Just nu söker vi en barnomsorgshandläggare

Vi växer och behöver förstärka vårt support- och utbildningsteam inom området barnomsorg. Vi söker därför dig med erfarenhet av administrativt arbete inom barnomsorgsverksamhet, kunskap om regelverken kring barnomsorgshanteringen och ett stort intresse för att bidra till utvecklingen av verksamhetssystem för detta område.På Gotit skapar vi IT-baserade verksamhetssystem med syftet att förenkla administrationen från förskola till vuxenutbildning. Programvaror som Alvis och Skolplatsen erbjuder skolorna ett stöd för att bl.a. administrera ansökningar, underlag för fakturering, frånvaro, betyg och myndighetsrapportering och mycket mer.

Att tillsammans utveckla morgondagens lärande är vår vision. Tillsammans med våra kunder utvecklar Gotit de bästa lösningarna utifrån kundens behov. Vi satsar mycket på att bli en attraktiv leverantör men även en attraktiv arbetsplats och arbetar mycket med den personliga utvecklingen, både individuellt och i grupp. Som medarbetare på Gotit finns det stora möjligheter till vidareutveckling.

Utbildningsteamet består idag av tre verksamhetskonsulter med erfarenhet från olika skolformer. Teamet är ett glatt gäng med seriösa och målfokuserade individer som alla gör sitt bästa. Initialt kommer du arbeta för att förstärka supporthanteringen. Efterhand när du växt in i rollen får du arbeta med utbildning och projektledning. I rollen ingår även att i dialog med säljarna förstärka förtroendet hos befintliga och nya kunder och att tillsammans med systemutvecklare prioritera och kvalitetssäkra produktutvecklingen.

Låter detta intressant? Läs hela jobbanonnsen här

 

Hur förvaltar ni tiden?

Har du varit i kontakt med supporten på Gotit? Om svaret på den frågan är ett ja, finns det en relativt stor chans att det är Jesper Höglanders namn du sett strax ovanför mailsignaturen eller att det är hans röst som mött dig i andra ändan av linjen.

Det är en frisk novembertisdag då vi sätter oss med Jesper för att diskutera hur han ser på effektiv resurshantering, ett tema som alltid står i fokus. Tillsammans med kollegorna på Utbildnings- och supportavdelningen ansvarar Jesper för inkomna supportärenden och frågor relaterade till Gotits IT-system. Till uppgifterna hör även att åka ut till skolor runtom i landet för att utbilda administratörer i användningen och implementeringen av IT-stöden. Jesper ser som sitt viktigaste uppdrag att lära ut verktygen så bra som möjligt – att du som användare av systemen ska känna dig trygg och veta vad som ska göras när och givetvis hur.

Men tillbaka till effektiv resurshantering. Ärligt talat så skruvar han lite på sig vid just dessa ordval. Anledningen till denna reaktion redogör han för direkt: i skolsammanhang kan detta lätt te sig hårt, något kallt. Och med all rätt, kombinerar man orden ”effektiv” och ”resurs” är nog en första association hos många ett rationaliserande, ett som inte andas värme. Vi bestämmer oss därmed för att byta ut ordet ”effektiv” till ”smidig” och samtalet fortsätter. För talar man om ett skoladministrationsprogram som Skolplatsen är det exakt smidighet det handlar om: att göra funktionerna i verktyget så enkla och lättförståeliga som möjligt, så att ingen tid behöver ödslas på frågan om hur göra.

Det intressanta är att ett gemensamt verktyg till trots finns det skillnader i användningen, inflikar Jesper. Även om det handlar om ett och samma IT-stöd och samma aktuella juridiska ramverk samt motsvarande nivå av utbildning, skiljer sig sättet man jobbar i till exempel Skolplatsen skolor emellan. Och detta är naturligtvis på grund av att det till syvende och sist fortfarande är människor som jobbar i verktyget. Det är här vikten av lyhördhet träder fram – både med avseende på support och utbildning. För Jesper tillika övriga i supportteamet, handlar en stor del av arbetet om att hjälpa alla användare av verktyget – oavsett om det handlar om administratörer, schemaläggare, lärare eller barnomsorgshandläggare – att nyttja verktyget på ett optimalt sätt. Ett som förefaller just dem naturligt. Och det är här följande ord blir allt viktigare: resurs.

För Jesper är nämligen begreppet ”resurs” så mycket mer än pengar: ”Tid. Det är tid som är det viktiga”. Jämför man med pengar som är både lätt att relatera till och framför allt ett fast mått, är tiden betydligt svårare att tämja. Saker kan ta längre tid än väntat och tar tiden slut, då finns det ingen mer tid att ta av. Med andra ord är tid en oerhört dyrbar resurs och omsätts detta i praktiska termer i den vardag Jesper möter i skolan gäller det att förvalta tiden på bästa möjliga sätt: att personalen ska kunna koncentrera sig på rätt saker, vid rätt tidpunkt. Och kan alla sin sak, blir arbetsflödet än smidigare.

Utöver en personal som är utrustad med bästa möjliga förutsättningar för att göra sitt jobb – sett till det administrativa, menar Jesper att det är flera olika delar i Skolplatsen som bidrar till att göra administratörernas vardag enklare. En central fördel med verktyget är att det är webbaserat, vilket innebär att det kontinuerligt hålls uppdaterat och att alla förändringar kan göras direkt i systemet – något som i sin tur gör att eventuellt dubbelarbete undviks. En ofta förekommande situation i skolan är den bestående av lärare eller till exempel rektorer som behöver komma åt dokument och får vända sig till administratören för att hämta ut uppgifter, vilket är tidskrävande för alla involverade. Med ett webbaserat verktyg kan behörigheterna delas ut så att alla med rätt befogenhet har möjlighet att direkt få ut den information de behöver och på så sätt måste inte flera led av personal involveras.

Vidare kan man idag även jobba i olika menydelar i programmet samtidigt, vilket ger en tydlig synergieffekt och gör det allt lättare att följa den administrativa arbetsordningen. Målet är att ha hela administrationsåret i verktyget, utan att behöva blanda in andra program. En annan fördel med att jobba i ett webbaserat IT-stöd är en ytterligare aspekt av tillgängligheten, poängterar Jesper. De publika sidorna, som även kallas e-tjänst, gör att kommunikationen mellan skola och hem är lätt, enkel och direkt.

Innan Jesper återgår till eftermiddagens supportärenden ställs han inför en sista utmaning: att beskriva Skolplatsen med enbart tre ord. En kort tystnad följer och Jespers blick riktas ut, mot den klara, blåa Göteborgshimlen. Därefter yttras några noggrant utvalda ord: ”omfattande, ambitiöst och tillämpningsbart, oavsett skolverksamhet och skolform”.

Blicken söker sig tillbaka till datorskärmen och fram till klockan 17.00 är det kunderna som återigen får hans fulla uppmärksamhet.

”I min värld kan man lösa allt”

Wynona Ekesryd är kvinnan som brinner för ordning och reda. En riktig eldsjäl, vars engagemang är tydligt närvarande när det kommer till skolan.

Sedan 2014 jobbar hon som systemadministratör på Stadsmissionens skolstiftelse. Stadsmissionens skolstiftelse är en idéburen skola utan vinstsyfte, som utbildar unga och vuxna i hela Mälardalen. Wynonas roll som central systemadministratör innebär att hon är ansvarig för administratörerna i samtliga sex gymnasieskolor – Eskilstuna, Stockholm, Sundbyberg, Uppsala, Västerås och Örebro, alla med Skolplatsen som IT-stöd.

Vi tar ett samtal med Wynona för att diskutera vad exakt effektiv resurshantering innebär i hennes värld och för att ta ned dessa begrepp till en i allra högsta grad konkret nivå. Effektiv resurshantering är så mycket mer än det som rent spontant kanske tolkas in i begreppet: resurser i form av pengar. Det kan handla om allt ifrån att alla lokaler utnyttjas på ett effektivt sätt, till att systemen i den dagliga verksamheten flyter på och lärarna har möjlighet att använda sin tid på bästa möjliga sätt. Wynona fortsätter: ”Jag tror på struktur och ordning – har man tydliga ansvarsroller och tydliga rutiner, då får man en bra struktur och det blir ordning och reda. Och ordning och reda ger effektivitet.

Och visst är det exakt så; finns det en tydlig struktur som grund kan allt löpa betydligt smidigare. Kännetecknande för en effektiv resurshantering – vare sig det handlar om IT-stöd eller andra delar av verksamheten – är just lättheten. Det ska vara enkelt att förstå hur man ska göra. Det grafiska gränssnittet är också en av de fördelar som Wynona lyfter fram med Skolplatsen som IT-stöd. Det är en central del i ett verktyg man arbetar med på daglig basis och en egenskap som överskådlighet kan inte betonas nog; ”Jag tycker om gränssnittet, det är behagligt för ögat. Det tycker jag gör väldigt mycket att det har ett bra gränssnitt”.

Som systemutvecklare i botten, är gränssnittet av naturliga skäl något Wynona fäster sig vid. Det kan röra sig om klickbara länkar och texter till att sömlöst kunna röra sig i verktyget. Wynona har även varit proaktiv och kommit med förslag på hur IT-stödet kunde vara än effektivare för henne som användare och vårt samtal glider fort in på supporten:

…supporten är fantastisk. Det finns ju support som kan vara kinkig och grinig och då drar det ner omdömet för hela produkten och det tycker jag inte det finns en tillstymmelse till när det gäller Skolplatsen.

På frågan om ett IT-stöd har en verklig potential att göra resurshanteringen smidigare, svarar hon helt resolut: ”Det tycker jag absolut”. Hon betonar att så länge en lyhördhet ligger som grund, en vilja att kontinuerligt utveckla verktyget och möta de föränderliga behoven i skolverksamheten, ”…har man ju ingen anledning att ens tänka på ett annat system”. Wynona uppmärksammar även användarträffarna som hon ser som en enorm fördel och möjligheten att på så sätt komma i kontakt med andra användare av systemet – bollplank som sträcker sig långt utöver Gotits lokaler på Första Långgatan.

Efter att vi avrundat samtalet är det speciellt ett av Wynonas uttalanden som har en tydlig efterklang och garanterat inte kommer falla i glömska. Ett uttalande som så kärnfullt beskriver denna systemadministratör tillika eldsjäl: ”I min värld kan man lösa allt”.

wynona-1

20 år i skolan

När det begav sig

1996 arbetar tre konsulter på Utbildningsförvaltningen i Göteborg. Två av dem med programmeringsbakgrund och en tredje som tekniker. Dessa tre konsulter levererar framförallt datasystem till skolan och en av dem, Jörgen Rönning, hade bland annat varit med och byggt nätverk och kopplat ihop stadens skolor i syfte att möjliggöra en kommunikation skolor emellan. Första halvan av 90-talet är tiden innan internet; fram till dess var det stordatorer som gällde – dessa datorer som var allt annat än blygsamma i omfattning och upptog vanligen ett större rum. I övrigt sköttes skolans administration med hjälp av traditionella medel: papper. Det existerade med andra ord inget enhetligt administrativt system, vilket resulterade i att kvalitén beträffande förteckningarna av elever m.m. varierade drastiskt skolor emellan men likaså sätten på vilka skolorna skötte detta.

Det som händer år 1996 – och utgör startskottet för det tre konsulternas blivande företag – är att skolorna i Göteborg upphandlar administrativa IT-stöd. IT-stöden är byggda av de stora nationella konsultbolagen och grundar sig på den då väldigt moderna klient-server arkitekturen; en där verksamhetens datorer har Windows-programvara installerat och en gemensam databas centralt i nätverket. Det är med andra ord en teknisk vurm som sprider sig under denna tid: PC:n introduceras och likaså nätverken. Tiden andas innovation, driftighet och framåtanda.

En avgörande beståndsdel för att innovationer ska få ett genomslag i stort är dock deras praktiska tillämpning och det är här det uppstår en möjlighet för de tekniskt ambitiösa tre konsulterna på Utbildningsförvaltningen i Göteborg. De stora konsultbolagen som levererat IT-stöden till stadens skolor drar sig nämligen tillbaka och kunderna efterlyser kompetenser som kunde både underhålla och vidareutveckla de nyligen införskaffade IT-stöden. Gotit grundas.

En ny era

Under de följande sex åren anlitas Gotit av skolor för att lösa diverse utmaningar kopplade till de implementerade IT-stöden och framförallt för att optimera lösningarna och anpassa dem i mån av möjlighet enligt de behov respektive skola har. 2002 är det dock dags för nästa stora skifte: resan som produktbolag startar. Från ett engagemang bestående av konsulter anlitade på tid påbörjades nu resan mot att bli det företag Gotit är idag, 2016. All den kompetens och de erfarenheter som samlats under de tidigare åren skulle nu omsättas i programvara som allt fler skulle få tillgång till. En programvara som skulle ge skolorna i landet de bästa möjliga förutsättningarna. Vid den här tidpunkten hade ännu inga molntjänster, dvs. webbaserade tjänster, introducerats i den svenska skolvärlden och Gotits ambition var att bygga något unikt. Både Alvis – IT-stödet ämnat för vuxenutbildningen, och Skolplatsen – IT-stödet från förskola upp till gymnasieskola och kulturskola, skulle vara tillgängliga för kunderna på internet. Det är dags för en ny era.

Att utveckla tillsammans

”De bästa IT-systemen handlar om att hjälpa skolan genom förändringar och underlätta arbetet som ska genomföras.” – Jörgen Rönning, en av grundarna till Gotit

Alltsedan detta beslut fattades 2005 har Gotit utvecklat IT-stöden Alvis och Skolplatsen med en strävan att göra dem än bättre anpassade för de existerande och kontinuerligt föränderliga behoven i skolan. Utmärkande i produktutvecklingen är att detta sker i allra högsta grad tillsammans med kunderna – ett värdefullt arv från konsulttiden. Lyhördheten, den konkretiseras till exempel i form av användarträffar som arrangeras på regelbunden basis. Dessa träffar är viktiga för alla parter; dels har användarna möjlighet att komma med synpunkter och feedback och påverka själva utformningen av produkterna, dels deltar även många av teamet på Gotit – framförallt utvecklarna som i allmänhet befinner sig längre från kunderna. Användarträffarna möjliggör att avståndet mellan utvecklarna och användarna blir betydligt kortare och kundernas behov blir reella för fler av medarbetarna på Gotit. Oerhört vägande blir användarträffarna likaså i samband med nya direktiv från Skolverket, då arbetet till stor del handlar om att tolka dessa krav och omsätta paragrafer till verklighet. Det är då Gotits uppdrag är att se till att denna process blir så smidig som möjlig för kunden och säkerställa att utformningen av det aktuella IT-stödet utgör den mest optimala lösningen. För det är exakt detta Gotit gör – och gjort sedan starten 1996 – att skapa de bästa möjliga förutsättningarna för skolan och hjälpa skolan med dess otroligt viktiga uppdrag. Och det tillsammans.

_X9B2648

Nu söker vi ytterligare förstärkning till vårt team!

Nu efterlyser vi ytterligare förstärkning till vårt team i form av en Operativ Utvecklingschef.
I rollen som utvecklingschef kommer du att vara ytterst ansvarig för våra programvaror. Det kommer ligga på dina axlar att hantera informationssäkerhet, användarvänlighet, omvärldsbevakning samt vidareutveckling. Eftersom vi hanterar mycket personuppgifter är det viktigt med informationssäkerhet för att ge trygghet till våra kunder.

Låter detta intressant? Ta en titt

keyboard

Den lilla men betydelsefulla rutan

Det är den lilla rutan du ska kryssa i steget innan du genomför ditt köp. Oftast en mening som inleds med “Jag godkänner villkoren…” och med ordet “villkor” understruket med syftet att du som konsument ska klicka dig vidare och läsa det finstilta dokumentet. Ett dokument som redan i dess utformning avskräcker de flesta. Du stänger snabbt fliken och återgår till ditt köp. Därefter ögnar du igenom din beställning en sista gång och ser förkortningen PuL skymta förbi innan du kryssar i rutan. Jag godkänner villkoren.

Det är oftast i detta sammanhang vi i vardagen stöter på personuppgiftslagen (PuL). Personuppgiftslagen har som syfte att skydda individer mot att deras personliga integritet kränks när personuppgifter behandlas. “Behandlas” som begrepp är omfattande i det här fallet; det handlar om vilka rättigheter du har när det gäller allt ifrån insamling och registrering till lagring och spridning av dina personuppgifter. Den svenska personuppgiftslagen bygger på ett EU-direktiv från 1995, det så kallade dataskyddsdirektivet, vilket i praktiken innebär en grundval som lagts för dryga 21 år sedan. 21 år är en lång tid när det gäller data och om du tänker på hur vårt informationssamhälle utvecklats under denna period. Det är på grund av denna anledning som Europeiska kommissionen i mars 2012 presenterade ett förslag till nya regler om dataskydd med syftet att modernisera reglerna i dataskyddsdirektivet och skapa en mer enhetlig tillämpning inom EU.  Det är nu – eller närmare bestämt i april 2016 – som denna dataskyddsförordning antogs och i maj 2018 kommer förordningen att ersätta den svenska personuppgiftslagen.

I skolverksamheten är det extremt viktigt att fundera över hur elevernas personliga integritet skyddas när deras personuppgifter behandlas. På Gotit är säkerhet därmed en ytterst angelägen punkt och det är också anledningen till att vi kontinuerligt ser över dataskyddet i våra produkter för att säkerställa att det till exempel inte går att varken komma åt, ändra eller radera uppgifter – ifall du inte är behörig. Under hösten 2015 genomfördes en omfattande granskning av Arbetsmarknad- och Vuxenutbildningsförvaltningen inom Göteborgs Stad på uppdrag av Stadsrevisionen. En granskning som även inbegrep förvaltningens leverantör, dvs. Gotit och vår produkt Alvis. Den här granskningen bidrog till en noggrann genomgång av systemet, en möjlighet att se över funktioner och säkerhetsrutiner och likaså ett resultat som bekräftade att inget intrångsförsök lyckades. I våra uppdateringar av Skolplatsen och Alvis ingår således inte bara nya funktioner utan även förbättringar inom områden som för kunden oftast är osynliga.

I arbetet att skydda personuppgifter utgör en viktig del själva produkterna, men minst lika viktigt är hur dessa program implementeras i verksamheten och att säkerheten även här ses över. Är alla behörigheter uppdaterade? Visas enbart de uppgifter som ska visas? Är inloggningen säker? Dessa är bara några av de frågor som kan vara aktuella att ställa, framförallt i samband med ett avslutat skolår och med ett nytt i horisonten. För dig som är personuppgiftsansvarig kan Datainspektionens ”Checklista för hantering av personuppgifter i skolan” fungera som en praktisk inkörsport, ta en titt här. Vidare, har du frågor eller funderingar kring säkerheten kopplad till Skolplatsen eller Alvis? Eller önskar du hjälp med att se över behörigheterna för din verksamhet? Då är du varmt välkommen att kontakta oss!

 

Källor:

Datainspektionen: “Personuppgiftslagen”
http://www.datainspektionen.se/lagar-och-regler/personuppgiftslagen/

Dataskyddsinspektionen: “EU:s dataskyddsreform”
http://www.datainspektionen.se/lagar-och-regler/eus-dataskyddsreform/

 

_X9B2930

När 1+1 blir 3

IT-stöd kan lätt framstå som en typ av produkt där förankringen i den praktiska vardagen lyser med sin frånvaro: rätt kantiga produkter med varierande grad av relevans för just din verksamhet. Den huvudsakliga funktionen med verktyget är rätt men anpassningsförmågan och möjligheten att skräddarsy verktyget enligt aktuella behov är begränsad. Det kan med andra ord vara ett rätt generiskt IT-stöd där en utmaning består i att tillgodose just dina behov. För att undvika denna sits har vi på Gotit valt strategin 1+1=3: vi slår ihop den tekniska kompetensen i form av våra programmerare med våra utbildare, som respektive i sin tur har en nära kontakt med våra kunder.

Bägge produkter, Alvis och Skolplatsen, är administrativa system. Administrativa system utformade av användare tillsammans med programmerare för bästa möjliga resultat. Det är glädjande att se att denna strategi är uppskattad av våra kunder och även något som uppmärksammas av dem. Salems kommun har sedan november 2013 använt sig av Skolplatsen i barnomsorgen, grundskolor och kulturskolor. Enligt Torbjörn Bergsdal, kommunikatör och systemförvaltare på Barn- och utbildningsförvaltningen, är det bland annat anpassningsförmågan som de värdesätter högt:

”…Det professionella men samtidigt personliga bemötandet från Gotit är ett annat stort plus. De är intresserade och lyhörda och dessutom snabba på att utveckla lösningar för just våra behov.”

Vill du läsa om hur Skolplatsen fungerat i Salems kommun, ta en titt här: http://www.gotit.se/referenser/salems-kommun/

_X9B3106

Från skolvärlden till skolvärlden

På Gotit är vår vision att utveckla morgondagens lärande. Vi vill ge skolan – och alla i skolan – de bästa möjliga förutsättningarna. För att kunna göra detta tror vi på en kombination av kompetenser och framförallt en stark grund i just skolan. Det är också därför alla våra utbildare du möter har en bakgrund inom skolvärlden: dels som lärare och dels som administratörer. Det här anser vi är centralt: för att kunna utforma optimala verktyg för skolvärlden, behövs – utöver den tekniska delen – i allra högsta grad en förståelse för den miljö, i vilken verktyget används. Med en inblick i skolvärlden som grundval medföljer en uppfattning om vilka behoven är och hur de kan arta sig från förskola till vuxenutbildning. Och behoven, de ändras ju givetvis över tid. Det är därför vi i dialog med våra kunder både skapar och utvecklar våra produkter. I praktiken innebär detta att våra IT-system är anpassade efter organisationen, och inte tvärtom.

Att ett flertal personer i vårt team har en bakgrund inom skolan har således en rad olika fördelar. En konkret insyn i hur administration kan se ut i skolväsendet idag gör att även den praktiska förståelsen blir en annan: hur verktyg som IT-stöd de facto används på daglig basis av både lärare, administratörer och till exempel föräldrar i deras kommunikation med skolpersonal. Med dessa erfarenheter som grund, är vår ambition att göra administrationen som sker i skolan allt smidigare och skapa funktionella, välanpassade och uppdaterade verktyg. Och till sist men definitivt inte minst: på Gotit brinner vi för att göra skolan bättre. Att ha den referensram och de praktiska erfarenheter som flertalet utav oss har, resulterar även i ett engagemang för skolan som säkerligen inte skulle existera i samma grad utan våra bakgrunder.

Från skolvärlden till skolvärlden.

Från skolvärlden till skolvärlden.