Lös problemen med re­flek­tions­mo­del­len

Föreläsaren och utbildaren Thomas Andersson tipsade under Gotit Week om ett effektivt sätt att synliggöra arbetslagets gemensamma kunskap samtidigt som man lyfter fram nya infallsvinklar och lösningar på ett problem. Modellen som kallas re­flek­tions­mo­del­len eller reflekterande team, är en enkel metod som stödjer lärande och utveckling av både individ och grupp.

– Reflekterande team är ett sätt att använda gruppen och kollegorna för att få råd, tips och nya infallsvinklar kring ett tema eller ett problem. Reflekterande team kan till exempel användas av arbetsgrupper och ledningsgrupper för ärendedragning, problemlösning, grupputveckling och mycket mer, konstaterar Thomas Andersson.

När man använder sig av re­flek­tions­mo­del­len sker samtalet i gruppen i olika steg efter ett förutbestämt mönster. En av flera fördelar med detta är att strukturen gör att deltagarnas röster och tankar blir mer jämbördiga än vid vanliga möten, där vissa individer tenderar att höras mer och andra mindre.

– För att lyckas behöver man följa de olika stegen i modellen ganska strikt. Tid behöver avsättas cirka 30–40 minuter och det måste förstås finnas några frågeställningar att arbeta med. En lämplig gruppstorlek är 4–8 personer, säger Thomas Andersson.

Genom att jobba med re­flek­tions­mo­del­len blir problem belysta med hjälp av teamets olika erfarenheter och perspektiv. Det finns möjlighet att belysa så väl synliga som dolda behov och modellen kan även bidra till minskad stress genom att individer får bearbeta frågor och upplevelser tillsammans med stöttande kollegor.

Så här går metoden till

1. Presentation (ca 5 minuter): En person, ”berättaren”, presenterar kort en fråga eller problemställning. Övriga deltagare i gruppen ska bara lyssna i detta steg.
2. Klargörande frågor (ca 5 minuter): En intervjuare samt medlemmarna i gruppen ställer frågor till berättaren för att klargöra problemet. Undvik varför-frågor och ledande frågor. Klargörande frågor börjar med: HUR, VAD, NÄR, VEM, PÅ VILKET SÄTT…
3. Berättaren går sedan åt sidan och sätter sig bortvänd när reflektionen sker i gruppen. Hen lyssnar dock noga på gruppens dialog och skriver ner det som är viktigt att komma ihåg för berättaren. Övriga i gruppen sitter i cirkel och pratar.
4. Reflektion (ca 10 minuter): Nu är det dags för gruppen att reflektera över det de hört. Intervjuaren låter en person i taget komma till tals och reflektera fritt kring problemet. Under reflektionsfasen bör man undvika att hitta lösningar på berättarens problem. Målet är i stället att reflektera genom följande frågeställningar: Vad var det jag hörde? Vad var det jag inte hörde? Vad var det som verkade finnas där men inte uttalades? Vilka antaganden och ståndpunkter togs för givna utan att beläggas? Vilka andra sätt finns det att se på problemet? Hur kan andra se på samma problem? Vilka frågeställningar kommer upp hos mig när jag hört intervjun? Intervjuaren leder samtalet och fördelar ordet rättvist mellan gruppmedlemmarna. Berättaren lyssnar hela tiden tyst och skriver ner det som känns användbart och tankeväckande.
5. Lösningsförslag (ca10 minuter): Gruppen tar gemensamt fram flera alternativa sätt att hantera utmaningen som berättaren har. Deltagarna lyssnar på varandra och kombinerar olika idéer. Kreativiteten ska flöda.
6. Summering (5 minuter): Berättaren ger en kortfattad respons på det som sagts genom att ta upp vad som känns mest användbart eller tankeväckande. Hen berättar vad hen vill göra i praktiken som ett resultat av samtalet: ”Det här tar jag med mig och det här vill jag göra”.
7. Avslut/​bekräftelse (5 minuter): Avslutningsvis låter intervjuaren alla i gruppen få lyfta fram en sak som hen tar med sig. Vad har vi lärt oss som arbetslag och vad kan vi göra annorlunda framåt? Något som chef eller ledningsgrupp behöver veta? Alla i gruppen får också chans att ge positiv återkoppling till berättaren och tala om vad som gjort mest intryck.

Vill du veta mer hur din organisation kan använda re­flek­tions­mo­del­len? Kontakta Thomas Andersson, Strandska Utvecklingshuset på thomas@strandska.​com.