Aktuellt

Nya betygsdatabasen – så skiljer den sig från den gamla

Bild: Shutterstock

Nya betygsdatabasen – så skiljer den sig från den gamla

En ny version av Beda, den nationella betygsdatabasen, lanserades under 2023. Den visar upp både ett tydligare gränssnitt och fler funktioner. Men framför allt kommer nya Beda att kunna hantera många fler typer av meriter.

I september 2023 lanserade UHR, Universitets- och Högskolerådet, den första versionen av en utökad Beda, Nationella Betygsdatabasen. Beda kom i sin tidigaste form redan 1999. Syftet var då att lagra betyg från gymnasieskolan, bland annat för att eleverna inte själva skulle behöva skicka in sina slutbetyg vid ansökan till universitet eller högskola. År 2011 inkluderades även betyg från vuxenutbildningar.

När rätten att läsa på vux utökades 2017 fick UHR i uppdrag att förbättra och vidga Beda.

– UHR utredde ett flertal önskemål. Bland annat ska fler typer av meriter kunna samlas in. Beda var inte stabilt nog för detta, så vi har byggt om plattformen från grunden och utökat den, säger Freja Ahlgren Lantz, antagningshandläggare på UHR.

Det innebär bland annat att inloggning nu sker på ett säkrare sätt via FIDUS eller Freja+, och att flera skolenheter kan samlas under ett ”paraply”, vilket inte tidigare var möjligt. Alla gamla konton har tagits bort, och nya behöver läggas in. Det som tidigare kallades ”kontaktperson” heter nu ”rapportör”, och varje skolenhet ska också utse en ansvarig rapportör som förutom att rapportera in meriter är den enda på skolenheten som kan lägga till och inaktivera rapportörer.

Förutom meriter från gymnasial utbildning kommer Beda, när hela utbyggnaden är klar, också att omfatta meriter från folkhögskolor, gymnasieskolans tekniska fjärde år, betygsutdrag från gymnasieskolan, International Baccalaureate (IB), utbildningsanordnare med betygsrätt som motsvarar vux samt utländska utbildningar på gymnasienivå som validerats i Sverige. Beda kommer att kunna förse fler aktörer med data, till exempel kommuner, YH-utbildare, folkhögskolor, CSN, Skolverket och Folkbildningsrådet.

– Regeringen håller på att ta fram ett förslag till förordning för det utökade Beda, som sen ska ut på remiss, säger Freja Ahlgren Lantz.

Det finns många andra nyheter i Beda, till exempel:

  • Ett helt nytt och mer användarvänligt gränssnitt.
  • Felmeddelanden och valideringar är nu tydligare, vilket bör leda till mindre behov av support.
  • Fel rapporteras direkt vid uppladdning, och markeras tydligt för användaren. Eventuella fel behöver åtgärdas innan filen kan laddas upp.
  • Vid felmeddelanden pekas om möjligt vilka rader i filen som är felaktiga ut. Det gör det lättare att hitta och åtgärda felen.
  • En lyckad uppladdning markeras tydligt med ett grönt ”Genomförd”. Alla meriter har sparats.
  • Om det står ”Kräver åtgärd” i gult beror det på att en eller flera meriter i filen innehåller fel. Dessa behöver korrigeras och rapporteras in igen för att kunna sparas i Beda.
  • Om det står ett rött ”Avbruten” är filen inte processad, vilket ofta beror på att filen har fel format eller saknar information. Kontakta i så fall leverantören av det lokala betygssystemet.

 

Den nya plattformen stöder också ett så kallat API (Application Programming Interface), som ger möjlighet till direkt kommunikation mellan lokala betygssystem och Beda.

– Utvecklingsarbetet med det nya API-et pågår för fullt. Både API och stöd för fler typer av meriter är planerat för lansering under 2024. Vi väntar på att regleringen ska bli färdig och behöver stämma av gentemot kommuner och programutvecklare. Så fort vi vet mer om när det kommer att ske går vi ut med information, säger Freja Ahlgren Lantz.

Posted in Gotit |
Dela:

Lös problemen med reflektionsmodellen

Bild: Shutterstock

Lös problemen med reflektionsmodellen

Vad gör du när du sitter fast med ett problem eller inte kommer vidare i en fråga? Utnyttja kollegornas och arbetsgruppens samlade kompetens och perspektiv med reflektionsmodellen, en enkel och strukturerad metod i sex steg. På köpet öppnar du upp gruppens potential och stärker vi-känslan.

Föreläsaren och utbildaren Thomas Andersson tipsade under Gotit Week om ett effektivt sätt att synliggöra arbetslagets gemensamma kunskap samtidigt som man lyfter fram nya infallsvinklar och lösningar på ett problem. Modellen som kallas reflektionsmodellen eller reflekterande team, är en enkel metod som stödjer lärande och utveckling av både individ och grupp.

– Reflekterande team är ett sätt att använda gruppen och kollegorna för att få råd, tips och nya infallsvinklar kring ett tema eller ett problem. Reflekterande team kan till exempel användas av arbetsgrupper och ledningsgrupper för ärendedragning, problemlösning, grupputveckling och mycket mer, konstaterar Thomas Andersson.

När man använder sig av reflektionsmodellen sker samtalet i gruppen i olika steg efter ett förutbestämt mönster. En av flera fördelar med detta är att strukturen gör att deltagarnas röster och tankar blir mer jämbördiga än vid vanliga möten, där vissa individer tenderar att höras mer och andra mindre.

– För att lyckas behöver man följa de olika stegen i modellen ganska strikt. Tid behöver avsättas cirka 30–40 minuter och det måste förstås finnas några frågeställningar att arbeta med. En lämplig gruppstorlek är 4–8 personer, säger Thomas Andersson.

Genom att jobba med reflektionsmodellen blir problem belysta med hjälp av teamets olika erfarenheter och perspektiv. Det finns möjlighet att belysa så väl synliga som dolda behov och modellen kan även bidra till minskad stress genom att individer får bearbeta frågor och upplevelser tillsammans med stöttande kollegor.

 

SÅ HÄR GÅR METODEN TILL

1. Presentation (cirka 5 minuter)
En person, ”berättaren”, presenterar kort en fråga eller problemställning. Övriga deltagare i gruppen ska bara lyssna i detta steg.

2. Klargörande frågor (cirka 5 minuter)
En intervjuare samt medlemmarna i gruppen ställer frågor till berättaren för att klargöra problemet. Undvik varför-frågor och ledande frågor. Klargörande frågor börjar med: HUR, VAD, NÄR, VEM, PÅ VILKET SÄTT…

Berättaren går sedan åt sidan och sätter sig bortvänd när reflektionen sker i gruppen. Hen lyssnar dock noga på gruppens dialog och skriver ner det som är viktigt att komma ihåg för berättaren. Övriga i gruppen sitter i cirkel och pratar.

3. Reflektion (cirka 10 minuter)
Nu är det dags för gruppen att reflektera över det de hört. Intervjuaren låter en person i taget komma till tals och reflektera fritt kring problemet. Under reflektionsfasen bör man undvika att hitta lösningar på berättarens problem. Målet är i stället att reflektera genom följande frågeställningar: Vad var det jag hörde? Vad var det jag inte hörde? Vad var det som verkade finnas där men inte uttalades? Vilka antaganden och ståndpunkter togs för givna utan att beläggas? Vilka andra sätt finns det att se på problemet? Hur kan andra se på samma problem? Vilka frågeställningar kommer upp hos mig när jag hört intervjun? Intervjuaren leder samtalet och fördelar ordet rättvist mellan gruppmedlemmarna.

Berättaren lyssnar hela tiden tyst och skriver ner det som känns användbart och tankeväckande.

4. Lösningsförslag (cirka 10 minuter)
Gruppen tar gemensamt fram flera alternativa sätt att hantera utmaningen som berättaren har. Deltagarna lyssnar på varandra och kombinerar olika idéer. Kreativiteten ska flöda.

5. Summering (5 minuter)
Berättaren ger en kortfattad respons på det som sagts genom att ta upp vad som känns mest användbart eller tankeväckande. Hen berättar vad hen vill göra i praktiken som ett resultat av samtalet: ”Det här tar jag med mig och det här vill jag göra”.

6. Avslut/bekräftelse (5 minuter)
Avslutningsvis låter intervjuaren alla i gruppen få lyfta fram en sak som hen tar med sig. Vad har vi lärt oss som arbetslag och vad kan vi göra annorlunda framåt? Något som chef eller ledningsgrupp behöver veta? Alla i gruppen får också chans att ge positiv återkoppling till berättaren och tala om vad som gjort mest intryck.


Vill du veta mer hur din organisation kan använda reflektionsmodellen? Kontakta Thomas Andersson, Strandska Utvecklingshuset på thomas@strandska.com.

Posted in Gotit |
Dela:

En julhälsning från oss på Gotit

En julhälsning från Gotit

En julhälsning från oss på Gotit

Snart är det dags att runda av 2023, och vi på Gotit vill passa på att önska våra kunder och samarbetspartners en riktigt god jul och ett gott nytt år. Vi hoppas att ni får njuta av en fridfull och glädjefylld ledighet!

Om ni behöver nå oss är vi tillgängliga som vanligt på vardagar klockan 8–17, även under mellandagarna.

Vi är även glada att kunna berätta att vi snart kommer att flytta till ett nytt fint kontor. Från och med januari hittar ni oss på Första Långgatan 17, ett stenkast från vår nuvarande adress.

Vi ser fram emot att välkomna er till våra nya lokaler!

Posted in Gotit |
Dela:

Så ökar du din cybersäkerhet

Bild: shutterstock

Så ökar du din cybersäkerhet

I takt med att vi digitaliserar allt mer av samhället ökar också hoten och riskerna – bekvämligheten har ett pris. Men det finns mycket du kan göra själv för att öka din cybersäkerhet. Vi har pratat med en säkerhetsexpert som ger sina bästa tips.

Sverige är numera ett av de mest digitaliserade länderna i världen. Vi bokar besök hos läkaren, skickar inkomstdeklaration och sköter bankärenden över internet, kommunicerar via mejl och direktmeddelanden, och tar del av nyhetsflödet digitalt. Till och med valutan är i stort sett digital, och mynt och sedlar används alltmer sällan. Det är bekvämt, snabbt och enkelt att sköta allt detta via nätet.

Men detta har också påverkat säkerheten, och gjort oss allt mer sårbara för till exempel desinformation, och vad som ibland kallas ”cyberattacker”. Attacker kan skada på flera nivåer: dig som privatperson, företag och organisationer, eller hela samhället.

– Så kallade phishing-attacker har blivit allt vanligare. En sån kan ta form av ett mejl från vad du tror är en verklig avsändare, men som går ut på att lura dig att uppge känslig information som till exempel användarnamn och lösenord, säger Marcelo Cáceres Longé, informationssäkerhetsspecialist på Tripnet.

Marcelo Cáceres Longé, informationssäkerhets-specialist på Tripnet.

– Såna mejl har med tiden blivit svårare att upptäcka, så det gäller att vara uppmärksam och kolla så att avsändaren verkligen stämmer. Det är lätt att göra misstag. Om man är osäker på om ett mejl verkligen kommer från banken ska man alltid ringa till banken och dubbelkolla.

En annan typ av attack, som oftast slår mot företag eller organisationer, är så kallade DDoS-attacker. DDoS står för Distributed Denial-of-Service, och innebär att en stor mängd datorer skickar en enorm mängd trafik som kan överbelasta och sänka servrar. Till exempel skulle en attack mot ett system som BankID till stora delar kunna lamslå samhället.

– För att veta om man som organisation är sårbar för attacker bör man göra en säkerhetsanalys för att se vilka risker som finns. Tyvärr är det inte så många som gör det förrän de faktiskt blir utsatta för en attack. Men man bör jobba proaktivt, och undvika attacker från första början. Blir man utsatt så är det det svårt för polisen att utreda brottet. De har små möjligheter att komma åt angripare, särskilt om de sitter i ett helt annat land.

Marcelo Cáceres Longé menar också att det läggs för lite resurser på utbildning i hur man hanterar sin informationssäkerhet.

– Många verkar tro att det räcker med att köpa en bra brandvägg, men det krävs även utbildning i hur man ska använda den på ett vettigt sätt. Nio av tio attacker som får effekt beror på den mänskliga faktorn, inte på mjukvaran eller hårdvaran.

Här är Marcelo Cáceres Longés tips för hur du kan öka din egen cybersäkerhet:

  • Var källkritisk. Lita inte på allt du ser och hör, utan gör en bedömning av källans trovärdighet.
  • Minska attackytan. Rensa bort appar du faktiskt inte använder, och gör dig av med hårdvara du inte behöver.
  • Använd bara betrodda appar. Det säger sig självt.
  • Backa upp din information. Se till att du alltid har en aktuell backup av din data, och spara även äldre versioner som du kan gå tillbaka till om du behöver.
  • Uppdatera mjukvaran. Håll mjukvaran aktuell, kör säkerhetsuppdateringar, och investera gärna i ett bra antivirusprogram.
  • Använd starka lösenord. Det är bättre att hitta ett starkt och bra lösenord som du kan lära dig och använda en längre tid än att ha enklare som du byter ofta. Ingen del av lösenordet bör kunna associeras till dig, och ha alltid med specialtecken i det.
  • Stäng av och lås in. Datorn bör stängas av när den inte används, och låsas in om du lämnar den på jobbet. Lämna framför allt inte datorn obevakad om du är inloggad där det finns känsliga uppgifter. Om du har en laptop ska du inte lämna den i bilen.
  • Rapportera incidenter. Det handlar inte bara om att rapportera till någon IT-avdelning, utan även om att prata om dina erfarenheter med familj och vänner. På det sättet bygger vi kunskap och i förlängningen en lite säkrare värld.
Posted in Gotit |
Dela:

Vi söker systemutvecklare till Team Alvis

Vi behöver förstärka vårt team för vuxenutbildning med en systemutvecklare för vår tjänsteutveckling.

På Gotit skapar vi IT-stöd med syftet att förenkla och utveckla administrationen från förskola
till vuxenutbildning. Programvaror som Skolplatsen och Alvis erbjuder skolorna ett stöd för att
bland annat administrera ansökningar, frånvaro, betyg och mycket mer.
”Att tillsammans utveckla morgondagens lärande” är vår vision. Tillsammans med våra kunder
utvecklar vi på Gotit de bästa lösningarna utifrån kundens behov. Vi satsar mycket på att bli
en attraktiv leverantör men även en attraktiv arbetsplats och vi arbetar därför mycket med
våra medarbetares personliga utveckling, både individuellt och i grupp. Som medarbetare på
Gotit finns det stora möjligheter till vidareutveckling. Vi är ett långsiktigt produktbolag med
långa kundavtal vilket ger stora möjligheter för våra medarbetare att växa med vår tekniska
utveckling och bidra till vårt viktiga samhällsuppdrag, att förbättra skolan.
Alla våra system är webbaserade/SaaS-tjänster och används av väldigt många användare som
ställer höga krav på lättanvändbara, säkra och stabila system. Gotits största personalgrupp är
våra systemutvecklare som består av tio personer. Teamet är ett glatt gäng som både är
seriösa och målfokuserade och leds av en teamledare.

Arbetsuppgifter:

Som systemutvecklare på Gotit kommer du att arbeta både självständigt och i grupp med
webbutveckling i olika utvecklingsmiljöer och databasdesign i moderna utvecklingsverktyg. I
uppgifterna ingår också test-, dokumentations- och kvalitetsarbete. Du kommer arbeta i ett
team bestående av experter både i verksamhetens behov och våra tekniker. Vi jobbar i .NET stacken med arkitekturer och databasdesign. Dessutom gillar vi att hålla hög kvalité på våra
leveranser. Vi arbetar efter en agil SCRUM- baserad modell med tvåveckors sprintar och
kontinuerliga releaser.

Vi söker dig som är initiativtagande så att arbetet kan flyta på smidigt. Rollen kräver flexibilitet
och förmågan att vara en lagspelare. Vi har ett stort kundfokus och värnar alltid om
kvalitetsnivån. För oss är det oerhört viktigt att du är bekväm med att refaktorera och
förbättra befintlig kod. Vi söker dig som är professionell och som tycker att det är självklart att
koden du checkar in håller hög kvalitet och följer vedertagna principer för arkitektur och
testbarhet.

Vi tror också att du har kunskaper och vana av .NET och C#, samt SQL. Vi erbjuder Visual
Studio, Resharper och Rider som arbetsverktyg och därför tror vi att du har vana av någon
eller samtliga av dessa också. Vår tech-stack består av .NET och ASP.NET Core MVC, men

arbete sker även i våra legacyapplikationer skrivna i .NET framework och ASP.NET Web
Forms.

Meriterande är också kunskaper i:

  • HTML
  • CSS
  • Javascript/TypeScript
  • nHibernate eller Dapper
  • Utveckling av API:er
  • Enhetstestning
  • Design Patterns
  • Domain Driven Design
  • Azure DevOps
  • Användbarhet (WCAG 2.0)

Kvalifikationer:

Utbildning: akademisk bakgrund eller motsvarighet
Yrkeserfarenhet: önskvärt minst 2-3 års erfarenhet av .NET och C#
Språkkunskaper: svenska, engelska
Placeringsort: Göteborg
Omfattning: Heltid
Tillträde: Snarast

Anställningsform: Tjänsten är en tillsvidareanställning som startar med en provanställning på 6 månader.
Sista ansökningsdag:  27 oktober 2023. Urval och intervjuer kommer dock att ske löpande.
Tjänsten kan komma att bli tillsatt innan sista ansökningsdag. Ansök därför så snart som
möjligt. I anslutning till rekryteringen kommer ett arbetsprov att utvärderas.

Ansökan skickas till: Skicka din ansökan och ditt CV till jobb@gotit.se

Organisations-/företagsbeskrivning:

Gotit är ett IT-företag med moderna system för skolverksamheter. Det har vi gjort sedan
starten 1996. Men vi är mer än så om du frågar våra användare, de som arbetar med
skoladministration och som får skolan att flyta på och fungera. Genom att göra deras jobb
lättare och allt smidigare skapar vi en kedja av fördelar som sprider sig över hela skolan.
Effekterna, de hamnar till slut i klassrummet. I undervisningen. I ett bättre lärande.

Posted in Gotit |
Dela:

”Vår verksamhet är mer kvalitetssäker nu”

Från digitaliseringstankar till att använda Alvis i skarpt läge på bara ett halvår. Jen Holmberg, skolchef och rektor för vuxenutbildningen i Nacka, delar med sig av både erfarenheter och lärdomar av att byta IT-system.Bild: Shutterstock

KUNDCASE

”Vår verksamhet är mer kvalitetssäker nu”

Från digitaliseringstankar till att använda Alvis i skarpt läge på bara ett halvår. Jen Holmberg, skolchef och rektor för vuxenutbildningen i Nacka, delar med sig av både erfarenheter och lärdomar av att byta IT-system.

Hej, Jen! Under 2022 bytte vuxenutbildningen i Nacka administrativt system. Hur upplevde ni införandeprocessen?

– Som väldigt smidig och strukturerad! Det var lätt att förstå att Gotit hade gjort det här förut. Vi hade en projektledare från digitalisering som höll i det från vårt håll tillsammans med en kundansvarig på Gotit. De träffades regelbundet, precis som alla konstellationer i projektgruppen gjorde. Båda parter ville hela tiden samma sak och vi hade tydliga datum att jobba med. Det gjorde att införandeprocessen gick väldigt snabbt – från att avtal skrevs under våren till att systemet var implementerat på hösten.

Vilka framgångsfaktorer och utmaningar stötte ni på?

– De största framgångsfaktorerna var god planering, en tydlig tidplan och framför allt – kompetenta och engagerade människor i projektgruppen. Det vi fastnade i ibland handlade om hur vi ville kunna arbeta i Alvis, eftersom det finns många olika sätt att lösa saker på i systemet. Därför hade det varit värdefullt med en guide eller checklista på vilka funktioner som behöver komma på plats i vilken ordning och att få se skarpa exempel på olika typer av lösningar och funktioner.

Jen Holmberg, skolchef och rektor för vuxenutbildningen i Nacka.

Förändring kan ibland vara skrämmande. Hur fick ni med alla på tåget?

– Vi var i startgropen för att byta IT-system redan 2019, så alla var förberedda på att det skulle komma. Vi hade även en löpande internkommunikation mellan våra enheter och avdelningar längs vägen, där vi fokuserade på tillämpningen av våra arbetssätt och vilka möjligheter det nya verktyget ger oss. Att Alvis är ett väletablerat system på marknaden underlättade också. All vuxenutbildning i Nacka levereras av våra externa anordnare och totalt är det cirka 20 skolor. I princip alla jobbar redan i Alvis via andra kommuner, så många anordnare gick bara och väntade på att vi skulle byta till samma system.

Hur förberedde ni er rent praktiskt?

– Genom omvärldsbevakning och nätverkande, både för att se hur andra kommuner jobbar i Alvis och vilka funktioner som matchar våra behov. Vi hade även referensgrupper, där vi pratade med våra anordnare för att fånga upp synpunkter och önskemål. Vi stötte aldrig på negativ feedback, utan det var egentligen vi som behövde anpassa vårt sätt att jobba på. Det är vi som har genomgått den största förändringen

Vad har införandet av Alvis gett för resultat?

– Vår verksamhet är mer kvalitetssäker nu. Systemet gör det enklare för oss att följa upp studiemedel, anordnare och individuella studieplaner, men också att ta fram statistik till vår kvalitetsuppföljning och vårt förbättringsarbete. Dessutom har Alvis gett oss nya möjligheter att analysera resultat och att mer finmaskigt titta på skillnader mellan kurser och studieresultat. Nu fördelar vi vår arbetstid på ett annat sätt och kan lägga mer tid på meningsfulla uppgifter.

Till sist, har ni något tips till andra kommuner som funderar på att byta IT-system?

– Vi tror jättemycket på omvärldsbevakning och att våga satsa på ett system som är anpassat efter den verksamhet man bedriver. Komvux är ju en skolform där elever ändå hoppar mycket mellan olika kommuner. Då är det en jättefördel när man kan dela information och data mellan varandra på ett smidigt sätt. Nyttja också tillfället till att tänka igenom era interna arbetssätt. Man tjänar mycket på att tänka nytt när ett system ger utrymme för utveckling av verksamheten på ett effektivt sätt!

Posted in Gotit |
Dela:

Systemsyn – ett effektivare sätt att arbeta

Systemsyn – ett effektivare sätt att arbetaBild: Shutterstock

Systemsyn – ett effektivare sätt att arbeta

Verkligheten är komplex, och för att kunna styra den åt det håll man vill, behöver verkligheten ses och förstås sådan den nu är. Lennart Wittberg berättar om fördelarna med att tillämpa systemsyn i skolans verklighet.

Att använda sig av systemsyn är ett sätt att hantera svåröverskådliga situationer i komplexa organisationer – så som verkligheten ofta ser ut.

– Vi människor har en tendens att förenkla verkligheten när vi ska hantera den. Men det kan ställa till problem, genom att vi förenklar för mycket. Eller till och med börjar tro att förenklingen är verkligheten. Men verkligheten är ofta komplex, vilket betyder att den är både rörig och rörlig. Då behöver vi lära oss att se och förstå komplexiteten, säger Lennart Wittberg, som är författare, föreläsare och rådgivare inom strategisk utveckling och förändring.

Skolans värld är ett exempel på en verksamhet som är komplex. Där finns ett helt ekosystem av olika aktörer, som eleven själv, familj, övrig omgivning, samhälle och skolan, som alla påverkar – inte bara slutresultatet, utan även varandra. Värdet ligger inte i vad var och en rent konkret gör, utan vad som faktiskt uppnås i denna samverkan.

Lennart Wittberg, författare, föreläsare och rådgivare inom strategisk utveckling och förändring.

Lennart Wittberg, författare, föreläsare och rådgivare inom strategisk utveckling och förändring.

– Skolan kan inte hanteras som en fabrik, där man stoppar in en ”resurs” och får ut ett “värde”, med förhoppningen att mer resurser in ger mer kunskap ut. Sådana enkla samband existerar inte i skolan. Där behöver man i stället tillämpa systemsyn, säger Lennart Wittberg.

Utgångspunkten vid systemsyn är organisationens syfte – varför den finns och vad verksamheten ska uppnå, i skolans fall alltså att eleverna faktiskt lär sig det de ska och utvecklas som individer. Det handlar om vilket perspektiv man väljer att ta, menar Lennart Wittberg. I stället för att ha fokus på produktionen (”vi ska göra fler aktiviteter billigare”) behöver man ha fokus på behovet (”vi ska göra mer nytta”).

Planering behövs men planer kan vara ett tveeggat svärd, enligt Lennart Wittberg – det kan vara riskabelt att ta fram en plan och sedan följa den till punkt och pricka. En plan kan ge illusionen av att ha kontroll, men verkligheten vill ofta annorlunda. Planering måste vara en ständigt pågående process, och man måste vara förberedd och skapa handlingsberedskap för det som kan hända, konstaterar han.

Det är även viktigt att tänka till kring är de mål man sätter upp. Vid systemsyn är det bara själva syftet som ska ha mål – alltså det man faktiskt vill uppnå. Däremot ska man inte sätta upp mål för de medel man ska använda, eller de externa krav som ställs på verksamheten. I skolans fall kan man enkelt säga att syftet är att eleven ska lära sig något, medlet är själva undervisningen, och kraven är att det sker respektfullt och kostnadseffektivt. Man ska alltså inte sätta upp mål för till exempel hur många undervisningstimmar man ska genomföra, för det säger ingenting om hur väl syftet faktiskt uppnås.

– Vi ska alltså mäta det vi ska uppnå, trots att det kan vara svårt att mäta just det. Vi ska inte sätta mål på det som kan mätas bara för att det är enkelt att göra så. För att mäta om vi ligger rätt behöver vi använda flera indikatorer som vi bedömer i ett sammanhang. Det kan hjälpa oss att avgöra om vi har nått målen, säger Lennart Wittberg.

Han rekommenderar att man använder sig av något som han kallar ”bukettmetoden”. Man skapar ”buketter” av olika indikatorer, ur flera olika perspektiv. Man kan till exempel välja elevens perspektiv, lärarnas och skolans perspektiv, och samhällets perspektiv. Från varje perspektiv kombineras sedan flera indikatorer. De olika perspektiven bedöms sedan samlat.

– Genom att på detta sätt kombinera flera indikatorer, mätningar och iakttagelser och bedöma dem i sitt sammanhang, alltså utifrån verkligheten, kan vi skapa en berättelse som visar på förändring och riktning. Då kan vi bedöma om vi har närmat oss de önskade effektmålen, säger Lennart Wittberg.

I grund och botten handlar systemsyn om att man ser en organisation som en del av ett större system, och att värde skapas gemensamt av alla aktörer i systemet. Styrning och granskning ska handla om hur man ska bäst ska få organisationen att bidra till den gemensamma nyttan.

– Målet måste alltid vara att vi som organisation ska göra individen och samhället bättre – då blir vi själva bättre, säger Lennart Wittberg.

Posted in Gotit |
Dela:

Bättre fokus på elever med systemsyn

Bild: Shutterstock

Bättre fokus på elever med systemsyn

Vuxenutbildningscentrum, VUC, i Västerås är inne i ett arbete med att omforma rutiner och processer i skoladministrationen. Målet är att bland annat att få in större fokus på kvalitet och att öka anpassningsbarheten i organisationen – allt med ambitionen att förbättra elevernas lärande.

De runt 45 medarbetarna på VUC i Västerås har i uppdrag att genomföra kommunal vuxenutbildning. I uppdraget ingår bland annat att ta hand om ansökningar, antagning och mottagning, tillhandahålla reception, studie- och yrkesvägledning och annat stöd. I december 2020 drogs ett omställningsarbete i gång. Anledningarna var bland annat att organisationens arbete var för personbundet och inte effektivt nog, med stopp i många flöden.

– Det var helt enkelt för dåligt fokus på elevernas lärande. De kom i kläm, säger Katarina Lundquist, enhetschef på VUC i Västerås.

VUC har haft några viktiga utgångspunkter för omställningen. Först och främst har man tagit avstamp i de övergripande målen som de formuleras i skollagens 20:e kapitel §2. Där sägs till exempel att vuxna ska stödjas och stimuleras i sitt lärande, och ska ges möjligheter att utveckla sina kunskaper och sin kompetens. I lagtexten sägs dessutom att utgångspunkten för utbildningen av enskilda elever ska vara dennes behov och förutsättningar.

– Andra viktiga utgångspunkter för omställningsarbetet har varit den gemensamma kompetensen och att arbeta tydligare i processer samt i samarbete, säger Katarina Lundquist.

En viktig förändring som genomförts är ny organisation av elevadministrationen.

– Numera jobbar alla inom elevadministrationen med alla delar. Processerna och flödena har blivit tydligare och hänger ihop hela vägen. Vi har också bättre och tätare samarbete med studie- och yrkesvägledarna, och gör fler studieplaneringar som gagnar elevens resa, säger Katarina Lundquist.

Systemadministratörernas roll har också förtydligats, och de sköter allt bakom kulisserna i Alvis.

– Vi har också strävat efter att införa ett nytt mindset – att ge kunden korrekt svar direkt vid första kontakten. Alla ska kunna ge bra svar kring elevens process, vare sig kontakten går via telefon, mejl eller vår reception. Det ger oss mer tid att arbeta undan i förväg i stället för att hantera frågor i efterhand. Får vi till exempel en inkorrekt ansökan kan vi flytta den till nästa start och kontakta eleven, det har minskat antalet avslag.

Ett nytt Lärcentrum samlar ett flertal funktioner, bland annat studiestöd och handledning, strukturellt stöd med studier, IKT-stöd och EHT-team. En samverkan med AME och SKE har också inletts. Tillsammans med VUC bildar de ett kartläggningsteam som träffas och samtalar kring elever som inte gör progression, för att kunna sätta in bättre åtgärder för elevens lärande.

Det finns också en ny kvalitetsorganisation som ska tillse att anordnare följer avtalen.

– För att öka undervisningens kvalitet har vi bildat team av olika professioner som gör besök på lektionerna och håller i samtal mellan lärarkollegor. De kan föreslå förbättringar som behöver göras och ge stöd i detta arbete, säger Katarina Lundquist.

Hon medger att det har funnits en del utmaningar längs resans gång, som vid alla stora förändringar inom organisationer.

– Det har funnits röster som ifrågasatt, många starka känslor, ökad stress och sjukskrivningar. Men när de nya processerna har börjat sätta sig har vi märkt att effektiviteten ökat markant. Samma antal personer gör väldigt mycket mer arbete, och med högre kvalitet. Känslan av att vara en del av ett sammanhang och att göra skillnad för eleverna har blivit mycket starkare. Vi ångrar verkligen inte att vi har genomfört det här, säger hon.

Resultatet har också visat sig. VUC kan nu genomföra fler starter kontinuerligt under året, och har fått kortare ställtider från ansökan till kursstart. Eleverna får bättre och mer korrekt information under studierna, och stödet via till exempel Lärcentrum leder till färre avbrott och underkända betyg.

– Genom att anamma systemsyn har vi förbättrat oss på många punkter. Vi välkomnar nya insikter, och ser möjligheter i stället för problem och fel. Vi har också blivit mycket mer förlåtande mot oss själva när det inte har blivit som planerat. Vi är ju bara människor, säger Katarina Lundquist.

Posted in Gotit |
Dela:

Missa inte smarta integrationer med Alvis och Skolplatsen

Bild: Shutterstock

Missa inte smarta integrationer med Alvis och Skolplatsen

Genom att integrera Gotits elevadministrativa system Alvis och Skolplatsen med andra externa system kan du automatisera flöden av data och effektivisera din organisation. Här följer en kort genomgång av vilka möjligheter som finns.

Integrationer mellan olika system ger möjlighet att föra över data från ett system till ett annat och på så sätt underlätta många administrativa sysslor.

– Ett enda system kan inte vara bäst på allt och därför är integrationer nyckeln för att lyckas med sin digitalisering, säger Joakim Ehrs, kvalitetsansvarig och dataskyddsombud på Gotit.

Gotit erbjuder import- och exportmöjligheter som gör det enkelt att återanvända till exempel betyg och studerandeuppgifter som registrerats i ett av våra IT-stöd. Vi kan till exempel interagera med en verksamhets ekonomisystem, schemasystem och lärplattform och numer finns också möjlighet att integrera Alvis med SUSA-navet.

– Vår filosofi är att det är ni kunder som äger er data och då vill vi ge er tillgång till den, säger Joakim Ehrs.

Vidare finns finns integrationer för bland annat Vklass, Quiculum, Unikum och Sokigo. Alvis och Skolplatsen har också funktioner som gör det möjligt att överföra statistik till system för datavisualisering, för att på så sätt kunna ta datadrivna beslutstöd med hjälp av rapporter och statistik.

All data som finns i Alvis och Skolplatsen kan exporteras, sådan data kan vara exempelvis gruppnamn, kurskod, skolform, elever, personal eller start- och slutdatum för kurs. Som kund kan du välja om du vill att informationen exporteras som en fil med all information eller som flera separata filer.

Till Alvis är det också möjligt att importera förutbestämda elevuppgifter som användarnamn, lösenord och e-post från externa system. Detta visualiseras sedan på den studerandes konto i Alvis.

I dagsläget stödjer Gotit bland annat följande format:

  • IMS-filer (XML)
  • Textfiler
  • SS12000
  • XCAL
  • JSON
  • WEB-services

 

För många system erbjuder Gotit standardiserade integrationer, men om du vill integrera Gotits programvaror med ditt ekonomisystem sätts integrationen upp individuellt utifrån utseendet på era kontosträngar, betalningar och så vidare.

– Om du fundera på att sätta upp en integration mellan Gotits system och andra programvaror är mitt råd är att du först funderar på vad din data ska användas till och vilken typ av data som behöver överföras. Fundera också på om det finns tillräckliga resurser för att ta hand er data internt eller om ni behöver hjälp av en extern part, tipsar Joakim Ehrs.

Vill du veta mer om möjligheter för import- och export mellan Gotits system och externa plattformar är du välkommen att kontakta oss.

Posted in Gotit |
Dela:

Är du cybersäker?

Foto: Jacob Lund

Kostnadsfritt webbinarium

Är du cybersäker?

Datum: Onsdag 24 maj
Tid: 13.00–14.00
Plats: Digitalt via Teams
Målgrupp: Alla

De senaste åren har svenska företag investerat mest i digitalisering och utveckling, och Sverige är ett av de mest digitaliserade länderna i världen. Vi har till och med digitaliserat vår valuta så att vi knappt känner igen våra mynt och sedlar. Göran Sjöberg, säkerhetschef och Marcelo Caceres, informationssäkerhetsexpert på Tripnet berättar under webbinariet “Är du cybersäker?” om konsekvensen av de här utvecklingen och om hur vår sårbarhet för cyberattacker ökat markant.

Varmt välkommen!

Anmäl dig till webbinariet här.

Posted in Gotit |
Dela: