eller sorteringsordningar jobbar du med samma trygga data även i nästa steg.

Hur frågan är ställd har stor betydelse
– Fundera ett extra varv på hur du ska definiera din fråga för att få fram den data du behöver. Om du till exempel vill ha reda på hur många elever skolan har, kan det vara bra att ta reda på hur många elever skolan har per skolform. Det beror på att vissa elever läser dubbla program, exempelvis både SFI och gymnasieutbildning. Vill du i stället ha reda på alla betyg som sattes under en viss månad måste du först definiera vad som menas med satta betyg – att de är sparade, låsta eller godkända? 

Delning av filer
– I den senaste versionen av filgeneratorn finns en ny funktion tillgänglig som gör det möjligt att för två användare att dela filer med varandra. Funktionen är säker eftersom den användare som tar emot filer får bara tillgång till information från den eller de skolor som användaren har behörighet till.

Spara dina frågor
– När du har fått fram den data du behöver är det bra att kontrollera resultatet. Det hjälper dig att hitta urval och filter som du kan ha missat att ta hänsyn till när du formulerat din frågeställning. Ett tips, spara din fråga i Alvis under ditt personliga urval, och notera gärna definition och vad respektive fråga är tänkt att användas till, så att du vid ett senare tillfälle både kan förstå frågan och vilka behov som fanns när den skapades.

 

Exempel på användbara filer:

  • Producerade poäng mellan två datum
    Filgeneratorn kan hjälpa dig att räkna fram hur många av elevens poäng som ligger fördelade under en definierad tidsperiod, till exempel ett kvartal, halvår eller år.
  • Statistik gällande stadsbidrag
    Filgeneratorn kan ta fram kurskoder som Skolverket listat som stadsbidragsgrundande och som flaggas i Alvis.
  • SFI-filer för både betygsatta och antagna elever
    Filgeneratorn kan få fram data över lärsträckan och erbjudna timmar. Utgår från ett elevunderlag som man som användare själv dokumenterar.

 

 

Posted in Gotit |
Dela: