Monthly Archives: juni 2025

Bild: Jacob Lund

Automation i Alvis: förenklad hantering av ansökningar och tillstånd

Alvis är inte bara ett verktyg för ansökningshantering – det är ett kraftfullt system som erbjuder omfattande möjligheter till automatisering. Ändå är det lätt att missa funktioner som kan göra arbetsdagen enklare och effektivare.

Med funktioner som automatiserade tillstånd, standardiserade utskick och koppling till relevanta händelser erbjuder Alvis en mängd möjligheter att effektivisera arbetet. Genom att använda dessa funktioner fullt ut kan man spara tid, minska risken för misstag och skapa en smidigare upplevelse för både personal och elever. Caroline Söderberg och Jesper Höglander lyfter fram några av de funktioner för automatisering som finns inbyggda i Alvis.

Automatiserade tillstånd

En funktion som vi vill lyfta fram är möjligheten att koppla tillstånd till kursval, vilket gör det lättare att hålla koll på viktiga detaljer i ansökningar. Tillstånden fungerar som automatiska flaggor i systemet och kan sättas både manuellt och automatiskt.

Ett exempel är tillståndet ”Ett icke godkänt betyg finns på sökt kurs”, som triggas när en sökande har ett F på en specifik kurs. Det finns också ett tillstånd som flaggar för två eller fler underkända kurser. Ett tillstånd kan också sättas av att det redan finns ett godkänt betyg i den sökta kursen, att man har ett godkänt betyg i en underliggande kurs, eller att man fortfarande läser en underliggande kurs. De betyg som tillstånden triggas av omfattar också betyg från Beda/UHR.

Alvis kan också hantera flera parallella scenarier. Om en sökande till exempel ansöker till flera kurser samtidigt, kan olika tillstånd och utskick kopplas till varje kursval. Detta innebär att relevant information kan ges för varje specifik kurs, istället för att hantera varje ansökan manuellt.

Ett tillstånd kan ändras till ett annat tillstånd efter ett givet antal dagar, vilket till exempel kan användas för att automatiskt skicka ut påminnelser.

Automatiska utskick

Alvis kan skapa standardiserade utskicksmallar som både sparar tid och säkerställer att kommunikationen blir enhetlig. Utskick kan anpassas med parametrar som elevens namn, sökta kurser eller folkbokföringskommun, vilket gör kommunikationen både personlig och professionell. Till exempel kan en elev som inte är folkbokförd i kommunen automatiskt få ett meddelande som förklarar vad detta innebär för deras ansökan.

Så kommer ni igång

Hur ska man då lättast komma i gång med att automatisera sina egna processer? Ett första steg kan vara att identifiera repetitiva moment i det dagliga arbetet, till exempel om tidigare kurser och betyg ofta kontrolleras manuellt. Då kan ni skapa automatiska tillstånd som stödjer dessa moment. Ett bra tips är att först testa funktionaliteten internt innan ni använder den till externa utskick.

Vill du veta mer om hur du kan använda automation i Alvis? Kontakta oss på info@gotit.se. Vi hjälper dig gärna vidare!

Bild: Jacob Lund

Systematiskt kvalitetsarbete – för elevernas bästa

Komplext, svårt och tidskrävande? Systematiskt kvalitetsarbete i skolan har fått ett oförtjänt rykte – trots att det är avgörande för både verksamheten och elevernas lärande. Så hur kan vi göra kvalitetsarbetet mer meningsfullt, roligare och mer strukturerat?

”Syftet med ett systematiskt kvalitetsarbete är att synliggöra vad vi gör, varför och vad det leder till. Ett fungerande kvalitetsarbete är avgörande för att kunna främja alla barns och elevers utveckling och lärande.” Så beskriver Skolverket ett systematiskt kvalitetsarbete. En som har djupdykt i ämnet de senaste tio åren är Thomas Ladö, utbildad gymnasielärare och verksam som kvalitetsledare. Han har också skrivit boken ”Varning för kvalitetsarbete”.

Thomas Ladö, utbildad gymnasielärare och verksam som kvalitetsledare.

– Många lärare upplever att systematiskt kvalitetsarbete är både komplext och svårt. Dessutom känns det ofta tidskrävande med all dokumentation som krävs och som ofta ska utföras i flera digitala system. En stor del av problemet är att skolor lätt fastnar i att koppla kvalitet till mätningar och inte alltid får återkoppling på det som skrivs, säger Thomas och tillägger:

– Det är lätt att blanda ihop kvalitet och kvantitet. Kombinationen av hög arbetsbelastning och utvärderingsprocesser gör att engagemanget ibland brister. Men utmaningarna ser självklart olika ut i landets skolor.

Sluta leta efter avvikelser

Thomas bästa tips är att lägga fokus på det som fungerar, i stället för att fastna i jakten på det som inte gör det. Under de senaste åren har kvalitetsarbetet ofta handlat för mycket om att hitta och analysera avvikelser.

– Ibland utförs kvalitetsarbetet mest för att uppfylla yttre krav, snarare än att drivas av en genuin vilja att förbättra verksamheten. Börja arbetet med att skapa en gemensam förståelse för vad kvalitet egentligen betyder, varför det är viktigt och vad arbetet syftar till.

Han betonar:
– Utveckla sedan frågeställningarna tillsammans. Lyssna, granska och bedöm – och lyft fram det som verkligen är intressant! Och kom ihåg att göra det för barnen och elevernas skull, inte för någon annans. En stark och nyfiken kvalitetskultur är den verkliga drivkraften bakom ett framgångsrikt kvalitetsarbete.

Tillit är centralt

Tillit är en också en viktig del i ett systematiskt kvalitetsarbete, menar Thomas.
– Mitt viktigaste budskap är att lita på att alla gör sitt jobb, oavsett om det handlar om rektorer, verksamhets- och förvaltningschefer, IT-pedagoger, lärare eller systemadministratörer. Lyssna på professionen. Självklart ska man ställa krav där det behövs, men tillit är centralt för att kvalitetsarbetet ska kännas både roligt och meningsfullt, säger Thomas.

Han avslutar:
– Systematiskt kvalitetsarbete handlar om att samla in data, leta efter mönster, synliggöra det man gör och hur det påverkar resultatet. Men framför allt: det viktigaste är att arbetet ska bidra till att ge barnen och eleverna en ännu bättre utbildning.

Tre steg till bättre kvalitetsarbete  

Kvalitetskultur som drivkraft

Skapa en gemensam förståelse för kvalitetsarbetet. Vad betyder det för just din verksamhet och skola, och vad är syftet? Utveckla frågeställningarna tillsammans, gärna över professionsgränserna, och låt vardagen vara utgångspunkten.

Börja med det som fungerar

Sluta fokusera på avvikelser och det som inte fungerar. Kvalitetsarbetet blir både roligare och mer givande om du börjar med det som redan fungerar bra och analyserar varför det gör det. Lägg tonvikt på reflekterande dokumentation i stället för beskrivande dokumentation.

Ha fokus på kvalitet i stället för kvantitet

Det är lätt att fastna i kvantitativa resultat och överdriven dokumentation. Påminn dig själv om syftet med kvalitetsarbetet: att skapa de bästa förutsättningarna för eleverna och ge dem en bra skolgång och utbildning.