När Hudiksvalls kommun skulle uppgradera sitt IT-stöd visste de vad de ville ha. Men det var inte många som kunde verkställa deras önskan. De hittade Gotit och Skolplatsen som sedan ett par år är ett viktigt verktyg i den dagliga verksamheten.

Hudiksvalls kommun är en lärandeförvaltning med förskola, grundskola, gymnasieskola och kulturskola. Här är Skolplatsen ett viktigt verktyg för bland annat planering, uppföljning, ekonomihantering och rapportering. Skolplatsen är lätt att använda för att förmedla frånvaro, sätta betyg, lägga upp kurser och studieplaner. Systemet används för ansökan till förskola och fritidshem, val till kulturskola, elevens val i grundskolan och individuella val på gymnasiet. I förskola och fritids används Skolplatsen till köhantering, placering samt vårdnadshavarfakturering.

Underlättar både för skola och föräldrar

Inom grundskola och gymnasieskola registrerar behörig personal frånvaro och betyg. Och det är ett användbart verktyg för att informera och kommunicera med alla involverade. Med Skolplatsens behörighetssystem kan olika roller såsom administratörer, lärare, vägledare osv enkelt arbeta inom sina specifika områden.

Dessutom är Skolplatsen ett användarvänligt verktyg för alla föräldrar som nu har en smidig portal att använda.

Gotit var den enda som kunde leverera

Att valet föll på just Gotit var önskan om en molnbaserad tjänst som gick att nå från alla möjliga plattformar.

– Gotit var den enda av alla leverantörer som kunde svara upp till det kravet, säger Emma Nyberg som är IT-strateg på Hudiksvalls kommun.

Hudiksvalls kommun använder även IT-stödet Alvis för sin vuxenutbildning.

– En klar fördel med Skolplatsen är att det är enkelt att använda och synkar bra med andra system där vi skriver omdömen och liknande. Det funkar jättebra! Och tack vare molnet kan man numera åka till sommarstugan och göra sina administrativa uppgifter där utan problem. Det är också en oerhörd fördel!

Viktigt att skapa förståelse

– Som användare är det därför viktigt att inte justera i systemet själv och sedan tro att det är buggar som ställer till det. Det gäller istället att lära sig systemet och följa det, då flyter allt på bra. Därför har det krävts en hel del internutbildning från vår sida.

Det är också bra att komma ihåg att alla har olika bakgrund, vilket ibland kan ställa till det.

– För en systemförvaltare är det här ett jättebra verktyg. Men bra att tänka på att det inte blir samma utmaningar för en IT-person som för en traditionell skolperson. Från början hade vi nog inte tillräckligt hög beställarkompetens eller erfarenhet och vi hade säkert kunnat vara ännu tydligare mot varandra.

Värdefulla användarträffar

Emma är väldigt nöjd över de användarträffar som Gotit arrangerar i Göteborg.

– Det är så spännande att träffa andra kommuner och få se och höra hur de lägger upp saker i sina system. Genom att prata med andra om vilka lösningar de använt blir IT-stöden ännu bättre.

Hudiksvalls kommun brukar åka ner till Göteborg med ett tiotal personer, för att få ut så mycket som möjligt av de båda systemen.

– Vi har många steg kvar att utveckla och vi går mot en spännande framtid med Gotits båda IT-stöd som jag tycker fungerar riktigt bra, säger Emma Nyberg.

 

Kund: Hudiksvalls kommun
Namn: Emma Nyberg
Roll: IT-strateg
Utmaning: Att få alla enheter i vår kommun att spara tid och arbete genom att använda systemet på rätt sätt och inse att man inte längre behöver arbeta dubbelt med de tidigare pappersblanketter.
Lösning: Behovet var framför allt en molntjänst men nu har vi har också fått en egen offentlig webbplats där föräldrar kan logga in för att göra anmälningar och ansökningar.
Pluspoäng: Nåbarheten är fantastisk! Det är jättebra med ett så tillgängligt system, som dessutom har flera språkinställningar.
Tips: Ta en referens från en annan kommun som jobbat med systemet.