Jakob Lund/Shutterstock
Välkommen tillbaka från semestern. Nu när sommarlovet närmar sig sitt slut och elever och lärare är tillbaka så blir det i vanligt ordning en hel del administration att hugga tag i. En ny hösttermin innebär med automatik förändringar; elever byter skolor, gymnasieelever vill ändra i sina program- och kursval och lärare söker sig till nya arbetsplatser. Allt detta är exempel på händelser som skapar arbete för dig som skoladministratör. Inget konstigt med det, men här kommer några tips som hjälper dig att minska risken för trassel och extraarbete längre fram.
1. Håll koll på start- och stoppdatum
Alla elever som tex vill byta program eller kurser på gymnasiet eller byta klass eller skola på grund- eller gymnasienivå kräver en del manuell hantering i Skolplatsen. En viktig sak att tänka på i de här sammanhangen är att vara särskilt noggrann med de stopp- och startdatum som ska matas in i systemet. Tänk därför på dubbelkolla att datumen inte överlappar varandra eller att elever råkar bli dubbelregistrerade. Blir det fel så kan det, förutom att ge dig merarbete, även få konsekvenser i form av felaktig frånvarorapportering (som bla kan påverka studiemedlen på gymnasiet) eller att resurser som skolskjuts, mat eller läromedel fördelas fel. Glöm inte heller att sätta korrekta stopp- och startdatum även för lärare som börjar eller slutar på din skola eller som är kopplade till en undervisningsgrupp där det sker förändringar. Säkerställ gärna en extra gång att lärarna finns inlagda på rätt sätt och är kopplade till rätt grupper och klasser och med rätt behörighet.
2. Missa inte aviseringarna
När du är tillbaka efter sommaruppehållet så kommer du säkerligen också ha ett antal aviseringar i Skolplatsen, som du ombeds agera på. Det kan till exempel röra skolbyten, ändringar, uppsägningar eller föräldrar som rapporterat in ändrad inkomst. Ett gott råd är att titta genom aviseringarna och jobba bort dem så snart som möjligt så att de är bortrensade när terminen startar och den vanliga vardagen rullar i gång med full fart. Många av aviseringarna går snabbt att släcka genom en enkel hantering i Skolplatsen.
3. Det nya året startar 1 juli
I Skolplatsens värld pågår ett kalenderår från den 1 juli till sista juni. Anledningen är att systemet verkligen ska innehålla ett helt kalenderår och inte bara ett skolår. Genom att avsluta det gamla året den 30 juni och starta det nya 1 juli så ryms även aktiviteter som sommarskola och eventuella extrauppgifter efter terminens slut i systemet, vilket är en fördel. Att starta ett nytt år mitt i sommaren har också en rad poänger. Ett exempel är att elever som börjar på gymnasiet och som behöver egna e-postadresser för att kunna logga in i vissa tjänster får tillgång till sin e-post i god tid före skolstart. Om eleven inte finns inskriven i Skolplatsen med ett registrerat startdatum så får de ingen e-postadress. Men om du som administratör alltid sätter startdatum den 1 juli så blir det ingen fördröjning utan eleverna får sin e-postadress och kan i god tid förbereda sig med inloggningar etc innan skolan startar. Säkerställ också att läsårsskiftet blivit gjort och att alla klasser och grupper är uppflyttade.
4. Påminn vårdnadshavare
I början av terminen är det också bra att gå ut med en påminnelse till vårdnadshavarna att de ska se till att kontaktuppgifter (epost/telefon) stämmer. Detta gäller alla vårdnadshavare för barn/ungdomar i förskola/fritids/grundskola/kulturskola och gymnasiet. Dessa uppgifter kan uppdateras via det publika gränssnittet. Det är också klokt att gå ut med en påminnelse till vårdnadshavare för barn i förskola och fritids att de säkerställer att de registrerat uppdaterade inkomstuppgifter samt ett aktuellt barnomsorgsschema. Dessa uppgifter kan även de uppdateras via det publika gränssnittet.
Ps. Om det trots allt trasslar till sig så är du alltid välkommen att kontakta Skolplatsens support.
Vi finns här för att hjälp dig.