Automation i Alvis – förenklad hantering av ansökningar och tillstånd

Med funktioner som automatiserade tillstånd, standardiserade utskick och koppling till relevanta händelser erbjuder Alvis en mängd möjligheter att effektivisera arbetet. Genom att använda dessa funktioner fullt ut kan man spara tid, minska risken för misstag och skapa en smidigare upplevelse för både personal och elever. Caroline Söderberg och Jesper Höglander lyfter fram några av de funktioner för automatisering som finns inbyggda i Alvis.

Automatiserade tillstånd

En funktion som vi vill lyfta fram är möjligheten att koppla tillstånd till kursval, vilket gör det lättare att hålla koll på viktiga detaljer i ansökningar. Tillstånden fungerar som automatiska flaggor i systemet och kan sättas både manuellt och automatiskt.

Ett exempel är tillståndet ”Ett icke godkänt betyg finns på sökt kurs”, som triggas när en sökande har ett F på en specifik kurs. Det finns också ett tillstånd som flaggar för två eller fler underkända kurser. Ett tillstånd kan också sättas av att det redan finns ett godkänt betyg i den sökta kursen, att man har ett godkänt betyg i en underliggande kurs, eller att man fortfarande läser en underliggande kurs. De betyg som tillstånden triggas av omfattar också betyg från Beda/​UHR.

Alvis kan också hantera flera parallella scenarier. Om en sökande till exempel ansöker till flera kurser samtidigt, kan olika tillstånd och utskick kopplas till varje kursval. Detta innebär att relevant information kan ges för varje specifik kurs, istället för att hantera varje ansökan manuellt.

Ett tillstånd kan ändras till ett annat tillstånd efter ett givet antal dagar, vilket till exempel kan användas för att automatiskt skicka ut påminnelser.

Automatiska utskick

Alvis kan skapa standardiserade utskicksmallar som både sparar tid och säkerställer att kommunikationen blir enhetlig. Utskick kan anpassas med parametrar som elevens namn, sökta kurser eller folk­bok­fö­rings­kom­mun, vilket gör kommunikationen både personlig och professionell. Till exempel kan en elev som inte är folkbokförd i kommunen automatiskt få ett meddelande som förklarar vad detta innebär för deras ansökan.

Så kommer ni igång

Hur ska man då lättast komma i gång med att automatisera sina egna processer? Ett första steg kan vara att identifiera repetitiva moment i det dagliga arbetet, till exempel om tidigare kurser och betyg ofta kontrolleras manuellt. Då kan ni skapa automatiska tillstånd som stödjer dessa moment. Ett bra tips är att först testa funktionaliteten internt innan ni använder den till externa utskick.

Vill du veta mer om hur du kan använda automation i Alvis? Kontakta oss på info@gotit.​se. Vi hjälper dig gärna vidare!