Nytt IT-system på gång?

Joakim Ehrs, kvalitetsansvarig och Anja Marcusson, verk­sam­hetskon­sult på Gotit, har stöttat många kommuner och skolor vid införandet av nya IT-system. Enligt deras erfarenhet så brukar in­fö­ran­de­pro­ces­sen gå relativt smidigt, speciellt för de kunder som förberett sig på rätt sätt.

– Vi har en detaljerad införandeprocess som vi alltid går igenom noga tillsammans med kunden vid projektets startmöte. Processen klargör bland annat hur pro­jek­t­or­ga­ni­sa­tio­nen ser ut, vem som är ansvarig för vad och hur allt ska gå till, inklusive bland annat avstämningar, ut­bild­nings­in­sat­ser, konverteringar etc, säger Joakim Ehrs.

Processen är tydlig och väl beprövad. Gotit försöker alltid att lyfta eventuella risker för att förekomma problem. Men det finns ett antal saker som kunderna själva kan göra för att underlätta processen. Här är Anjas och Joakims bästa råd.

5 vägar till en smidig införandeprocess

1. Byt ett system i taget: Ett gott råd är att genomföra förändringarna stegvis. En del kunder väljer att byta allt på en gång, men vi rekommenderar att fokusera på att byta ett system i taget. Bäst är att börja med det ele­vad­mi­nist­ra­ti­va systemet eftersom det är det som bidrar med data till övriga system.
2. Beställ konvertering av data: En av de viktigaste förberedelserna är att i god tid beställa konvertering av data från den nuvarande leverantören. Det är det första som behöver göras, annars riskerar hela tidplanen att förskjutas om inte rätt filer och data levererats i rätt tid. Utan tillgång till data och filer så kan vi t.ex. inte göra test­kon­ver­te­ring­ar eller genomföra utbildningar.
3. Säkerställ resurser: Kunden behöver också säkerställa att man har tillräckligt med resurser för att arbeta med införandet. Det är en utmaning då man har sin fasta organisation som också ska hinna med sina ordinarie uppgifter, men framför allt är det viktigt att verksamhetskunnig personal som skolad­mi­nist­ra­tö­rer, tekniska resurser och personer som kan fatta beslut har tillräckligt med tid avsatt för projektet. Administratörerna är jätteviktiga eftersom det är de som kan datan allra bäst.
4. Förankra projektet internt: Missa inte chansen att informera och prata med de som ska använda det nya systemet. Ta med administratörer och lärare och andra i gruppen så att de bli involverade och är med i förändringen. Det är viktigt att få med alla på tåget för att slippa slitsamma diskussioner och eventuellt missnöje längs vägen.
5. Prata med andra: Ta gärna kontakt med andra skolor som gjort samma resa och hör hur de löst olika frågor i sin vardag. Eftersom Gotits system går att använda på många olika sätt är det väldigt värdefullt att bolla med någon som har samma förutsättningar som en själv. Gotit bistår gärna med tips på skolor som kan fungera som referenter.