Bild: Jacob Lund
KUNDCASE
Automatisering i praktiken – erfarenheter av Alvis i Botkyrka
Effektivitet, användarvänlighet och minskad manuell arbetsbörda; möjligheten till automatisering i Alvis förändrar spelplanen för administratörer inom vuxenutbildning och yrkeshögskolor.
Joakim Falkeborn, systemansvarig för Botkyrka kommun
En av de mest omvälvande förändringarna för Botkyrkas del har varit införandet av autoantagning. Tidigare hanterades antagningsprocessen manuellt, vilket innebar flera steg för att meddela och få svar från sökande. Denna process var både tidskrävande och kunde lätt leda till misstag.
– Vi hade en dialog med Gotit om att det här var något vi skulle vilja automatisera, säger Joakim Falkeborn.
Med autoantagningen kan administratörer nu enkelt meddela antagningsbeslut, och de sökande kan svara direkt via Alvis, vilket automatiskt uppdaterar deras tillstånd. Detta eliminerar behovet av manuell inmatning och uppföljning.
Som alltid vid stora förändringar stötte Botkyrka kommun på utmaningar under implementeringen. En av de mest påtagliga var att säkerställa att alla tillstånd och automatiska utskick fungerade som avsett.
– Vi lärde oss snabbt vikten av att kontrollera tillstånden noggrant. I en utbildning fanns det ett misstag som resulterade i felaktiga utskick, som vi sedan fick rätta till manuellt. Det visar hur viktigt det är att ha noggranna processer på plats, säger Joakim Falkeborn.
En annan utmaning var att få utbildningsledarna att känna sig bekväma med den nya automatiserade processen – de är sällan inne i Alvis, och känner inte till systemet så väl. För att underlätta för dem introducerades en funktion som gjorde det möjligt för utbildningsledare att logga in som den sökande för att snabbt kunna hjälpa dem genom att till exempel anmäla dem till kurser.
Autoantagningen och de automatiska tillståndsändringarna visat sig vara en stor framgång. De administrativa uppgifterna har minskat avsevärt, vilket har frigjort tid för personalen att fokusera på mer strategiska uppgifter.
– Vi har sett en tydlig förbättring i effektiviteten. Processerna flyter på smidigare, och vi har fått mycket positiv feedback från både sökande och personal, säger Falkeborn.
Med lärdomarna som dragits under det gångna året planerar Botkyrka kommun att ytterligare förfina och korta svarstiderna i antagningsprocessen. Målet är att minska tiden från 13 dagar till 10 eller till och med 8 dagar.
Funderar ni på att implementera autoantagning i din kommun?
– Vi delar gärna våra erfarenheter och lärdomar, tveka inte att höra dig, säger Joakim Falkeborn.