Aktuellt

2023-01-09 kl 08:00 Mail som skickas via våra tjänster ska nu fungera igen. 

2023-01-05 kl 09:33 Mail som skickas via våra tjänster där mottagaren använder sig av Microsoftklienter (Outlook och Office) hamnar i skräppost.

2023-01-04 kl 08:17 Mail som skickas via våra tjänster där mottagaren använder sig av Microsoftklienter (Outlook och Office) hamnar i skräppost.

2023-01-03 kl 15:53 Uppdaterad information gällande mail. Vår leverantör meddelar nu att det har gjorts åtgärder kring detta under dagen men att det är först imorgon vi kommer att se resultatet av åtgärderna.

2023-01-03 Mail som skickas via våra tjänster där mottagaren använder sig av Microsoftklienter (Outlook och Office) hamnar i skräppost eller hindras från att komma fram. Mottagaren använder sig av exempelvis Gmail hamnar i mottagarens inkorg. Orsaken är förmodligen en uppdatering som gjorts av Microsoft. Vi jobbar tillsammans med vår mailleverantör för att hitta en lösning på den uppdatering som gjorts. Vi kommer att återkoppla med ny information så snart vi kan.

Bild: Shutterstock

Efterlängtade lärarfunktioner på gång

Gotits arbete med att ta fram nya skräddarsydda funktioner för lärare i Alvis och Skolplatsen pågår för fullt. Målet är att kunna erbjuda lärare nya funktioner som förenklar deras vardag genom att administrativa arbetsuppgifter blir så enkla, smidiga och snabba som möjligt. Studium, Göteborgs Stads vuxenutbildning är en av de kunder som redan testat vissa funktioner i skarpt läge.

Under hösten har Gotit, tillsammans med flera referens- och testgrupper från olika skolformer, fortsatt arbeta med utvecklingen av lärarfunktionerna. Tillsammans med kunder och lärare har man fångat upp både önskemål kring nya funktioner och feedback på funktioner som är under utveckling.

– Vi har fått en mängd värdefull feedback kring vad vi bör lägga till eller ta bort, säger Tim Mighall, organisationsutvecklare på Gotit. Samtidigt är det en fin balansgång att inte addera så mycket funktionalitet att det går ut över enkelheten i systemet.

– Responsen från lärarna har varit jätteviktig i utvecklingsarbetet och vi har tagit stor hänsyn till deras synpunkter innan vi har tagit nästa steg. Vi räknar nu med att kunna leverera lärarfunktionerna från och med maj 2023.

Men det finns också några kunder som redan är i gång och använder delar av de nya funktionerna. En av de första var Studium, vuxenutbildningen i Göteborgs Stad. Sedan i somras har man testat ett antal funktioner, bland annat betygssättning och studieförsäkran och gått skarpt med närvarofunktionen.

– En del i vår utmaning är att vi är en del av Göteborgs Stad som är en stor och komplex värld med många leverantörer och IT-system som ska samordnas. Jag kan tänka mig att det är lite lättare i mindre kommun, säger Lars Wallgren, kvalitetssamordnare på Studium. Vår utgångspunkt är att ett system bland annat ska lösa vissa problem och även inbjuda till nytt tänkande och arbetssätt, vilket jag tycker att funktionerna till stor del gör. Sedan har vi vissa utmaningar i tex hur schema importeras och hur man hanterar felsökning i schema/frånvaro.

Sedan Studium började använda lärarfunktionerna så har man fortsatt ha en löpande dialog med Gotit under hela hösten för att framföra feedback och önskemål.

– De nya funktionerna har varit bra för oss och vi upplever också att Gotit har lyssnat på oss och våra önskemål om förtydliganden eller utveckling av lärarfunktionerna, konstaterar Lars Wallgren kvalitetssamordnare Studium. Nu ska vi snart även gå skarpt med funktionerna betygssättning och studieaktivitet, förhoppningsvis redan innan jul.

Bild: Shutterstock 

”Proaktivitet är att skapa positiva förändringar” 

Planering är A och O för att minska stressnivån och öka effektiviteten i skolvärlden. Andreas Öhman, teamledare på Skolplatsen, delar här med sig av tips och råd för hur du som skoladministratör kan frigöra tid och nå hållbara resultat med ett proaktivt arbetssätt. 

Hej, Andreas! Vad innebär det att arbeta proaktivt? 

– Att arbeta proaktivt handlar om att skapa nya mönster och planera för det du vet ska hända, för att minska stress och öka effektiviteten. Skoladministratörer har ofta en hög stressnivå, där det periodvis kommer stora pucklar under året. Genom att planera in större, återkommande arbetsuppgifter kan du skapa ett jämnare flöde under året. På så sätt kan du kan frigöra tid och arbeta med det som faktiskt är viktigt för stunden. För ganska ofta jobbar vi med fel saker. 

 Hur kan skoladministratörer bli proaktiva genom att använda planering som verktyg? 

–  I skolans värld är det många större arbetsuppgifter som återkommer vid i princip samma tidpunkt varje år, till exempel betygssättning och rapportering till CSN. Därför är det bra att förbereda och planera så mycket som möjligt i förtid, så att du inte har flera andra arbetsuppgifter samtidigt. Om du inte arbetar proaktivt, och det dessutom kommer in akuta ärenden, har du helt plötsligt dubbel stress. Försök i stället att titta på hela årshjulet och flytta uppgifter som inte är tidsbundna till lugnare perioder. 

Ett sätt att arbeta proaktivt på är genom 40-40-20. Vad går metoden ut på? 

– Forskning visar att vi mår bra av att dela upp vårt arbete i 40-40-20. I praktiken innebär det att du planerar in 40 procent av din fasta arbetstid i ett årshjul. Till den tiden hör återkommande uppgifter som alltid ingår i din arbetsroll. Övriga 40 procent är mer flexibla uppgifter som behöver göras under året, men som du kan planera för lite mer kortsiktigt. De sista 20 procenten lämnar du oplanerade, så att du har utrymme att reagera på akuta och oförutsägbara händelser. På så sätt bygger du bort stress, skapar en jämn arbetsfördelning och tar höjd för akuta ärenden. 

Vad är Habit Stacking och hur kan det bidra till positiv förändring? 

– Habit Stacking går ut på att göra proaktiva förändringar i dina rutiner, för att må bättre och arbeta mer effektivt. Om din morgonrutin på jobbet består av att hämta kaffe, öppna mailen och sedan försöka lösa eventuella problem som dykt upp i inkorgen, så arbetar du reaktivt i stället för proaktivt. Men om du i stället adderar en ny vana till din gamla rutin, så att du först hämtar kaffe, sedan sätter upp mål för dagen och därefter kollar mailen, har du skapat ett nytt och mer hållbart mönster. Habit Stacking handlar alltså om att genom små insatser skapa stora förändringar för att nå hållbara resultat. 

Till sist, har du något knep för hur man lyckas bibehålla sin proaktivitet? 

– Hjärnan älskar dopamin, så ett tips är att fira när du har slutfört en uppgift. Har du till exempel investerat i din hälsa och tagit en löprunda efter jobbet, kan du belöna dig med att se en bra film eller äta en god maträtt. Ge dig själv en klapp på axeln helt enkelt. Att vara proaktiv handlar om att skapa förutsättningar för att må så bra som möjligt, både på jobbet och privat. 

Så blir du proaktiv: 

• Sätt upp mål för dagen, rangordna dina arbetsuppgifter och sätt en tidsgräns. 
• Arbeta med 40-40-20-metoden: 
• 40 procent av din arbetstid – Planera in fasta, återkommande arbetsuppgifter i ditt årshjul. 
• 40 procent av din arbetstid – Planera in flexibla uppgifter i den dagliga verksamheten. 
• 20 procent av din arbetstid – Lämna oplanerat för att kunna reagera på akuta händelser. 
• Addera en proaktiv vana till din gamla rutin, till exempel genom att sätta upp mål för dagen innan du öppnar din mail. 
• Ge dig själv en belöning när du slutfört en större uppgift. 
• Börja varje vecka med att reflektera över: Vad vill jag uppnå? Vad är rimligt för mig? Vilka områden är extra viktiga? Vad kan jag nöja mig med? 

Bild: Jacob Lund

Kostnadsfritt webbinarium

Rollen som rektor kräver en ny form av ledarskap

Datum: Onsdag 23 november
Tid: 13.00–14.00
Plats: Digitalt via Teams
Målgrupp: Skolledare och huvudmän inom skola och vuxenutbildningen

Höga förväntningar från elever, vårdnadshavare, myndigheter och medarbetare. Att vara rektor idag innebär ökade krav från många olika intressenter och kräver en stor mängd administrativa sysslor, något som står i konflikt med idealbilden av skolan som ett unikt rum för lärande. I takt med att skolan alltmer omvandlas till en resultatenhet, krävs därför ett nytt sätt att se på ledarskapet.

Den 23 november bjuder Gotit in dig som arbetar inom skolledning till ett kostnadsfritt webbinarium med Mikael Andersson, författare till rapporten ’Ledare inom skola och utbildning – ett uppdrag i korstrycket’ (2021). Rapporten baseras på Gotits kartläggning av skolledarnas arbetssituation och yrkets utmaningar och möjligheter. Resultatet visar bland annat att endast 30 procent av rektorerna delegerar arbetsuppgifter till andra medarbetare, och att många upplever att en för stor del av arbetstiden går åt till administration.

Under presentationen delar Mikael med sig av erfarenheter och rekommendationer till dig som arbetar inom skolledning, samtidigt som du kommer få möjlighet att kommentera rapporten och ställa eventuella frågor. Alla deltagare får också möjligheten att beställa en kopia av rapporten.

Varmt välkommen!

Anmäl dig till webbinariet här.

Bild: Shutterstock

En jättechans för vuxenutbildningen

I oktober invigs ett nytt omställningsstudiestöd för vuxna mitt i arbetslivet som vill bredda sin kompetens och bli mer attraktiva på arbetsmarknaden. För vuxenutbildningen innebär detta både nya möjligheter och utmaningar.  

Under hösten 2022 träder en ny storsatsning inom utbildningssystemet i kraft. Genom regeringens nya omställningspaket för flexibilitet, omställningsförmåga och trygghet på arbetsmarknaden, blir det nu lättare för anställda som är i behov av omställning eller utveckling att utbilda sig och samtidigt behålla sitt jobb. I praktiken innebär det att man som anställd kan beviljas ett högre omställningsstudiestöd från CSN medan man är tjänstledig på hel- eller deltid. Studierna kan bedrivas inom hela det vuxna utbildningssystemet, såsom Komvux, högskola och yrkeshögskola. Även trygghetsorganisationer som TSL och TRR kan beställa en specialdesignad utbildning vid behov.

– Man uppskattar att volymen ska kunna uppgå till 30 000 utbildningsplatser när den är fullt utbyggd. För kommuner och utbildningsföretag inom vuxenutbildningen är detta en jättechans att bredda sin målgrupp, till exempel genom att skapa en utbildningsmodell som gör det möjligt att kombinera studier med arbete. Det blir också viktigt att ha ett erbjudande till trygghetsorganisationerna som är up-to-date och passar arbetsmarknadens behov, säger Jan Elftorp konsult på Elftorp Consulting AB.

Syftet med omställningsstudiestödet är att sänka tröskeln till studier för anställda som vill bredda sin kompetens, utan att få ett stort inkomstbortfall. Därför består studiestödet av ett bidrag på upp till 80 procent av den anställdes lön, och kan dessutom kombineras med ett lån. Att söktrycket till Komvux förväntas öka skapar stora möjligheter för vuxenutbildningen, men medför också nya utmaningar.

– Normalt sett följer skolan ett system där individen är i fokus, men här krävs det också återrapportering till en trygghetsorganisation eller arbetsgivare gällande studieresultat, närvaro och studieplaner. Dessutom kommer det att behövas nya sätt att skapa moduler för registrering och dokumentation för de studenter som kommer in via trygghetsorganisationerna, säger Jan Elftorp.

En annan viktig faktor för vuxenutbildningen blir att paketera nyckeltal som betyg, utbildningslängd, kostnader och studieuppehåll på ett effektivt sätt. För att göra det vore det önskvärt med en gemensam standard, så att man kan mäta och jämföra resultat.

– Får man nya målgrupper att jobba med blir det ännu viktigare med en bra resultat- och kvalitetsuppföljning. Här skulle Gotit kunna bli en viktig spelare och stötta vuxenutbildningen med att ta fram rätt nyckeltal och paketera det administrativa stödet på ett användarvänligt sätt, så att uppföljning, ledning och styrning blir så bra som möjligt, säger Jan Elftorp.

Han fortsätter:

– Omställningspaketet är fortfarande i sin linda, men jag tror att det kommer krävas både samarbete och dialog mellan vuxenutbildningen och Gotit. Detta är en fin möjlighet att vidareutveckla verksamheten tillsammans.

Omställningspaketet i korthet:

• Den 1 oktober 2022 öppnar ansökan för omställnings­studiestöd för studier
  i Sverige som börjar 1 januari–30 juni 2023.
• Studiestödet är till för dig mitt i arbetslivet som är i behov av omställning eller utveckling.
• Utbildningen ska leda till att du blir mer attraktiv på arbetsmarknaden, antingen genom vidareutveckling inom det egna området eller att byta spår helt.
• Du som söker ska vara mellan 27 och 62 år.
• Bidraget motsvarar 80 procent av din tidigare inkomst, upp till ett maxbelopp.
  Utöver bidraget kan du välja att ta ett lån.

Läs mer om omställningsstudiestödet här.

Bild: Shutterstock

Kostnadsfritt webbinarium

Bättre resultat och trivsel med statistikens hjälp

Datum: Onsdag 19 oktober
Tid: 13.00–14.00
Plats: Digitalt via Teams
Målgrupp: Skoladministratörer, skolledare och huvudmän inom grund- och gymnasieskolan

Skoladministrationen inom grund- och gymnasieskolan är en dold framgångsfaktor. Strategiskt använd leder den nämligen både till bättre skolresultat och ökad trivsel bland medarbetarna. Det visar rapporten ’En ny syn på skoladministration’, som baseras på vår kartläggning av skoladministrationen inom grund- och gymnasieskolan.

Nu kan du som arbetar inom skolan delta i Gotits kostnadsfria webbinarium med utredaren Mikael Andersson, som kommer att dela med sig av insikter och reflektioner från vårt kartläggningsarbete. Lär dig mer om hur strategisk skoladministration, kombinerad med en tydlig ledningsfilosofi, är avgörande för skolans utveckling. Alla som deltar i webbinariet kan också beställa den utökade och uppdaterade andra utgåvan av rapporten.

Om Mikael Andersson: Mikael Andersson har erfarenhet av utredningar vid Utbildningsdepartementet och flera skol- och utbildningsmyndigheter.

Varmt välkommen!

Anmäl dig till webbinariet här.

Bild: Shutterstock

Ny rapport från Gotit

Huvudmannens roll i en kommunaliserad skola

Nu släpper Gotit en ny rapport. Temat är huvudmannens situation och rapporten är den fjärde i serien som nu belyser hela styrkedjan från skoladministratörens situation via skolledarna och nu även huvudmannen.

– I första rapporten var skoladministratörerna överens om att rektorn är den som påverkar deras situation mest och i rapporten om skolledarna blev slutsatsen att de påverkas mest av huvudmannen och därför belyser vi nu även huvudmannens situation, säger utredare Mikael Andersson.

I den nya rapporten har Mikael Andersson intervjuat representanter från skolans huvudman i åtta olika kommuner. Han har talat med politiker, både i ledande ställning och i opposition samt med tjänstemän, företrädesvis skolchefer. Frågorna har bland annat berört varför de gått in i uppdraget, personliga drivkrafter, hur de förberett sig och vilka utmaningar de upplever som störst. Mikael Andersson har också fördjupat sig i utredningar och rapporter där huvudmannens roll behandlas. Just nu pågår också en statlig utredning som tittar på om det finns förutsättningar för att staten ska ta tillbaka huvudmannaskapet från kommunerna.

– Till att börja med kan man konstatera att det är mycket prat om statligt eller kommunalt huvudmannaskap, men det är nog inte där skon klämmer. Det har aldrig varit helt renodlat, utan funnits olika varianter genom åren, konstaterar Mikael Andersson. Däremot kan historien om kommunaliseringen av skolan förklara en hel del kring varför skolan utvecklats som den gjort sedan början av 1990-talet och vilken roll huvudmannen haft i detta.

1991 övergick ansvaret för skolan från staten till kommunerna efter en 14 år lång politisk debatt. Decentraliseringen sammanföll med den ekonomiska krisen och lite krasst såg rikspolitikerna att det fanns pengar att spara genom att lyfta över ansvaret för skolan på kommunerna. Samtidigt präglades tidsandan av ”New Public Management”, det vill säga att det offentliga i högre grad skulle drivas som företag. Man såg skolorna som resultatenheter och införde en mängd rapport- och kontrollsystem.

– Kokar man ihop allt detta så har man grunden för dagens problem där staten abdikerat och kommunerna kräver för mycket kontroll av skolan. Ett av problemen med kommunaliseringen var att styrningen över skolan stannade hos de kommunala politikerna. De förde inte ansvaret vidare ut till skolorna, utan lekmannapolitiker började detaljstyra hur skolorna ska arbeta. Utfallet blev olika på olika ställen i landet och det hände att lekmän till och med blandade sig i saker som vilka nya pedagogiska idéer som skulle testas. Resultatet är nu en skola där kunskapsnivån droppat och där likvärdigheten är jättelåg, konstaterar Mikael Andersson.

Vid intervjuer med skolpolitikerna så berättade en övervägande majoritet att de haft som mål att arbeta med politik och att de senare fått frågan om de vill jobba med skolfrågor. Efter att ha tackat ja kände sig dock många oförberedda på hur komplext området är. Det är svårt att förstå systemen och hur allt funkar, vilket är en utmaning i rollen. Både i intervjuerna med politiker och tjänstemän har Mikael Andersson också slagits av vilken avgörande betydelse skolchefen har. Skolchef är en nygammal position som återinsattes för några år sedan och intervjuerna bekräftar att politikerna lutar sig oerhört mycket mot skolchefen i sina beslut.

– Man kan se att där samarbetet mellan politiker och skolchef är gott, så blir resultatet bättre. I kommuner där det går bra för skolan har skolcheferna även en god en relation till rektorerna. Men det är väldigt viktigt att skolcheferna är medvetna om att huvudmannen slutar med skolchefen och inte med rektorerna. Skolan börjar med rektorerna, annars kan man som rektor få jobba med saker som gör att man inte kan fokusera på sitt pedagogiska ledarskap. I värsta fall kan det till och med uppfattas av lärarna som att rektorn inte hör till skolan. Det är inte heller bra att rektorer får direkt tillgång till politikerna.

Men är en återgång till en statlig skola lösningen på skolans utmaningar? Mikael Andersson tror inte att det är nödvändigt att åter förstatliga skolan för att öka kvaliteten.

– En av lösningarna skulle kunna vara att arbeta mer med tillitsbaserad styrning. Då skulle man kunna lyckas med grundtankarna med kommunaliseringen; att flytta makten ut till skolorna så att de inte blir låsta till massa krav och regelverk som inte är relevanta. Det gäller att makten över styrningen inte stannar vid politikerna.

Missa inte!

Under hösten och kommande vår erbjuder Gotit två kostnadsfria webbinarier för dig som vill veta mer om rapporten. Anmäl dig till höstens webbinarium den 21 september här, eller till vårens webbinarium den 22 februari här. Varmt välkommen!

Bild: Shutterstock

Kostnadsfritt webbinarium

Huvudmannens situation i en kommunaliserad skola

Datum: Onsdag 21 september
Tid: 13.00–14.00
Plats: Digitalt via Teams
Målgrupp: Skolledare och huvudmän inom skola och vuxenutbildningen

Anmäl dig till webbinariet här.

Foto: Shutterstock

”Verkligheten är rörlig och föränderlig”

Verkligheten inom offentlig sektor är mångfacetterad och svår att generalisera. Lennart Wittberg, föreläsare på företaget Effektiv Styrning, menar att det därför är viktigt att ha en styrning grundat på tillit i stället för mål och resultat.

Hej, Lennart! Vad menas egentligen med tillitsbaserad styrning? 

– Tillit handlar om att hantera risker i relationer. I praktiken innebär det att man har realistiska förväntningar på att människor beter sig som de borde, baserat på erfarenheter och kända omständigheter. Tillit kan aldrig uppstå i riskfria relationer, utan skapas bara när det finns någon form av ömsesidigt beroende. Tillitsbaserad styrning innebär i sin tur att man har en styrning som skapar förutsättningar för tillit att växa – chefer och kollegor behöver ömsesidigt kunna lita på att man hanterar varje situation på bästa sätt.

Lennart Wittberg, föreläsare på Effektiv Styrning.

Och vad har tillitsbaserad styrning för roll inom skola och annan offentlig sektor?

– Studier visar att det finns en hög grad av tillit, men att styrningen ofta är utformad som om tillit inte fanns eller var ointressant. Styrningen drivs i stället av mål och resultat, som inte tar hänsyn till mellanmänskliga relationer. Man försöker att ”styra med fjärrkontroll” där man förlitar sig på att personer utanför verksamheten ska säkerställa kvaliteten, i stället för personal på plats. Då har man skapat ett system som ger mindre plats för professionellt omdöme. Verkligheten kan inte definieras i mål och regler, utan varje unik situation behöver hanteras på bästa möjliga sätt.

Styrningen utformas ofta som om organisationen vore ett komplicerat system, när den snarare är ett komplext system. Vad är skillnaden?

– När man ser organisationen som ett komplicerat system, tror man att det går att bryta upp helheten i mindre delar och kartlägga ett orsakssamband – lite som om verksamheten vore en maskin. Men dagens organisationer är komplexa och större än summan av delarna. Man kan se det lite som en levande organism. Det går inte att studera en myrstack genom att dela upp den i delar och studera en myra, utan det gäller att förstå interaktionen för att förstå helheten. Samma sak gäller med styrning och tillit. Verkligheten är inte stabil och mekanisk, utan rörlig och föränderlig.

Hur ska man styra för att hantera risker på bästa sätt inom offentlig sektor?

– Den största missuppfattningen är att kontroll och övervakning reducerar risker, men en organisation består av människor och känslor. Därför krävs det tillit för att hantera risker i relationer. Ett bra exempel från sjukvården är en undersköterska som förstår när det är läge för att duscha en dement person och när det blir ett övergrepp. Sådant kan man inte definiera och skriva regler för. Även om tillit minskar risktagandet, kan det inte ta bort det helt.

Till sist, varför är det så viktigt med handlingsutrymme?

– Det finns alltid ramar och regler att följa, till exempel uppdrag, lagar och verksamhetsplaner. Men allt kan inte styras eller förutses. Därför måste man se till att det finns ett flexibelt handlingsutrymme inom den ramen, som både kan och ska användas. Det är det enda sättet att hantera komplexitet på.

Tillit och tillitsbaserad styrning i korthet

1. Tillit handlar om att hantera risker i relationer och kan bara uppnås om det finns någon form av ömsesidigt beroende. Riskfria relationer kan aldrig skapa tillit, men relationerna behöver inte vara jämlika. Tillit minskar risktagandet, men kan inte ta bort det helt.
2. Inom offentlig sektor finns en hög grad av tillit, men styrningen är utformad som om det vore tvärtom. Ofta är styrningen i stället grundad på mål och resultat, där man utgår från att organisationer är komplicerade i stället för komplexa.
3. För att uppnå tillit är det faktiska handlingsutrymmet och hur vi ser på kvalitet och misstag helt avgörande.

Foto: Jacob Lund

Smidigt införande av Alvis i Tyresö

När Tyresö kommun bytte administrativt system för vuxenutbildningen gick genomförandeprocessen smidigt. Redan ett halvår efter projektstarten var man i gång med basfunktionerna i Alvis. Framgångsfaktorerna stavades god planering, hög arbetsmoral och ett positivt förhållningssätt i projektgruppen.

Sandra Lindblom är systemförvaltare för Alvis i Tyresö kommun och fungerade som delprojektledare för införandeprojektet, som avslutades i november 2021. I uppdraget ingick att vara en länk mellan projektledaren, verksamheten och Gotit under införandet av Alvis. Nu, ett halvår senare, är hon nöjd när hon ser tillbaka på projektet.

– Vi hade bemannat projektgruppen på ett bra sätt och försökt att ta höjd för att kunna lösa våra vanliga arbetsuppgifter parallellt med införandeprojektet. Att stärka upp organisationen lite extra är ett måste eftersom det går åt en hel del tid till bland annat utbildningar, inställningar och validering av data, konstaterar hon.

Delar av Tyresös projektgrupp. Från vänster: Judeh Mazhar, skoladministratör, Malin Warne, IT-samordnare, Théresé Sarocchi, samordnare och Tina Allard, studie/yrkesvägledare.

I Tyresös projektgrupp ingick två SYVar, en IT-samordnare, en samordnare, två administratörer, projektledaren och Sandra.

– Vi hade en jättebra projektgrupp. Alla hade hög arbetsmoral och en positiv anda och ansträngde sig verkligen för att lösa alla uppgifter längs vägen. I vissa moment tog vi också in lite mer spetskompetens där det behövdes.

– Vi har också haft ett väldigt bra samarbete med Gotit. Vi var lite nervösa och stressade i början då vi tyckte att tidsplanen var tight, men vi uppfattade Gotit som lugna och tillmötesgående, vilket lugnade oss. Kommunikationen och återkopplingen fungerade bra och det märktes att de hade bra erfarenhet av införanden och kompetens kring våra frågor. Ett förbättringsområde, som vi har givit som feedback, är att Gotit kan bli ännu tydligare med att informera om vanliga misstag som kommuner ofta gör i sådana här processer. Ett exempel var att det blev lite tight med tid för konverteringen. Det hade varit bra om vi börjat kontrollera hur vår data såg ut lite tidigare.

Eftersom Tyresö är en relativt liten kommun, med vuxenutbildning på en enda skola så behövde man inte kommunicera så brett inom kommunen utan lade fokus på att arbeta med information på hemsidan så att eleverna som skulle ansöka nåddes av informationen.

Började med basnivå

Tyresö valde att lägga sig på en basnivå i Alvis vid införandet och avvaktade därför med en del utvecklingsfrågor. Nu när medarbetarna lärt känna systemet så tittar man på hur man kan jobba vidare med andra delar som ökar potentialen.

Sandra är stolt över att projektgruppen kunde bibehålla en positiv anda hela vägen, trots perioder av hög arbetsbelastning och att mycket av arbetet fick ske på distans på grund av pandemin. Samt att verksamheten även blev nöjda med slutresultatet.

– När vi haft uppföljningsmöte med verksamheten efter införandet, lyfte verksamheten fram Gotits snabba återkoppling i supporten. Användarna känner sig trygga med att de får hjälp vid frågor.

Sandra konstaterar också att det är bra om man får med sig skolans ledning i processen redan under införandet så att de lär känna systemet och dess struktur och kan ta del av den statistik som finns tillgänglig i verksamhetssystem.

– För oss är det viktigt att Alvis inte bara blir ett administrativt stöd, utan även ett strategiskt, säger hon.

Tipset!

Ett tips från Tyresö till andra kommuner är att boka in interna avstämningsmöten efter varje utbildningstillfälle med Gotit. I Tyresös projektgrupp reflekterade man kring alla utbildningar efteråt. Var man nöjd med utbildningen? Var det något som man måste ha mer information om? Behövdes det tas beslut om något som tagits upp på utbildningen?  Behövdes en specifik rutin för Tyresö? Vem gör vad av det som togs upp på utbildningen etc.

Det var en bra tidpunkt för att samla tankarna med våra projektdeltagare när utbildningen fortfarande var färsk i minnet samt att fånga upp frågor som vi behövde lyfta med Gotit – både högt och lågt.

Sandra Lindblom, systemförvaltare Tyresö.